Como fazer um orçamento

Num contexto económico, um orçamento é um documento (físico ou digital) onde ficam estipulados os rendimentos e despesas previstos por uma pessoa ou empresa num período de tempo determinado. É uma ferramenta financeira imprescindível para a gestão das finanças, tanto pessoais como empresariais, já que permite administrar e planear os recursos económicos num intervalo de tempo específico. Para que não restem dúvidas, neste artigo da Qonto explicamos como fazer um orçamento de maneira completa e eficaz.

Focando-nos no caso do orçamento empresarial, este documento regista tanto a previsão de receitas (provenientes de vendas, investimentos ou qualquer outra fonte) como as despesas projetadas (desde custos de produção até despesas administrativas e financeiras, para mencionar apenas algumas das despesas mais habituais).

É comum que se elabore este tipo de documento em quatro etapas fundamentais:

1. Elaboração do documento;
2. Aprovação por parte da pessoa responsável.
3. Execução do orçamento;
4. Controlo periódico.

A finalidade de qualquer orçamento é manter um controlo rigoroso sobre todas as compras e vendas de uma empresa, além de quantificar as entradas e saídas de tesouraria. Um bom orçamento ajudará a detetar e corrigir todo o tipo de erros futuros.

Este tipo de documento é de vital importância no plano de negócios de uma empresa, já que é uma ferramenta decisiva na hora de estabelecer estratégias para o desenvolvimento da atividade profissional.

O que, de fato, é:

1. É uma estimativa do custo de um projeto.
2. Refere-se a um período de tempo concreto que deve estar estipulado no próprio documento.
3. Deve ter em conta as receitas e despesas previstas.
4. Facilita o controlo das finanças, o planeamento contabilístico e a redução de riscos económicos.
5. Tem de ser adaptável e flexível em previsão de possíveis alterações.

Existem diferentes tipos de orçamento e todas estas variações são determinadas por certas características desta classe de documentos.

Dependendo da função que irá desempenhar, podemos encontrar:

1. Orçamento geral (ou orçamento mestre): considera todos os diferentes projetos de uma mesma empresa.
2. Orçamento de produção: indica a quantidade de unidades a produzir, além dos custos de produção (que incluem elementos como a mão de obra, a maquinaria, a matéria-prima…).
3. Orçamento operacional: inclui uma estimativa de vendas e a despesa necessária para produzir e vender o produto ou serviço de um negócio.
4. Orçamento de compras: relativo exclusivamente ao dinheiro necessário para adquirir matéria-prima.
5. Orçamento de tesouraria: previsão do dinheiro de que uma empresa disporá no futuro.
6. Orçamento de caixa: projeção das entradas e saídas de dinheiro de um negócio.
7. Orçamento de marketing: cálculo do dinheiro que um negócio investirá em ações de marketing que ajudem a atingir determinadas metas empresariais.

Neste caso, existem dois tipos de documento que constituem a base de qualquer orçamento simples:

1. Orçamento de receitas: previsão do dinheiro que entrará numa empresa num período de tempo concreto.
2. Orçamento de despesas: previsão do dinheiro que sairá de uma empresa num período de tempo concreto.

Se tivermos em conta a duração do documento, é necessário diferenciar entre:

1. Orçamento a curto prazo: planeamento não superior a um ano.
2. Orçamento a longo prazo: planeamento superior a um ano.

Este tipo de documentos pode ser mais aberto ou fechado. Dependendo disso, é necessário diferenciar entre:

1. Orçamentos flexíveis: permitem modificações e correções dependendo dos acontecimentos durante o período projetado.
2. Orçamentos rígidos: não permitem modificações nem correções.

Dependendo do setor profissional, podemos falar de:

1. Orçamento público: relativo a uma entidade pública.
2. Orçamento privado: relativo a uma entidade privada.

O destino deste tipo de documentos pode ser diverso e, por isso, é necessário fazer uma distinção entre:

1. Orçamento profissional: reflete as receitas e despesas de uma empresa ou de um trabalhador independente.
2. Orçamento pessoal: reflete as receitas e despesas de um indivíduo.
3. Orçamento familiar: reflete as receitas e despesas de uma unidade familiar.

Muito além do relacionamento com clientes e conversão, é fundamental considerar pontos como os seguintes:

• Otimização do controlo financeiro ao permitir realizar uma comparação entre os resultados finais e as expectativas orçamentais. A existência de um orçamento torna possível identificar desvios e, por conseguinte, tomar medidas para os corrigir antes que se tornem num problema.

• Melhoria do planeamento estratégico ao dispor de uma visão das metas financeiras a longo prazo.

• Facilitação da tomada de decisões baseadas numa panorâmica fiável dos recursos disponíveis.

• Atribuição eficaz dos recursos: priorizar despesas segundo as necessidades do negócio permite evitar qualquer desperdício supérfluo e otimizar os investimentos.

• Estímulo da motivação dos colaboradores, que terão sempre claras as metas e saberão se o seu trabalho se alinha com elas ou não.

• Auxílio nas negociações com terceiros (como, por exemplo, as instituições financeiras), já que tornam possível provar a solidez financeira da empresa.

• Aumento da transparência na gestão financeira.

Elaborar um orçamento torna-se simples se seguir uma organização correta com ferramentas adequadas. A seguir, encontra um guia passo a passo:

Analise dados económicos históricos (demonstrações financeiras de exercícios anteriores), elabore projeções de vendas realistas e defina os custos de produção associados ao seu produto ou serviço.

Estabeleça objetivos financeiros claros (receitas, lucros, margens) e objetivos por áreas (vendas, despesas operacionais, despesas de capital).

Detalhe todos os recursos disponíveis e as despesas previstas, tendo em conta tanto os custos fixos como os variáveis.

Consolide todas as receitas e despesas projetadas, discriminadas por áreas, e calcule os resultados financeiros esperados com uma visão realista da margem de lucro.

Programe revisões periódicas de cenários para adaptar o orçamento a mudanças económicas ou organizacionais sem perder de vista os objetivos.

Estabeleça Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) para avaliar o desempenho real do orçamento e identificar desvios que necessitem de correção.

Assegure que o orçamento e os objetivos são comunicados de forma clara a todos os envolvidos, proporcionando formação quando necessário.

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