Come documentare le spese di trasferta per portarle in deduzione

In Italia il rapporto personale ha grande valore, specie negli affari. Per mantenere dei rapporti commerciali stabili e duraturi nel tempo, andare in visita da fornitori e cliente è importante, oggi come in passato. Le spese di trasferta rappresentano una categoria di spesa molto comune per le aziende italiane. Se correttamente documentate, sono deducibili e consentono di ridurre l’imponibile e pagare meno tasse.

In questo articolo impari a conoscere gli aspetti per una corretta documentazione delle spese, quali spese possono essere considerate spese di trasferta e in che misura possono essere dedotte.

Le spese di trasferta sono tutti quei costi che sostieni per andare a visitare clienti e fornitori, così come anche i costi per partecipare a mostre, eventi, fiere, ecc., purché inerenti all’attività d’impresa.

Questo tipo di spese fa riferimento ai costi di trasporto, vitto e alloggio, e devono essere sostenute da un dipendente o un collaboratore dell’azienda, per spostarsi al di fuori della sede di lavoro abituale.

Le spese di trasferta comprendono tutte le spese sostenute da un lavoratore, dipendente o collaboratore nel corso dell’attività lavorativa al di fuori della sede abituale di lavoro.

Tra le spese di trasferta rientrano diversi tipi di spesa. Nel seguente elenco puoi trovare i principali costi, divisi per tipologia, considerabili come spese di trasferta:

L’indennità di trasferta è un costo legato alle spese di trasferta, ma le due cose non vanno confuse.

L’indennità di trasferta è una somma forfettaria, un compenso, che il datore di lavoro può riconoscere al dipendente o al collaboratore per lo spostamento e la permanenza fuori dalla sede lavorativa abituale. Questa indennità viene solitamente stabilita in base a contratti collettivi, regolamenti aziendali o accordi individuali, e può variare in funzione della durata e della destinazione della trasferta.

La differenza principale rispetto alle spese di trasferta è che queste ultime si riferiscono ai costi documentati e sostenuti, mentre l’indennità di trasferta viene corrisposta a seguito dell’accordo tra lavoratore e datore di lavoro.

Dal punto di vista fiscale, le spese di trasferta rappresentano costi deducibili per l’azienda o il professionista. La deducibilità delle spese di trasferta consente di sottrarre tali costi dal reddito imponibile, riducendo così la base su cui vengono calcolate le imposte.

I più importanti fattori per dedurre le spese di trasferta a livello fiscale sono due:

• che le spese siano sostenute nell’interesse dell’attività lavorativa
• che siano debitamente documentate

Inoltre, la normativa fiscale italiana prevede che le spese devono essere di importo ragionevole, ovvero commisurato all’attività.

Le spese devono essere dettagliate e riconducibili a trasferte reali, motivate da motivi professionali, e non per esigenze personali o familiari.

La deducibilità può variare in base alla tipologia di spesa (vitto, alloggio, trasporti, ecc.) e alla figura del soggetto che le sostiene (dipendente, amministratore, professionista autonomo). Per alcune categorie di spesa, la legge stabilisce dei limiti massimi giornalieri o percentuali oltre i quali la parte eccedente non è deducibile.

La corretta gestione e documentazione delle spese di trasferta è essenziale per evitare contestazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate.

La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto regole più rigorose per la tracciabilità e la documentazione delle spese di trasferta. È stato rafforzato l’obbligo di usare strumenti di pagamento tracciabili e sono stati aggiornati i limiti di deducibilità per alcune categorie di spese, con l’obiettivo di garantire maggiore trasparenza e semplificare i controlli fiscali.

A partire dal 2025, l’obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta è diventato ancora più stringente. Per essere fiscalmente deducibili, le spese devono essere pagate con strumenti tracciabili, come carte aziendali, bonifici bancari o altri metodi elettronici.

Per documentare correttamente le spese di trasferta, devi:

• Conservare e allegare ricevute, fatture o scontrini che riportino chiaramente la data, l’importo e la natura della spesa
• Indicare il motivo della trasferta, la destinazione, le date e il nominativo del dipendente coinvolto
• Archiviare in modo ordinato tutti i giustificativi con strumenti elettronici
• Effettuare i rimborsi esclusivamente tramite bonifico o accredito su carta intestata al dipendente

Così facendo, non solo rispetti le disposizioni, ma semplifichi anche la gestione amministrativa e riduci il rischio di contestazioni fiscali.

Per dedurre le spese di trasferta, è sufficiente che queste siano sostenute per motivi di lavoro, debitamente documentate e pagate con strumenti tracciabili. In pratica, ti basta raccogliere le ricevute e le fatture relative alla trasferta, assicurandoti che riportino i dati necessari (importo, data, motivo della spesa).

Una volta raccolte, queste spese possono essere registrate nella contabilità aziendale o del professionista, così da ridurre l’ammontare del reddito imponibile su cui calcolare le imposte.

La seguente tabella ti può servire da riferimento per capire la deducibilità delle spese e il limite consentito per legge.

Il calcolo dei costi di trasferta è un calcolo semplice, è sufficiente sommare i singoli costi sostenuti. Per evitare problemi e inserire nel calcolo spese non corrette, fatti sempre assistere da un commercialista. L’indennizzo non rientra in questo calcolo.

Quando si gestiscono le spese di trasferta, puoi scegliere se concedere ai dipendenti una capacità di spesa diretta tramite carte aziendali, oppure rimborsare le spese anticipate dai collaboratori.

Dare capacità di spesa permette maggiore controllo, rapidità e riduce gli anticipi da parte dei dipendenti, mentre il rimborso tutela la flessibilità ma può rallentare il processo, richiede una verifica successiva e può pesare sulle finanze dei collaboratori.

Le modalità di rimborso delle spese di trasferta possono variare in base alla policy aziendale e alla tipologia di spesa sostenuta. In generale, i rimborsi possono avvenire:

• A piè di lista: rimborso delle spese effettivamente sostenute. Richiede la documentazione tramite ricevute e fatture.
• Forfettario: erogazione di una somma fissa giornaliera, indipendentemente dalle spese reali.
• Misto: combinazione tra rimborso a piè di lista e una quota forfettaria.

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Ogni spesa viene automaticamente tracciata, e i collaboratori non devono fare altro che caricare gli scontrini parlanti con una foto tramite app. In questo modo elimini la gestione cartacea e riduci il rischio di errori o smarrimenti.

Con Qonto puoi decidere chi può spendere, per quali categorie e con quali limiti. Tutte le operazioni vengono archiviate digitalmente e rese disponibili sia ai titolari del conto che al team contabile, che può accedere rapidamente a dati dettagliati e riportarli facilmente nei software di contabilità aziendale. 

L’intero processo di rendicontazione risulta più trasparente, veloce e conforme alle normative vigenti, liberando tempo prezioso sia per i collaboratori in trasferta che per l’amministrazione.

Registrare le spese di trasferta con Qonto è facile e immediato:

1. Il collaboratore effettua una spesa con la carta aziendale Qonto
2. riceve una notifica sull’app e può subito caricare la foto della ricevuta o dello scontrino direttamente dal proprio smartphone

Tutti i dati della transazione vengono associati automaticamente al giustificativo, rendendo la rendicontazione trasparente e ordinata.

Se sei un professionista, Qonto ti offre una soluzione pratica e digitale per gestire tutte le tue spese di trasferta in modo ordinato e conforme.

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Dopo ogni pagamento, puoi caricare velocemente la foto della ricevuta o della fattura, associandola subito alla transazione e mantenendo così tutta la documentazione necessaria sempre a portata di mano.

Qonto ti permette inoltre di categorizzare le spese e di esportare i dati in formato compatibile con il gestionale contabile del tuo commercialista, facilitando la dichiarazione dei redditi e la deduzione delle spese.

In questo modo, risparmi tempo prezioso, eviti errori di archiviazione e puoi concentrarti sul tuo lavoro.

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