E-Rechnung: Diese Pflicht gilt für Vereine

Die Einführung der E-Rechnungspflicht bedeutet für Vereine eine wesentliche Änderung ihrer Rechnungsprozesse. Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch gemeinnützige Organisationen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Verpflichtung ist Teil der Bemühungen, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und die Effizienz zu steigern. Vereine sollten sich frühzeitig vorbereiten, indem sie ihre technischen und organisatorischen Strukturen anpassen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.

Dieser Artikel beleuchtet die Details der E-Rechnungspflicht und gibt praktische Hinweise, wie Vereine den Übergang erfolgreich meistern können – und wie eine E-Rechnungssoftware dabei helfen kann.

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, digitalen Format erstellt und übermittelt wird, um eine automatische Verarbeitung zu ermöglichen. Anders als eine traditionelle Papierrechnung wird die E-Rechnung direkt über spezielle elektronische Systeme versendet und empfangen, was den gesamten Rechnungsprozess effizienter und fehlerfreier gestaltet.

Sie enthält alle relevanten Rechnungsdaten in einem standardisierten Format, das eine nahtlose Integration in Buchhaltungssoftware erlaubt. Dies reduziert nicht nur den Papierverbrauch, sondern beschleunigt auch die Bearbeitung und Zahlung.

E-Rechnungen tragen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen bei, indem sie den Datenaustausch zwischen Unternehmen vereinfachen und die Transparenz erhöhen. Für Vereine bedeutet dies zudem eine Modernisierung ihrer Abrechnungsprozesse, wodurch sie Zeit und Ressourcen sparen können.

Die Pflicht zum E-Invoicing hat am 1. Januar 2025 begonnen, wenn Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland in der Lage sein müssen, E-Rechnungen empfangen zu können.

Es gibt jedoch Übergangsfristen: Bis Ende 2026 können weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen genutzt werden, solange die Empfänger:innen zustimmen. Ab 2027 sind diese nur noch erlaubt, wenn Rechnungsstellende im Vorjahr weniger als 800.000 € Umsatz hatten. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden können.

Diese Umstellung zielt darauf ab, die Rechnungserstellung zu digitalisieren und die Effizienz im Rechnungswesen zu verbessern.

Ja, seit dem 1. Januar 2025 sind auch Vereine verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies gilt insbesondere, wenn sie als Unternehmer:innen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes agieren, beispielsweise durch wirtschaftliche Tätigkeiten wie den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen.

Unabhängig von der Umsatzhöhe müssen Vereine sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können.

Für das Ausstellen von E-Rechnungen gibt es jedoch Übergangsfristen: Vereine mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder einfache elektronische Rechnungen ausstellen.

E-Rechnungen müssen in bestimmten Formaten vorliegen, um eine maschinelle Verarbeitung zu ermöglichen. In Deutschland sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD besonders relevant. Beide Formate gewährleisten, dass Rechnungsdaten standardisiert und effizient verarbeitet werden können.

• XRechnung: Dieses Format ist speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt und basiert auf XML-Daten. Es ermöglicht eine strukturierte und einheitliche elektronische Rechnungsstellung, die die automatisierte Verarbeitung durch öffentliche Verwaltungen unterstützt.

• ZUGFeRD: Dieses Format kombiniert PDF-Dokumente mit eingebetteten XML-Daten, sodass Rechnungen sowohl lesbar als auch maschinenverarbeitbar sind. Es wird im B2B-Bereich genutzt und bietet Flexibilität durch die Integration von visuellen und strukturierten Daten.

Eine E-Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und eine korrekte Abwicklung zu gewährleisten. Diese Angaben sind essenziell für die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen.

• Rechnungsnummer: Eine eindeutige, fortlaufende Nummer zur Identifikation und Nachverfolgbarkeit der Rechnung.

• Rechnungsdatum: Gibt den Tag der Ausstellung der Rechnung an und ist wichtig für die Fristberechnung.

• Leistungsdatum: Das Datum, an dem die Leistung erbracht oder die Lieferung erfolgt ist, um die Rechnungslegung korrekt zuzuordnen.

• Leistungsbeschreibung: Detaillierte Angaben zu den erbrachten Leistungen oder gelieferten Produkten, um Klarheit zu schaffen.

• Nettobetrag: Der Betrag ohne Steuern, der die Basis für die Steuerberechnung bildet.

• Mehrwertsteuerbetrag: Der Betrag der erhobenen Mehrwertsteuer, separat ausgewiesen, zur Erfüllung steuerlicher Pflichten.

• Bruttobetrag: Der Gesamtbetrag inklusive Steuern, der von Kund:innen zu zahlen ist.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 stellt Vereine vor neue Herausforderungen, die eine Anpassung ihrer Rechnungsprozesse erfordern. Um den Übergang reibungslos zu gestalten, sollten Vereine frühzeitig die notwendigen Schritte einleiten und sich umfassend informieren.

Dabei gilt es, sowohl die technischen Voraussetzungen als auch die organisatorischen Aspekte zu berücksichtigen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.

Vereine sollten sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Dies erfordert möglicherweise Updates oder den Wechsel zu einem neuen System.

Ein elektronisches Postfach, das diese Formate empfangen kann, ist ebenfalls notwendig. Eine enge Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern kann dabei helfen, die Systeme entsprechend anzupassen. Zudem sollten Vereine sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Technik geschult sind, um die Umstellung effizient zu bewältigen.

Die elektronische Rechnungsverwaltung ist seit Januar 2025 im B2B-Bereich verpflichtend. Mit Qonto können Sie E-Rechnungen ganz einfach senden, empfangen, verarbeiten, visualisieren und speichern – testen Sie Qonto 30 Tage kostenlos und überzeugen Sie sich selbst von unkompliziertem E-Invoicing.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfordert eine Anpassung der internen Abläufe. Vereine sollten klare Prozesse für das Erfassen, Verarbeiten und Archivieren von E-Rechnungen etablieren. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten über die neuen Abläufe informiert sind und Zugang zu den benötigten Ressourcen haben.

Außerdem sollten Verantwortlichkeiten klar verteilt werden, um eine reibungslose Abwicklung sicherzustellen. Regelmäßige Schulungen und Informationsveranstaltungen können helfen, das gesamte Team auf dem Laufenden zu halten.

Vereine müssen sicherstellen, dass alle E-Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dazu gehört die korrekte Angabe aller Pflichtinformationen auf der Rechnung. Es ist ratsam, sich über die spezifischen steuerlichen Anforderungen zu informieren und gegebenenfalls rechtlichen Rat einzuholen.

Die Einhaltung der Datenschutzvorgaben bei der Verarbeitung und Speicherung von Rechnungsdaten ist ebenfalls von großer Bedeutung, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Die Umstellung auf E-Rechnungen kann mit Kosten verbunden sein, etwa für Softwareupdates oder Schulungen. Vereine sollten diese Ausgaben in ihrer Finanzplanung berücksichtigen und ggf. Rücklagen bilden.

Zudem kann es sinnvoll sein, Fördermöglichkeiten zu prüfen, um die finanzielle Belastung zu reduzieren. Durch eine vorausschauende Planung lassen sich unerwartete Kosten vermeiden und die Umstellung effizient gestalten.

Vereine müssen Rechnungen mindestens zehn Jahre lang aufbewahren, um den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu genügen. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Die Aufbewahrungspflicht umfasst sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen und dient der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Buchführung. Eine korrekte und vollständige Dokumentation ist essenziell, um bei steuerlichen Prüfungen alle erforderlichen Belege vorlegen zu können.

Vereine sollten daher ein zuverlässiges System zur Erfassung und Archivierung von Rechnungen einrichten, das sowohl Papier- als auch elektronische Formate umfasst. Regelmäßige Überprüfungen der Archivierungsprozesse können helfen, die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen.