Medien- und Werbeagenturen: 5 Herausforderungen und 5 Lösungen

Medien- und Werbeagenturen stehen oft vor spezifischen Herausforderungen. Zwischen einer Vielzahl von Projekten, einem Netzwerk aus Selbstständigen und mehreren gleichzeitig laufenden Kampagnen kann es bei der Buchhaltung schnell unübersichtlich werden.

Da stellt sich schnell die Frage, ob alltägliche Aufgaben in einer Agentur, wie die Verwaltung von Rechnungen oder die Zuweisung von Projektkosten, automatisiert werden können. Tatsächlich gibt es Lösungen, die gezielt auf die speziellen Anforderungen von Marketingagenturen abgestimmt sind.

Wir stellen die größten Probleme vor, mit denen Agenturen heutzutage zu kämpfen haben – und schauen natürlich, welche digitalen Tools die Agenturbuchhaltung erleichtern.

Sie suchen eine digitale Lösung für Ausgabenverwaltung und ein Geschäftskonto mit Buchhaltung? Mit Qonto können Sie Angebote, Rechnungen und Mahnungen zentral in einer App managen, versenden und archivieren. Und das beste? Das Rechnungsprogramm ist direkt mit Ihrem Online-Geschäftskonto verbunden, sodass Ihre Finanzen stets up-to-date sind. Testen Sie Qonto jetzt 30 Tage kostenlos!

Medien- und Werbeagenturen stehen oft vor der Herausforderung, dass nach einem abgeschlossenen Projekt zahlreiche Rechnungen von Freelancer:innen oder anderen Geschäftspartnern eingehen. Sämtliche Rechnungen händisch zu bearbeiten, kostet nicht nur Zeit – auch Fehler passieren natürlich schnell.

Die Lösung: Automatisieren Sie Ihre Rechnungsverwaltung. Mit dem passenden Finanztool können Sie Ihre eingehenden Rechnungen automatisch erfassen und bearbeiten. Die praktischen Vorteile liegen auf der Hand. Sie sammeln alle Eingangsrechnungen an einem Ort und können mit einem Klick bezahlen.

Schauen wir, wie die automatische Rechnungsverwaltung beispielsweise bei Qonto funktioniert.

1. Leiten Sie Rechnungen aus Ihren E-Mails, Google Drive- oder Dropbox-Ordnern automatisch an Ihr Qonto Konto weiter. Alternativ können Sie per Drag & Drop all Ihre Rechnungen auch in Ihr Konto ziehen.

2. Alle Rechnungen sind anschließend digitalisiert, sicher und GoBD-konform an einem Ort gespeichert. Sie können den Status Ihrer Rechnungen – eingegangen, geplant oder bezahlt – einsehen und filtern.

3. Sie können anschließend mit einem Klick bezahlen oder die Zahlungen vorab auf das Fälligkeitsdatum oder ein Datum Ihrer Wahl legen.

Unsere Video-Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie es funktioniert.

Medienagenturen müssen die Budgets für verschiedene Kampagnen – und die einzelnen Kanäle innerhalb dieser Kampagnen – präzise überwachen. Das ist nicht nur eine Frage der Übersicht, sondern entscheidend für die Kontrolle: Wer die Budgets stets im Blick hat, kann frühzeitig erkennen, wenn ein Projekt Gefahr läuft, den finanziellen Rahmen zu sprengen.

Auch für dieses Problem gibt es digitale Lösungen. Medien- und Werbeagenturen sollten auf einen Blick und in Echtzeit einsehen können, welche Budgets für welche Kanäle zur Verfügung stehen. Übersichtlichkeit ist der Schlüssel zum Erfolg. Tools wie Asana oder Mediatool helfen Ihnen, Kampagnen und Projekte zu planen, Budgets zuzuweisen und Fortschritte sowie Ausgaben zu verfolgen.

Bei Qonto funktioniert die Budgetplanung beispielsweise in 3 Schritten:

1. Automatisiert erfassen: Alle Zahlungsausgänge werden in Echtzeit angezeigt, Ausgaben und Limits werden in Dashboards dargestellt

2. Nachverfolgen & analysieren: Sie können in Ihrem Dashboard alle Budgets in Echtzeit nachverfolgen und Schwankungen sofort entgegenwirken.

3. Kontrollieren: Sie erhalten automatische Warnmeldungen, wenn Budgets (fast) überschritten sind.

Auslandsüberweisungen und Transaktionen in mehreren Währungen bedeuten immer Aufwand. Die Umrechnung erschwert die Planung und auch Fehler schleichen sich häufig ein. Diese Komplexität führt nicht nur zu Zeitverlust, sondern kann auch mehrere zu finanziellen Verlusten führen und Beziehungen zu Partnern erschweren.

Viele moderne Finanztools bieten automatische Währungsumrechnungen zu aktuellen Wechselkursen. Das spart Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern, die durch manuelle Umrechnungen entstehen können. Tools wie Wise (ehemals TransferWise) ermöglichen es, Zahlungen in mehreren Währungen einfach und zu geringen Kosten abzuwickeln.

• Qonto – Internationale Überweisungen über SWIFT oder Lokalzahlungen in 24 Währungen, durchgeführt durch unseren Partner Wise.

• PayPal Business – Einfaches und global akzeptiertes Zahlungsabwicklungstool für internationale Transaktionen.

• Payoneer – Plattform für internationale Zahlungen und Währungsumrechnungen mit geringen Transaktionsgebühren.

• Stripe – Online-Zahlungsabwicklung mit Unterstützung für verschiedene Währungen und Länder.

• Veem – Plattform für internationale Zahlungen mit niedrigen Kosten und Echtzeit-Tracking.

Für Medien- und Werbeagenturen wird das Umsatzmanagement durch die Vielzahl an Einnahmequellen – von Werbung über Abonnements bis hin zu Lizenzgebühren – erheblich komplizierter. Ohne ein effektives System zur Verwaltung dieser Vielfalt können Unklarheiten und Fehler entstehen, die letztlich die finanzielle Stabilität der Agentur gefährden.

Mithilfe eines digitalen Dashboards können Sie:

• den Saldo Ihrer verschiedenen Konten an einem Ort abrufen;
• die Details aller Banktransaktionen einsehen;
• einen Gesamtüberblick über Ihre finanzielle Situation bekommen;
• manuelle Fehler bei Transaktionen zwischen Konten vermeiden.

Für Medien- und Werbeagenturen ist ein effektives Cashflow-Management entscheidend, insbesondere wenn es um verspätete Zahlungen von Kund:innen und hohe Vorabkosten für Kampagnen geht. Verzögerungen bei Zahlungen können schnell zu Liquiditätsengpässen führen, die die operativen Abläufe und die finanzielle Gesundheit der Agentur gefährden.

Effektives Cashflow-Management erfordert die präzise Steuerung von Zahlungseingängen und -ausgängen. Manuelle Aufgaben wie Rechnungsstellung kosten viel Zeit.

Mit der richtigen Software können Sie Finanzprozesse automatisieren und in Echtzeit überwachen. Bei Überschreitungen bestimmter Grenzwerte erhalten Sie sofortige Benachrichtigungen. Automatisierte Cashflow-Prognosen helfen, zukünftige Entwicklungen vorherzusagen und Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Qonto bietet alle Funktionen für ein effektives Cashflow-Management in einer App, sodass Sie Transaktionen überwachen, Zahlungen automatisieren und Prognosen erstellen können.

Medien- und Werbeagenturen sehen sich heute zahlreichen Herausforderungen in der Buchhaltung gegenüber, darunter die mühsame Verwaltung von Freelancer-Rechnungen, die präzise Überwachung von Kampagnenbudgets und die Komplexität internationaler Transaktionen. Diese Probleme können zu Zeitverlust, Fehlern und finanzieller Instabilität führen, insbesondere bei der Verwaltung vielfältiger Einnahmequellen und dem Cashflow-Management.

Die folgenden Lösungen helfen bei den spezifischen Problemen von Marketingagenturen:

• Automatisierte Rechnungsverwaltung: Tools wie Qonto erfassen und bearbeiten Rechnungen automatisch, wodurch Zeit gespart und Fehler minimiert werden.

• Echtzeit-Budgetverfolgung: Software wie Asana oder Qonto ermöglicht die transparente Überwachung und Kontrolle von Kampagnenbudgets.

• Digitale Zahlungsplattformen: Tools wie Wise, PayPal und Payoneer bieten einfache Währungsumrechnungen und internationale Zahlungen zu niedrigen Kosten.

• Zentralisierte Dashboards: Digitale Lösungen ermöglichen eine klare Übersicht über verschiedene Einnahmequellen und Finanztransaktionen.

• Automatisierte Cashflow-Management-Tools: Mit Software wie Qonto können Finanzprozesse automatisiert und Cashflow-Prognosen erstellt werden, um Engpässe frühzeitig zu erkennen.