Fatturare a clienti privati con fatturazione elettronica

Quando devi emettere una fattura a un cliente privato, potresti avere qualche dubbio sui dati da inserire e sulle modalità di invio. A differenza di aziende e professionisti, infatti, il consumatore non ha una partita IVA e spesso non dispone di una PEC o di un codice destinatario.

La fatturazione elettronica B2C, cioè quella rivolta ai consumatori, prevede comunque la trasmissione delle fatture attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), ma richiede alcuni accorgimenti nella compilazione e nella consegna del documento al cliente.

In questa guida vediamo come emettere una fattura elettronica a privati, quali dati utilizzare e cosa cambia quando il destinatario risiede all'estero o non dispone di un codice fiscale italiano.

In generale, imprese e professionisti residenti o stabiliti in Italia devono emettere fatture elettroniche anche verso i consumatori finali residenti in Italia, salvo le eccezioni previste dalla legge. L’obbligo B2C è in vigore dal 1° gennaio 2019 e, dal 1° gennaio 2024, riguarda anche i contribuenti in regime forfettario, indipendentemente dai ricavi o compensi.

La necessità di emettere una fattura dipende però dall’attività e dall’operazione. Per il commercio al dettaglio e le altre attività indicate nell’articolo 22 del DPR 633/1972, la fattura è generalmente obbligatoria solo se il cliente la richiede entro il momento di effettuazione dell’operazione. Quando viene emessa, deve rispettare le regole sul formato elettronico applicabili al caso.

Una regola specifica riguarda le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche: le relative fatture non devono essere trasmesse tramite SdI. Il divieto è diventato permanente con il Decreto legislativo 81/2025.

Per approfondire le esclusioni e i casi particolari, consulta la guida all’obbligo di fattura elettronica.

Se emetti una fattura elettronica a un consumatore finale in Italia, devi indicare il suo codice fiscale nel campo dedicato, senza compilare quello della partita IVA. Questo vale anche quando il cliente ha una partita IVA per la propria attività, ma sta acquistando per esigenze personali.

Per compilare una fattura elettronica ordinaria a un privato in Italia, i dati del destinatario da inserire sono questi:

A questi dati si aggiungono quelli della tua attività, la data e il numero della fattura, la descrizione dei beni o servizi, gli importi e il trattamento IVA applicabile.

L’email e il numero di telefono del cliente sono facoltativi. L’email può esserti utile per consegnare una copia PDF della fattura.

Prima dell’invio, controlla il codice fiscale comunicato dal cliente: se non esiste nell’Anagrafe tributaria, il SdI scarta la fattura.

Una volta compilata, devi trasmettere la fattura elettronica al Sistema di Interscambio (SdI) in formato XML. Puoi farlo utilizzando un software di fatturazione elettronica, come quello integrato nel conto Qonto, oppure il servizio disponibile sul portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate.

Dopo l'invio, verifica l'esito della trasmissione. Se il SdI rileva errori nei dati o nel documento, scarta la fattura. In questo caso sei tenuto a correggerla e inviarla di nuovo.

Quando utilizzi il codice destinatario 0000000 senza indicare una PEC, il SdI non recapita direttamente la fattura al consumatore, ma la mette a disposizione nella sua area riservata sul sito dell'Agenzia delle Entrate.

Devi inoltre mettere a disposizione del cliente una copia della fattura, in formato cartaceo o digitale, ad esempio tramite email, e informarlo che l'originale è quello elettronico. Il cliente può comunque rinunciare alla copia.

Se emetti una fattura elettronica a un consumatore finale residente all'estero devi inserire XXXXXXX, cioè sette X, nel campo Codice destinatario.

Nei dati del cliente, indica il Paese di residenza e inserisci nel campo del codice destinatario IdCodice un valore alfanumerico che identifichi il destinatario, fino a un massimo di 28 caratteri. Lascia vuoto il campo del codice fiscaleCodiceFiscale.

Il codice XXXXXXX serve per trasmettere allo SdI i dati dell’operazione con il cliente estero, ma non permette allo SdI di recapitargli la fattura. Devi quindi inviare direttamente al cliente una copia della fattura, ad esempio tramite email.

Presta infine attenzione al trattamento IVA: le regole possono cambiare in base al tipo di bene o servizio, al Paese del cliente e al luogo in cui l’operazione si considera effettuata. Prima di emettere la fattura, verifica quindi quale regime IVA devi applicare al tuo caso.

Se invece sei tu ad acquistare beni o servizi da un fornitore estero, possono entrare in gioco altri adempimenti, come l'autofattura elettronica, prevista in determinate situazioni.

Se svolgi un’attività di commercio al dettaglio o una delle attività assimilate previste dall’articolo 22 del DPR 633/1972, non devi necessariamente emettere una fattura per ogni vendita a un privato. In questi casi, di norma certifichi l’operazione con il documento commerciale e trasmetti telematicamente i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate.

Se però il cliente ti chiede la fattura prima di concludere la vendita, devi emetterla.

Se si tratta di un consumatore finale residente in Italia, dovrai quindi seguire le regole viste sopra per la fattura elettronica a privati, indicando anche il suo codice fiscale.

La differenza principale è quindi questa:

Se la tua attività non rientra tra quelle per cui l’articolo 22 esclude l’obbligo generalizzato di fattura, non puoi scegliere liberamente tra documento commerciale e fattura: devi applicare le regole di fatturazione previste per la tua operazione.

Con Qonto puoi creare, inviare e ricevere fatture elettroniche direttamente dal conto business, senza dover utilizzare un software separato. Le fatture vengono trasmesse tramite SdI e conservate digitalmente a norma di legge.

Grazie alla riconciliazione automatica, Qonto abbina le fatture ai movimenti corrispondenti sul conto, aiutandoti a tenere sotto controllo incassi e pagamenti senza dover confrontare manualmente i documenti con le transazioni.

Così puoi controllare le fatture emesse e ricevute insieme ai movimenti del conto, senza passare continuamente da uno strumento all'altro.

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