Quali sono le spese deducibili per professionisti e aziende

Poter dedurre le spese che sostieni per la tua attività, ti permette di abbassare la base imponibile e ridurre le tasse da pagare. Ma per essere deducibili i costi devono rispettare alcuni criteri. In questo articolo trovi la spiegazione di come funziona la deduzione, una tabella con le principali spese deducibili, e scopri come Qonto ti aiuta a migliorare la gestione delle spese.

Le spese deducibili sono quei costi che, se sostenuti da un professionista, da una ditta individuale o da un’azienda, possono essere sottratti dal reddito imponibile prima del calcolo delle imposte. Dedurre una spesa significa abbassare la base su cui verranno poi applicate le tasse, ottenendo così un risparmio fiscale diretto.

Tuttavia, non tutte le spese che sostieni nell’attività lavorativa o aziendale sono automaticamente deducibili. Per essere considerate tali, devono rispettare alcuni requisiti previsti dalla normativa fiscale italiana.

La deducibilità può essere totale o parziale, a seconda della tipologia di costo e dei limiti fissati per legge, che possono cambiare ogni anno.

Un costo è deducibile quando rispetta quattro condizioni fondamentali:

• è effettivamente sostenuto
• è inerente all’attività esercitata, ovvero collegato allo svolgimento del lavoro o dell’attività d’impresa
• è documentato in modo corretto (tramite fattura o ricevuta)
• è congruo rispetto ai ricavi e alle dimensioni dell’attività

Di seguito trovi una tabella riepilogativa delle principali spese deducibili, valida per professionisti, imprese individuali e società in regime ordinario, con le percentuali di deducibilità attualmente previste dalla normativa fiscale italiana per il 2025.

Le percentuali e i limiti di questa tabella servono puramente a scopo indicativo. Per sapere con esattezza quali spese puoi dedurre con la tua attività e qual è le corretta percentuale di deducibilità per ciascun costo, consulta sempre il tuo commercialista.

I costi deducibili al 100% sono quelle spese strettamente e direttamente legate all’attività professionale o d’impresa, senza limiti o percentuali ridotte.

Ad esempio:

• i compensi a collaboratori e consulenti
• i contributi previdenziali obbligatori
• le spese per formazione e aggiornamento professionale (entro il limite annuo previsto)
• le spese bancarie e le commissioni relative a conti intestati all’attività
• l'affitto di immobili usati esclusivamente per l’attività
• le assicurazioni professionali obbligatorie
• le quote associative a ordini o collegi necessari per l’esercizio della professione
• l’acquisto di beni strumentali, ma generalmente tramite ammortamento.

Non tutte le spese sostenute da professionisti e aziende possono essere dedotte dal reddito imponibile. Sono esclusi una serie di costi considerati irrilevanti ai fini fiscali oppure espressamente vietati dalla legge.

Tra questi rientrano:

• Le spese di natura personale e familiare
• Le sanzioni amministrative e le multe
• I costi per beni o servizi non inerenti all’attività
• Le spese eccedenti i limiti di congruità o oltre le percentuali massime previste
• Le imposte sui redditi come IRPEF e IRES, e l’IVA non detraibile
• Gli interessi di mora e le penalità contrattuali (salvo alcune eccezioni)
• Le spese prive di adeguata documentazione o non tracciabili

La disciplina delle spese deducibili per professionisti, imprese individuali e società è regolata principalmente dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi. In aggiunta ci sono una serie di norme come l’art. 54 (con il principio di cassa e le specifiche sulle spese ammesse per il lavoro autonomo), l’art. 109 (per il principio di competenza e l’inerenza nelle imprese), gli artt. 102 e 103 per gli ammortamenti di beni materiali e immateriali, e altri come gli articoli 108, 164, e 10.

Per calcolare correttamente le spese deducibili, devi registrare ogni costo in modo preciso e ordinato, assicurandoti che sia inerente all’attività e documentato con giustificativi validi (fatture, ricevute, scontrini).

Se la tua impresa segue il principio di competenza: il costo va calcolato come deducibile nell’esercizio in cui matura, indipendentemente dalla data o lo stato di pagamento.

Se sei un professionista o una ditta individuale in contabilità semplificata, invece, applichi il principio di cassa: la deduzione avviene nell’anno in cui sostieni la spesa.

Durante la chiusura del bilancio o la dichiarazione dei redditi:

1. sommi tutte le spese deducibili ammesse
2. applichi eventuali percentuali o limiti in base alle categorie di spesa
3. sottrai l’importo totale dal reddito lordo

La differenza ottenuta rappresenta il reddito imponibile, ovvero la base sulla quale devi calcolare le imposte dovute:

• IRPEF (per le persone fisiche e i professionisti)
• IRES (per le società di capitali)
• IRAP (imposta regionale sulle attività produttive)
• i contributi previdenziali

Poni un’attenzione particolare alle spese soggette ad ammortamento, i cosiddetti beni strumentali, che vanno ripartite su più anni secondo le aliquote fiscali.

Se sei in regime forfettario, non puoi portare in deduzione le spese, come avviene negli altri regimi. Applichi una percentuale fissa di redditività sui ricavi, che varia in base al codice ATECO, e considera già in maniera forfettaria le spese all’interno di questa percentuale.

L’unica eccezione riguarda i contributi previdenziali obbligatori, che possono essere sempre dedotti dal reddito imponibile. Se aderisci al forfettario non hai bisogno di documentare ogni singola spesa ai fini fiscali. Lo puoi comunque fare per una migliore gestione del tuo business.

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