Buchhaltungstools integrieren: So sparen Sie Zeit

Ist für Sie die Buchhaltung ein notwendiges Übel, das wertvolle Zeit kostet, die Ihnen für das Kerngeschäft fehlt? Keine Sorge, das geht vielen Unternehmen und Selbstständigen so. Dabei bildet die Buchung und Dokumentation aller Geschäftsvorfälle die Basis für die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens. Denn anhand der Finanzinformationen aus der Buchhaltung können Sie fundierte Geschäftsentscheidungen treffen.

Die gute Nachricht: Mit den passenden Tools können Sie bei der Buchführung mehrere Stunden pro Monat sparen. Doch worauf kommt es bei der Auswahl der passenden Tools an? Und wie lassen sie sich am einfachsten in Ihre Workflows integrieren?

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Anbieter, die für alle Unternehmensgrößen die passenden Funktionen bereithalten. Von DATEV über sevdesk bis zu Lexware Office: In unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich erhalten Sie einen detaillierten Überblick, um die richtige Auswahl zu treffen. Viele der aufgeführten Anbieter lassen sich über eine Schnittstelle mühelos mit Ihrem Qonto Geschäftskonto verbinden. Das erleichtert Ihnen die vorbereitende Buchhaltung und die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung, da Transaktionen täglich automatisiert mit zum Beispiel DATEV synchronisiert werden.

Es gibt viele Gründe, die für eine Integration von Buchhaltungsstools sprechen:

• Zum Beispiel sorgen die digitalen Helfer für reibungslose und fehlerfreie Abläufe, indem sie manuelle Routineaufgaben einfach auf Autopilot stellen. Dazu gehören unter anderem das Auslesen und Extrahieren von Daten aus Rechnungen oder das Ausfüllen von Formularen. Dank der Automatisierung werden menschliche Fehler reduziert, die durch manuelle Eingaben schnell geschehen.

• Mit einer modernen Buchhaltungssoftware sind Sie auch auf der rechtssicheren Seite, da die Tools regelmäßig Updates erhalten. So entgehen Ihnen keine wichtigen gesetzlichen Änderungen mehr und Ihre Buchhaltung bleibt rechtskonform.

• Die Tools vereinfachen darüber hinaus auch den Datenaustausch zwischen Ihrer Steuerberatung und dem Finanzamt, was den administrativen Aufwand verringert. Und durch die digitale und GoBD-konforme Speicherung aller Dokumente sparen Sie zusätzlich auch noch Platz und Papier.

Das Qonto Geschäftskonto bietet nicht nur alle Funktionen für modernes Business Banking, sondern verfügt zusätzlich über  integrierte Tools für die automatisierte Buchhaltung. Dazu zählen:

Digitale Belegverwaltung

Bye, bye Belegechaos: Mit der Qonto App scannen Sie ganz einfach Ihre Papierbelege ein und speichern sie GoBD-konform in Qonto. Die Nachweise werden dabei automatisch den passenden Transaktionen zugeordnet.

Ein- und Ausgangsrechnungen zentral verwalten

Mit Qonto's Rechnungstool können Sie die Erfassung und Verarbeitung Ihrer

Lieferantenrechnungen automatisieren. Mit der OCR-Technologie liest Qonto die Daten Ihrer Lieferantenrechnungen aus und überträgt sie in Überweisungen. Ein letzter Check und Freigabe Ihrerseits und schon ist sie bezahlt. Übrigens: Sie können den Status Ihrer Rechnungen jederzeit einsehen und nach Kategorien filtern.

Auch Ihre Ausgangsrechnungen lassen sich in wenigen Klicks erstellen, versenden und verfolgen. So behalten Sie ausstehende Rechnungen immer im Blick und können rechtzeitig das Forderungsmanagement einleiten.

Gut zu wissen: Ab Januar 2025 können Sie mit dem integrierten E-Rechnung-Programm elektronische Rechnungen ganz einfach und rechtskonform empfangen, verwalten, visualisieren und speichern.

Lesezugriff für Ihre Buchhaltung

Gestalten Sie die Zusammenarbeit mit Ihrer Buchhaltung noch effizienter, indem Sie die Lesezugriff-Funktion von Qonto nutzen. Ihr:e Buchhalter:in kann so auf relevante Finanzdaten selbstständig zugreifen.

1. Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, ist es essentiell, Ihre aktuellen Buchhaltungsprozesse zu analysieren, um zu ermitteln, wo Optimierungsbedarf besteht. Fragen Sie sich: Welche Aufgaben kosten besonders viel Zeit? Erfolgt zum Beispiel das Forderungsmanagement nicht zeitnah und gerät dadurch Ihre Liquidität ins Stocken? Oder herrscht Belegechaos und Sie verlieren jeden Monat kostbare Zeit mit dem Zusammensuchen aller Nachweise? Dank einer ersten Analyse gewinnen Sie Klarheit darüber, welche Funktionen für Ihre individuellen Bedürfnisse relevant sind.

2. Nach der ersten Bestandsaufnahme können Sie nun die passenden Tools recherchieren und Testversionen anfragen.

3. Achten Sie dabei darauf, dass sich die Tools durch Schnittstellen reibungslos in Ihr IT-System integrieren lassen.

4. Achten Sie darauf, Ihre Teams frühzeitig einzubeziehen und Ihr Vorhaben zu kommunizieren, damit Ihre Mitarbeitenden Zeit haben sich auf die Veränderungen einzustellen.

5. Vergleichen Sie die Preise der verschiedenen Anbieter und berücksichtigen Sie eventuelle Zusatzkosten, die für Services wie Updates etc. berechnet werden könnten.

6. Wie bereits erwähnt, ist ein weiteres zentrales Kriterium die Verknüpfung zu Ihrem Geschäftskonto, um Finanzdaten zu synchronisieren und Ihre Finanzprozesse zu vereinfachen.

7. Wichtig bei der Integration des neuen Buchhaltungstools ist außerdem, dass es die nötige Flexibilität bietet, für den Fall, dass sich Ihr Bedarf in Zukunft verändert, zum Beispiel wenn Ihr Unternehmen wächst.

8. Nach der Einführung des Buchhaltungstools sollten Sie in regelmäßigen Abständen Feedback von Ihrem Team einholen und Optimierungen vornehmen, sofern notwendig.