¿Cómo elaborar el presupuesto de tesorería en las pymes?

El presupuesto es una herramienta de gestión fundamental para un CFO de una PYME. Sirve de base para controlar los gastos y establecer de la previsión de flujo de caja. Sobre todo, también permite validar la viabilidad financiera de las principales direcciones estratégicas de la empresa.

Sin embargo, el presupuesto es el resultado de un ejercicio complejo. Con frecuencia, incluso los directores financieros más experimentados se ven en apuros. De hecho, la preparación del presupuesto requiere un gran rigor y la participación de una serie de partes interesadas.

En este artículo, te proporcionamos un método simple y eficaz para establecer un pronóstico confiable y completo.

De hecho, el presupuesto sirve principalmente como marco de referencia, en la medida en que permite hacer comparaciones periódicas entre lo previsto y lo logrado. Estas comparaciones permiten monitorear continuamente la situación de la empresa y tomar medidas correctivas cuando sea necesario para rectificar la trayectoria.

Por lo tanto, un buen presupuesto de tesorería debe proporcionar el nivel de información adecuado para permitir esta gestión. Este nivel de información no es universal: por lo general depende del tamaño y de los problemas específicos de la empresa.

También está previsto que el presupuesto se revise periódicamente. No está fijado en el tiempo y debe evolucionar en función de los riesgos o de la actividad de la empresa.

El establecimiento del presupuesto de tesorería es, naturalmente, responsabilidad del departamento de finanzas. Si no tienes un equipo de finanzas interno, puede ser útil acudir a un responsable de finanzas subcontratado para la ocasión.

Pero cuidado, ¡el presupuesto no debe ser tarea única del CFO! Debe ser el resultado de un proceso de intercambio entre el equipo de finanzas, administración y operaciones. Debe reflejar el compromiso de todos de alcanzar los objetivos mediante la movilización de recursos predefinidos.

El error clásico es pasar por alto la participación de los otros equipos. Esto se debe a dos razones:

• El equipo operativo tiene experiencia empresarial real y, a menudo, se encuentra en la mejor posición para evaluar los recursos necesarios para lograr un objetivo determinado dentro de su alcance.
  
  
• Si el equipo operativo no participa lo suficiente en la elaboración del presupuesto, puede sentir que tiene poca responsabilidad a la hora de supervisar el presupuesto y cumplir con las dotaciones de gastos definidas.

El primer paso para elaborar el presupuesto implica la formalización de las principales directrices estratégicas, que generalmente se definen en el plan de negocios, y la definición de objetivos intermedios concretos.

A continuación, es necesario estimar la necesidad de recursos para lograr estos objetivos y obtener de ellos las dotaciones presupuestarias adecuadas.

¿Un ejemplo concreto? Si su empresa se fija el objetivo de expandir su actividad a un nuevo país y aumentar su facturación en un 10%, tendrá que proporcionar dotaciones presupuestarias para:

1. La fuerza laboral adicional.
2. Gastos de marketing.
3. Fortalecimiento del servicio al cliente.
4. Abrir una oficina local.
5. Etc.

Paralelamente a este análisis «De arriba hacia abajo», el CFO debe hacer el ejercicio de entrevistar a todos los departamentos operativos, pidiéndoles que proporcionen expectativas de gastos, siempre en línea con los objetivos establecidos.

Este análisis «De arriba hacia abajo» puede empezar tomando la forma de una «lista a Papá Noel». La idea es que el personal operativo pueda enumerar de manera casi exhaustiva todos los gastos que deben tenerse en cuenta para lograr sus objetivos.

Obviamente, este paso debe ir seguido de una racionalización, con la identificación de un orden de priorización, para identificar, por un lado, los gastos esenciales para lograr los objetivos y, por otro lado, los gastos que son más inciertos u opcionales. Por lo tanto, se pueden llevar a cabo varios escenarios de dotación presupuestaria.

Evidentemente, el presupuesto debe basarse en los recursos de la empresa y en los ingresos esperados, porque debe garantizar la sostenibilidad financiera de la empresa.

Sobre esta base, la visión estratégica de los managers debe compararse con la visión operativa de los equipos. ¿El objetivo? Enfrentarse al análisis «De arriba hacia abajo» y análisis «De abajo hacia arriba», para crear un presupuesto que sea:

1. Fiel a las ambiciones de la empresa.
2. Coherente con la realidad de las operaciones.

El presupuesto de tesorería así obtenido debe ser acordado por todas las partes interesadas, es decir, las finanzas, la administración y los gerentes. Todos deben comprometerse a hacer todo lo posible para respetarlo, en interés de la empresa.

Hay numerosas plantillas de Excel disponibles en línea para elaborar un presupuesto de tesorería. Sin embargo, Excel sigue siendo una herramienta muy básica, y el uso de hojas de cálculo que deberán rellenarse manualmente conlleva un importante riesgo de error.

Por lo tanto, se recomienda utilizar un software dedicado para facilitar la tarea. Existen numerosas soluciones que permiten establecer presupuestos con diferentes niveles de detalle, integrar múltiples escenarios y garantizar cálculos confiables.

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