Spese imponibili e non imponibili, come gestirle in contabilità e nelle fatture

Non tutte le spese sono uguali, la maggior parte delle spese professionali concorre alla basa imponibile IVA, ma altre no. Quest’ultime si chiamano spese non imponibili, e in quanto tali devono essere gestite in maniera diversa rispetto alle altre, specie se inserite in fattura. La gestione scorretta può trasformare quello che dovrebbe essere un semplice rimborso in un problema fiscale complesso.

In questo articolo ti spieghiamo quali sono le spese non imponibili, come differiscono da altri tipi di spese, e ti forniamo una panoramica dei codici da inserire in fattura, in base al tipo di operazione. Infine, ti spieghiamo come il conto business Qonto ti aiuta a migliorare la gestione delle spese e della fatturazione.

Le spese non imponibili sono tutti quei costi aziendali su cui non viene applicata l'IVA al momento dell'acquisto. Vediamo una possibile definizione:

La corretta identificazione delle spese non imponibili è fondamentale per una gestione accurata della contabilità aziendale e degli adempimenti fiscali. Ma vediamo ora cosa rientra tra queste spese.

Questa categoria include diversi tipi di spese:

La non imponibilità riguarda esclusivamente l'IVA. Per il resto, i costi possono essere dedotti, se i criteri di deducibilità sono rispettati.

Le anticipazioni ex art. 15 DPR 633/1972 sono somme che sostieni in nome e per conto del tuo cliente per spese che non riguardano direttamente la tua attività, ma che sei tenuto ad anticipare al fine dello svolgimento dell’incarico di lavoro.

Tra queste spese rientrano, ad esempio, marche da bollo, diritti di segreteria, spese di registrazione atti, imposte o tributi.

Queste somme non rappresentano né un costo né un ricavo per la tua azienda, ma semplici partite di giro, ovvero importi che anticipi e che successivamente ti vengono rimborsati dal cliente.

Perché questi costi siano correttamente esclusi dal calcolo della base imponibile IVA:

• la spesa deve essere documentata e la documentazione intestata direttamente al cliente finale
• l’importo relativo in fattura sia chiaramente indicato con la dicitura “escluso ex art. 15 DPR 633/72” oppure con il codice natura N1

Gestire correttamente le spese non imponibili in contabilità è fondamentale per garantire la trasparenza dei costi e la conformità fiscale della tua attività. Per farlo, hai bisogno di:

1. classificazione chiara: inserisci ogni spesa non imponibile in una categoria separata rispetto alle spese imponibili e alle spese esenti, sia nel gestionale, sia nei registri contabili. Questo facilita la riconciliazione e consente di rispondere facilmente a richieste di chiarimenti da parte del commercialista o dell’Agenzia delle Entrate
2. documentazione: conserva la documentazione a supporto di ogni spesa non imponibile (fatture, ricevute, note di addebito, eventuali lettere di incarico), soprattutto nel caso di anticipazioni di spese per i tuoi clienti. Per queste, la documentazione deve essere intestata al cliente
3. registrazione corretta: se la spesa non imponibile deriva da un’anticipazione per conto del cliente, registra sia l’uscita (pagamento) sia la successiva entrata (rimborso) come movimenti di “partita di giro” e non come costi o ricavi effettivi. Per altre spese non imponibili (come acquisti da forfettari e operazioni internazionali), annota correttamente il codice natura usato in fattura anche nella contabilità, così da avere sempre allineamento tra fatturazione e registrazione contabile
4. verifica della deducibilità: ricorda che la non imponibilità IVA non implica automaticamente la deducibilità del costo da un punto di vista fiscale. Verifica sempre se la spesa è inerente e deducibile secondo le regole fiscali vigenti.

La fatturazione elettronica ha introdotto nuove regole per la gestione delle spese non imponibili. Usa i codici natura riportati nella tabella qui sotto, in base al tipo di operazione.

Nella seguente tabella abbiamo riportato i cosiddetti codici natura, che servono a indicare operazioni speciali al momento della fatturazione. Se vuoi verificare o approfondire, puoi consultare le specifiche tecniche ufficiali sul sito dell’Agenzia dell’Entrate:

Qonto ti offre la fatturazione elettronica inclusa nel conto business. Puoi personalizzare e inviare fatture e preventivi, ricevere le fatture dei tuoi fornitori, ma soprattutto gestisci i pagamenti delle fatture attive e passive direttamente dal conto.

L’app ti permette di monitorare lo stato delle tue fatture in tempo reale, pagare le fatture in scadenza, e inviare promemoria di pagamento ai clienti con un semplice clic.

Inoltre, Qonto ti aiuta nella gestione delle spese aziendali con strumenti all'avanguardia per

• digitalizzare immediatamente gli scontrini tramite l'app
• categorizzare automaticamente ogni transazione
• generare report dettagliati.

Con Qonto puoi assegnare carte di debito virtuali e fisiche ai tuoi collaboratori, impostare limiti e categorie di spesa personalizzati per ogni carta. La riconciliazione contabile automatica elimina il lavoro manuale, permettendoti di concentrarti sulla crescita del tuo business.

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