A gestão de despesas corporativas (expense management) descreve todas as atividades relacionadas com a gestão e análise de receitas e despesas de uma empresa. Cada cêntimo é documentado, de forma a que os recursos financeiros sejam usados do modo mais eficiente e rentável possível. A gestão de despesas empresariais garante que parcerias e fornecedores sejam pagos a tempo.

Os pagamentos com cartões de empresa, os relatórios de despesa e as subscrições de software são também da responsabilidade da gestão de despesas da empresa.

Por norma, não inclui a contabilidade dos salários nem o custo das mercadorias vendidas. Para estas funções, a Qonto oferece às empresas inúmeras ferramentas e funcionalidades para uma gestão financeira eficiente, para que possam controlar e organizar o seu fluxo de caixa e poupar tempo valioso na gestão de despesas corporativas.

A gestão de despesas empresariais, também conhecida como gestão de despesas corporativas, é essencial para controlar os custos dos vários departamentos de uma empresa e garantir que todas as despesas sejam pagas à tempo. Um sistema de controlo de gastos que funcione corretamente também pode ajudar as organizações a reduzir os custos e a utilizar essas poupanças para fazer crescer a empresa e melhorar a sua rentabilidade.

A gestão de despesas é importante para organizações de todas as dimensões, uma vez que proporciona um nível de transparência e uma visão global dos gastos.

O controlo e gestão de despesas corporativas pode ser simplificado graças às ferramentas da Qonto, que ajudam pessoas gestoras, as equipas e colaboradores individuais a poupar tempo e a aumentar o sucesso da empresa.

A sua gestão de despesas pode ser facilmente digitalizada com a ajuda das ferramentas e funcionalidades da Qonto. Poupa tempo, dinheiro e stress. Os seus processos de controlo de gastos podem ser geridos de forma eficiente e transparente com facilidade para colocar as tarefas repetitivas em modo automático.

Isto permite-lhe acompanhar todas as suas transações em tempo real e manter um histórico ilimitado. Quer se trate de cartões de empresa virtuais com limites de pagamento personalizáveis para si e para a sua equipa ou da gestão das faturas dos seus fornecedores num único local, a Qonto oferece inúmeras opções para manter a transparência máxima das suas despesas.

As vantagens da gestão de despesas para Empresário em Nome Individual incluem separação clara entre despesas pessoais e profissionais, facilitando a declaração de IRS e evitando confusões contabilísticas.

Permite dedução fiscal de despesas elegíveis como combustível, material de escritório, formação e equipamentos. O controlo orçamental ajuda a identificar gastos desnecessários e otimizar custos operacionais. A digitalização de recibos elimina o risco de perda de documentos e simplifica auditorias. 

Com ferramentas como a Qonto, obtém relatórios automáticos que facilitam a prestação de contas, cartões dedicados à atividade profissional, e rastreabilidade completa de todas as transações empresariais, melhorando significativamente a organização financeira e cumprimento das obrigações fiscais.

As despesas dedutíveis do Empresário em Nome Individual incluem custos operacionais como material de escritório, equipamentos informáticos, software e ferramentas de trabalho. São dedutíveis despesas de deslocação (combustível, portagens, estacionamento), formação profissional, seguros relacionados com a atividade, e comunicações (telefone, internet). Também se incluem rendas de escritório ou percentagem da habitação usada profissionalmente, eletricidade e água (proporcionalmente), contabilidade e consultoria, publicidade e marketing, e juros de empréstimos para a atividade. Refeições de trabalho com clientes ou fornecedores são parcialmente dedutíveis. 

É essencial manter todos os recibos organizados e comprovar a ligação direta com a atividade profissional para validação fiscal junto das Finanças.

Quer se trate de pagamentos a fornecedores ou de despesas de deslocação para empresários e colaboradores: a conta empresarial da Qonto oferece inúmeras funções para o ajudar a otimizar as suas despesas. Isto inclui a gestão das faturas de fornecedores num único local.

Todos os seus recibos e faturas já pagas são automaticamente associados às suas transações na Qonto. Pode também consultar as datas de vencimento das faturas pendentes e pagar aos fornecedores no momento mais adequado com apenas alguns cliques.

As subcontas são outra forma de otimizar a gestão das suas despesas. A Qonto permite-lhe criar várias contas com um IBAN próprio, para separar despesas e atividades e criar orçamentos de equipa individuais (por exemplo, para logística, marketing, etc.). Cada subconta está equipada com os seus próprios meios de pagamento, como cartões para funcionários ou transferências bancárias.

Pode também utilizar o software de contabilidade integrado na conta para planear e atribuir orçamentos. Acompanhe os desenvolvimentos e as despesas com clareza e em tempo real, receba notificações antecipadas de orçamentos (quase) ultrapassados e reaja de forma proativa.

Os cartões de pagamento para trabalhadores com limites de despesa individuais ajudam a simplificar a contabilização e a gestão das despesas. Vem aí uma feira comercial ou uma viagem de negócios? Crie um cartão instantâneo por tempo limitado com apenas alguns cliques: os seus colaboradores ganham autonomia e a gestão mantém o controlo.

Na sua conta empresarial da Qonto, pode atribuir funções individuais e direitos de acesso a cada membro da equipa. Existem diferentes tipos de perfis de utilizador:

• Titulares da conta têm acesso a todas as áreas e funções e podem gerir e desativar membros.

• Administradores têm os mesmos direitos que os titulares da conta, mas não podem cancelar a conta.

• Manager, incluído nos planos Business e Enterprise, destina-se aos chefes de equipa e tem direitos de acesso que podem ser personalizados pelo administrador. Por exemplo, o Manager pode introduzir e autorizar transferências e gerir despesas e cartões.

• A função de Colaborador, disponível nos planos Essential, Business e Enterprise, apenas tem acesso restrito às informações da empresa.

• Pode também conceder ao seu departamento de contabilidade acesso só de leitura a certas informações, dando-lhes mais autonomia no processo. Esta opção está disponível nos planos Smart, Premium, Essential, Business e Enterprise.

As funções individuais podem ser usadas para gerir as contas das equipas. Dependendo da função, os seus gestores têm independência para gerir as despesas da sua área sem burocracia. Como Manager, pode dar aos seus funcionários a autonomia para criarem os seus próprios cartões por equipa e definir os seus próprios limites. E como administrador, pode obviamente ver todas as transações e bloquear determinadas funções, se necessário.

Sim, é possível fazer gestão de despesas de viagens corporativas com a Qonto. A plataforma oferece cartões empresariais (físicos e virtuais) com limites personalizáveis para colaboradores em deslocamento, controlo de gastos em tempo real e processos de aprovação personalizados para despesas de viagem. 

O cartão X é especialmente adequado para viagens internacionais, permitindo gastos até €200.000/mês sem comissões no estrangeiro. A Qonto digitaliza automaticamente recibos através da aplicação móvel, certifica documentos para auditorias fiscais e permite criar cartões temporários para viagens específicas. Inclui ainda subcontas para separar despesas por departamento e relatórios detalhados para controlo orçamental, simplificando toda a gestão de despesas de viagens empresariais numa única plataforma.

A certificação garante que os seus recibos digitais tenham o mesmo valor da versão original em papel quando os guarda com a Qonto.

Em caso de auditoria fiscal, pode apresentar os recibos e faturas digitais certificados à Autoridade Tributária.

Como funciona?

Acabou de fazer uma compra? Pegue no seu smartphone e associe uma fotografia do recibo de pagamento à nova transação.

Depois de tirar a fotografia, o recibo será autenticado. Com a ajuda dos nossos parceiros especializados, criamos automaticamente uma assinatura eletrónica e um carimbo digital. A data e a hora exatas da certificação são igualmente registadas.

Assim que o recibo está certificado, é guardado em conformidade com o regulamento europeu eIDAS. O documento fica então arquivado de forma segura e pode ser recuperado a qualquer momento. Em caso de auditoria, pode facilmente encontrá-lo ao exportar as suas transações.