E-Rechnung erstellen: Alles zum neuen elektronischen Rechnungsformat

Die elektronische Rechnung (kurz E-Rechnung) ist seit Januar 2025 im B2B-Bereich verpflichtend. Geregelt wird die Pflicht zur elektronischen Rechnung und alle in diesem Zusammenhang relevanten Vorschriften durch das Wachstumschancengesetz.

Einige Expert:innen bezeichnen die elektronische Rechnung als weiteren Schritt in Richtung Modernisierung der Buchhaltung und der mit ihr verbundenen Abläufe. Vor allem die Tatsache, dass durch die elektronische Rechnung der Aufwand für die Bearbeitung von Papierdokumenten reduziert wird, sorgt für eine Effizienzsteigerung.

In diesem Artikel erfahren Sie unter anderem, welche Vorteile die elektronische Rechnungsverarbeitung bietet und welche Formate für die Erstellung verwendet werden können.

Eine E-Rechnung ist eine vollständig digital übermittelte Rechnung, die den gesamten Prozess von der Erstellung bis zur Bezahlung vereinfacht und beschleunigt. Im Gegensatz zu einem einfachen PDF-Dokument ist eine E-Rechnung ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der automatisch verarbeitet werden kann. Dies ermöglicht Unternehmen, Rechnungen nahtlos in ihre Buchhaltungssoftware zu integrieren und Zahlungen effizienter zu verwalten.

Durch die Umstellung auf E-Rechnungen können Sie nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Fehlerquote bei der Rechnungsbearbeitung reduzieren und die Umweltbelastung verringern, indem Sie auf Papier verzichten.

Laut der EU-Richtlinie 2014/55/EU müssen Unternehmen bestimmte Formate für die elektronische Rechnungsstellung verwenden. Die gängigen Standards in Deutschland, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, sind:

• ZUGFeRD
• XRechnung

ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickelt, während die XRechnung als Standard im öffentlichen Sektor gilt. Beide Formate basieren auf der CEN-Norm EN 16931 und verwenden XML-Dateien. Für das Lesen, Ausstellen und Verarbeiten dieser Rechnungen wird spezielle Software benötigt.

Achtung: Unternehmen, die das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) nutzen, sollten beachten, dass dies nur dann den gesetzlichen Vorgaben entspricht, wenn es den Richtlinien des Wachstumschancengesetzes angepasst wird. In vielen Fällen erfüllt EDI diese Vorgaben nicht vollständig.

Die elektronische Rechnungsverwaltung ist seit Januar 2025 im B2B-Bereich verpflichtend. Mit Qonto können Sie E-Rechnungen ganz einfach senden, empfangen, verarbeiten, visualisieren und speichern – testen Sie Qonto 30 Tage kostenlos und überzeugen Sie sich selbst von unkompliziertem E-Invoicing.

E-Rechnungen bieten sowohl für Rechnungsstellende als auch für Rechnungsempfangende erhebliche Vorteile. Durch die Digitalisierung des gesamten Rechnungsprozesses werden nicht nur Kosten und Zeit gespart, sondern auch Fehler reduziert. Zudem ermöglicht die elektronische Abwicklung eine höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Im Folgenden beleuchten wir die spezifischen Vorteile, die E-Rechnungen für beide Parteien mit sich bringen.

Für Rechnungsstellende bedeutet die Nutzung von E-Rechnungen eine erhebliche Effizienzsteigerung. Der automatische Versand und die digitale Verarbeitung reduzieren den administrativen Aufwand und minimieren die Fehleranfälligkeit.

Zudem beschleunigt sich der gesamte Zahlungsprozess, da Rechnungen schneller bei Empfänger:innen ankommen und bearbeitet werden können. Dies führt zu einer verbesserten Liquidität und einer besseren Planbarkeit der Finanzen.

• Vereinfachte Rechnungsstellung
• Schnellere Bearbeitung
• Einsparungen bei Papier, Porto und Lagerung
• Effizienzsteigerung durch Automatisierung
• Ortsunabhängiges Erstellen und Versenden von Rechnungen

Rechnungsempfangende profitieren von E-Rechnungen durch eine vereinfachte Bearbeitung und Archivierung. Die automatische Integration in Buchhaltungssysteme spart Zeit und reduziert die Fehlerquote bei der Dateneingabe.

Darüber hinaus ermöglicht die elektronische Verarbeitung eine schnellere Prüfung und Freigabe von Zahlungen. Dies sorgt nicht nur für mehr Effizienz im Rechnungswesen, sondern auch für eine verbesserte Kontrolle und Transparenz der finanziellen Abläufe.

• Automatisiertes Einlesen von Rechnungsdaten
• Kosteneinsparungen bei der Rechnungsverarbeitung
• Reduzierte Fehleranfälligkeit
• Ortsunabhängiges Einlesen und Zahlen von Rechnungen

Seit Januar 2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnungsstellung im B2B-Bereich für alle Unternehmen in Deutschland. Diese Regelung betrifft Unternehmen unabhängig von Größe und Umsatz. Die Einführung erfolgt schrittweise, und ab seit dem 1. Januar 2028 müssen alle Vorgaben des Wachstumschancengesetzes vollständig erfüllt sein.

Kleinbetragsrechnungen unter 250 € sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. In diesen Fällen ist es weiterhin möglich, Papierrechnungen auszustellen.

Eine elektronische Rechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten, die auch für Papierrechnungen gelten. Diese umfassen unter anderem:

• Namen und Adressen der Rechnungsstellenden und der Kund:innen
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungszeitraum oder -punkt
• Rechnungsbetrag inklusive Steuer
• Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen

Eine vollständige Liste der Pflichtangaben findet sich in § 14 UStG.

Einmal eingerichtet, überzeugt die Verwaltung von E-Rechnungen durch hohe Effizienz. Angesichts der E-Rechnungspflicht seit Anfang 2025 ist es ratsam, sich frühzeitig mit den Anforderungen auseinanderzusetzen, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.

Um eine E-Rechnung zu erstellen, benötigen Sie eine Software, die speziell auf die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen ausgerichtet ist. Diese Software muss Formate wie ZUGFeRD und XRechnung unterstützen, damit Ihre Rechnungen den Vorgaben entsprechen und maschinenlesbar sind.

Neben großen ERP-Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics gibt es auch kleinere Lösungen. Wenn Sie bereits ein Qonto Geschäftskonto nutzen, benötigen Sie kein zusätzliches Programm. Qonto integriert alle Funktionen zur E-Rechnungsstellung direkt in Ihr Bankkonto, sodass Sie Rechnungen einfach und gesetzeskonform erstellen, versenden und verwalten können – alles an einem Ort.

Der Versand von E-Rechnungen kann auf verschiedene Weisen erfolgen. Die gängigste Methode ist der Versand per E-Mail, wobei die Rechnung als XML-Datei angehängt wird. Alternativ können Plattformen wie Qonto oder Netzwerke wie Peppol genutzt werden, die speziell für den sicheren und effizienten Austausch von E-Rechnungen entwickelt wurden.

Qonto ermöglicht es Ihnen, alle Rechnungen an einem Ort zu verwalten und sie direkt an Ihre Geschäftspartner:innen zu senden. So behalten Sie stets den Überblick und können sicher sein, dass Ihre Rechnungen schnell und korrekt zugestellt werden.

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Die Bezahlung einer E-Rechnung erfolgt im Grunde wie bei einer herkömmlichen Rechnung – durch Überweisung, Lastschrift oder andere gängige Zahlungswege.

Der Vorteil von E-Rechnungen liegt jedoch in der Automatisierung: Mit den richtigen Tools, wie sie beispielsweise Qonto anbietet, können die Rechnungsdaten direkt eingelesen und automatisch verarbeitet werden. So sparen Sie Zeit und reduzieren Fehler, da der Prozess vom Rechnungseingang bis zur Zahlung vollständig digital abläuft.

Prüfen Sie, ob Ihre Software in der Lage ist, diese Prozesse zu automatisieren und so die Effizienz Ihrer Zahlungsabwicklung zu steigern.

Es gibt eine Vielzahl an Programmen, die Ihnen bei der Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen helfen. Neben großen Lösungen wie DATEV oder Lexware bietet Qonto eine besonders anwenderfreundliche Lösung für kleine und mittlere Unternehmen. Qonto kombiniert Rechnungsstellung, Buchhaltung und Zahlungsmanagement in einer einzigen Plattform. 

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