Obbligo di fattura elettronica: chi deve emetterla e chi è esente

L’obbligo di fattura elettronica riguarda, in generale, imprese e professionisti residenti o stabiliti in Italia, anche quando fatturano a clienti privati.

In questa guida trovi le informazioni per capire quando l’obbligo si applica alla tua attività e come gestire l’invio, gli eventuali scarti e la conservazione delle fatture.

La fatturazione elettronica è obbligatoria, salvo le eccezioni previste dalla legge, per le vendite di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia. La regola è prevista dall’articolo 1, comma 3, del Decreto legislativo 127/2015.

Rientrano nell’obbligo:

• Società e ditte individuali, comprese le attività commerciali e artigiane.
• Liberi professionisti e lavoratori autonomi con partita IVA, sia iscritti a un albo, come avvocati e architetti, sia attivi in professioni non regolamentate, come consulenti e freelance.

L’obbligo riguarda anche chi applica il regime forfettario. Non addebitare l’IVA in fattura, quindi, non comporta automaticamente un esonero dalla fatturazione elettronica.

Sì. Per le operazioni soggette all’obbligo, la fattura deve essere elettronica sia quando il cliente acquista per la propria attività, sia quando acquista come consumatore finale. Si distinguono quindi:

• Fatture B2B (Business to Business), emesse verso altre imprese o professionisti.
• Fatture B2C (Business to Consumer), emesse verso clienti privati che acquistano al di fuori di un’attività professionale o d’impresa.

Anche le fatture destinate alla Pubblica Amministrazione devono essere elettroniche, secondo le specifiche regole previste per la FatturaPA.

Per la compilazione delle fatture ai consumatori finali, puoi consultare la guida alla fattura elettronica a privati.

L’obbligo è stato introdotto gradualmente. Per imprese e professionisti, le principali tappe sono:

• 1° gennaio 2019: introduzione dell’obbligo generalizzato nelle operazioni B2B e B2C, con alcuni esoneri.
• 1° luglio 2022: estensione ai contribuenti in regime forfettario e di vantaggio che nell’anno precedente avevano superato 25.000 euro di ricavi o compensi, rapportati all’intero anno.
• 1° gennaio 2024: eliminazione dell’esonero anche per i restanti contribuenti in questi regimi, indipendentemente dai ricavi o compensi.

Se sei in regime forfettario, trovi le indicazioni operative nella guida alla fatturazione elettronica per i forfettari.

Le principali eccezioni all’obbligo di fatturazione elettronica seguono regole diverse. In alcuni casi l’esonero riguarda già l’emissione della fattura; in altri, è l’invio tramite SdI a essere escluso o vietato.

Queste sono le situazioni da distinguere:

Le operazioni con l’estero richiedono una distinzione: per un’impresa o un professionista italiano, avere un cliente o un fornitore estero non elimina automaticamente gli adempimenti tramite SdI: la normativa prevede specifici obblighi di trasmissione dei dati delle operazioni transfrontaliere, con le relative esclusioni.

L'obbligo di fatturazione elettronica riguarda il formato da utilizzare quando devi emettere una fattura, ma non significa che ogni vendita debba essere fatturata.

Un caso particolare è quello del commercio al dettaglio: se gestisci un negozio, di norma puoi documentare le vendite con il documento commerciale. Devi invece emettere una fattura se il cliente la richiede entro il momento di effettuazione dell'operazione.

La stessa regola si applica alle altre attività indicate nell'articolo 22 del DPR 633/1972.

Per medici, dentisti, psicologi e altri professionisti sanitari, le modalità di fatturazione dipendono dalla prestazione e dal destinatario della fattura.

Il Decreto legislativo 81/2025 ha reso permanente il divieto di inviare tramite SdI le fatture per prestazioni sanitarie rese a persone fisiche, eliminando il limite temporale previsto dalla normativa precedente.

Il divieto riguarda le fatture per prestazioni sanitarie emesse nei confronti dei pazienti, come una visita medica, una cura odontoiatrica o una seduta di psicoterapia. Si applica anche quando:

• Il professionista non è tenuto a inviare i dati al Sistema Tessera Sanitaria.
• Il paziente si oppone all’utilizzo dei dati della spesa sanitaria per la dichiarazione dei redditi precompilata.

Queste fatture possono essere emesse su carta oppure in formato digitale, ad esempio PDF, senza passare dallo SdI. L’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria resta un adempimento distinto, da effettuare quando previsto.

L’attività sanitaria non comporta un’esclusione generale dalla fatturazione elettronica. Le regole ordinarie continuano ad applicarsi, ad esempio, a:

• Prestazioni non sanitarie, come un’attività di docenza fatturata da un medico a una società italiana.
• Prestazioni fatturate a soggetti diversi dalle persone fisiche, come una collaborazione professionale fatturata a una clinica costituita in forma societaria.

Quando una prestazione sanitaria viene fatturata a una società, la fattura elettronica deve rispettare anche la riservatezza dei pazienti. Nella risposta a interpello 307/2019, relativa alle fatture intestate a compagnie assicurative, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che non vanno inseriti il nome del paziente o altri elementi che permettano di collegare direttamente la prestazione a una persona identificabile.

Per le operazioni soggette all’obbligo, la fattura deve essere preparata in formato XML e trasmessa tramite SdI.

Di seguito trovi i passaggi essenziali per l'invio di una fattura. Consulta questa pagina, se vuoi una guida passo passo aggiornata su come fare fattura elettronica.

Dotati di uno strumento di fatturazione elettronica, come Qonto, che include il software di fatturazione nel conto business, crea una fattura e inserisci i dati del cliente e della tua attività, il numero e la data della fattura, la descrizione dei beni o servizi, gli importi e il trattamento IVA applicabile. Il programma genera il file XML da trasmettere.

Per le fatture tra imprese e professionisti, puoi inserire il codice destinatario comunicato dal cliente, composto da sette caratteri alfanumerici. Se il cliente indica una PEC, compila il relativo campo e inserisci “0000000” nel campo del codice destinatario.

Il codice “0000000” si usa anche quando il cliente non comunica un indirizzo telematico e per le fatture ai consumatori finali, identificati attraverso il codice fiscale.

Le scadenze dipendono dal tipo di fattura:

• Fattura immediata: deve essere emessa e trasmessa allo SdI entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione.
• Fattura differita: nei casi consentiti, può essere emessa e trasmessa entro il 15 del mese successivo. Le operazioni devono essere documentate, ad esempio con un documento di trasporto per i beni o altra documentazione idonea per i servizi.

Il momento di effettuazione dell’operazione segue le regole IVA: per molte prestazioni di servizi coincide con il pagamento del corrispettivo. Non va quindi identificato automaticamente con il giorno in cui termini il lavoro.

Dopo l’invio, controlla l’esito restituito dallo SdI: una fattura scartata richiede un intervento diverso da una fattura che il sistema non riesce a consegnare al destinatario.

La copia al cliente privato: se fatturi a un consumatore finale, devi mettergli a disposizione una copia cartacea o digitale della fattura, salvo che vi rinunci. Questa copia si aggiunge all’invio tramite SdI.

Le ricevute dello SdI ti permettono di verificare se la fattura è stata emessa correttamente e se è arrivata al cliente. Scarto e mancata consegna richiedono interventi diversi.

Se il file non supera i controlli dello SdI, ricevi una notifica di scarto con il codice e la descrizione dell’errore. La fattura scartata si considera non emessa.

Per correggerla:

1. Leggi la notifica e individua il motivo dello scarto, ad esempio un codice fiscale non valido o un’incoerenza negli importi.
2. Correggi il documento nel software di fatturazione.
3. Trasmetti nuovamente il file XML, mantenendo preferibilmente la data e il numero della fattura originaria.

Se il primo invio è avvenuto nei termini, la correzione e il nuovo invio entro cinque giorni dalla notifica di scarto, con lo stesso numero e la stessa data, consentono di considerare la fattura tempestivamente emessa.

Quando l’invio tramite SdI è obbligatorio, una fattura consegnata soltanto su carta o in PDF si considera non emessa, anche se il cliente l’ha ricevuta e pagata. L’omissione può quindi comportare l’applicazione di sanzioni.

Se ti accorgi di un’omissione o di un invio tardivo, confrontati con il commercialista per individuare la procedura di regolarizzazione applicabile al caso.

Le fatture elettroniche emesse e ricevute dalla tua attività devono essere conservate in formato elettronico e a norma. Salvare il file XML sul computer o scaricare una copia PDF non basta: la conservazione digitale deve garantirne integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo.

Il termine ordinario è di 10 anni dall’ultima registrazione, ma l’obbligo può durare più a lungo in presenza di accertamenti non ancora definiti.

Puoi utilizzare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate, aderendo all’apposito accordo nel portale Fatture e Corrispettivi, oppure un servizio privato. Se utilizzi un software di fatturazione, verifica che la conservazione a norma sia inclusa e attiva.

Con la fatturazione elettronica di Qonto puoi creare e inviare fatture tramite SdI, ricevere quelle dei fornitori e controllare lo stato dei pagamenti direttamente dal conto business. Puoi anche preparare preventivi e trasformarli in fatture quando il cliente li accetta, evitando di reinserire gli stessi dati.

La fatturazione elettronica è inclusa anche nel piano Starter, a canone zero, dedicato a freelance e ditte individuali. Per esigenze più avanzate, puoi aggiungere funzionalità a pagamento, come le fatture ricorrenti e i solleciti automatici.

Consulta i piani e le tariffe di Qonto per confrontare i servizi inclusi e scegliere la soluzione adatta alla tua attività.