Kontoauszugsmanager DATEV – Funktion und Einrichtung

Eine effiziente Buchhaltung ist der Schlüssel zum Erfolg. Der Kontoauszugsmanager von DATEV kann Ihnen bei dieser Herausforderung optimal helfen. Durch dieses leistungsstarke Tool können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch einen genauen Überblick über Ihre Finanzen behalten. Alle Transaktionen Ihres Geschäftskontos, einschließlich Einzahlungen und anderen Kontoumsätzen, werden mit dem Kontoauszugsmanager nahtlos verwaltet und überwacht. So haben Sie immer einen aktuellen Überblick über Ihren Saldo und den Kontostand.

Viele kleine und mittlere Unternehmen profitieren von der Automatisierung des Kontoauszugsimports, insbesondere Betriebe mit hohem Transaktionsvolumen wie Bauunternehmen oder Handwerksbetriebe. In projektorientierten Branchen erleichtert der automatisierte Bankdatenabgleich die Übersicht über Materialkosten, Abschlagszahlungen und laufende Ausgaben.

Der Kontoauszugsmanager von DATEV digitalisiert Ihre Banktransaktionen, automatisiert Ihre Buchhaltung und kann zusätzlich mit anderen DATEV-Softwarelösungen gekoppelt werden. Mit Ihrem Qonto Geschäftskonto können Sie dank der DATEV-Anbindung alle Vorteile des DATEV Kontoauszugsmanagers nutzen. Die automatische Synchronisation Ihrer Kontoumsätze mit der DATEV-Cloud stellt dabei sicher, dass Ihre Buchführungsdaten stets auf dem neuesten Stand sind. So kann Ihre Steuerberatung alle wichtigen Kontodaten direkt abrufen. Und das Beste: Die Verknüpfung Ihres Qonto Geschäftskontos mit DATEV ist in nur wenigen Schritten getan. So können Sie sich voll und ganz auf Ihr Geschäft konzentrieren, ohne sich in den Details Ihrer Buchführung zu verlieren.

Mit dem DATEV Kontoauszugsmanager müssen Sie sich nicht mehr durch einen Stapel Papierkram kämpfen oder zig manuelle Belege mit den Kontotransaktionen abgleichen. Er transformiert den traditionellen Buchhaltungsprozess in ein nahezu automatisiertes System.

Hier finden Sie alle Funktionen und dessen Vorteile im Überblick:

• Zeitersparnis: Indem der Kontoauszugsmanager die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe eliminiert, gewinnen Sie und Ihr Team wertvolle Zeit. Kein mühseliges Abtippen mehr, die Daten liegen für die sofortige Weiterverarbeitung bereit.
• Automatisierung: Der Kontoauszugsmanager hilft Ihnen dabei, menschliche Fehler zu vermeiden, die oft mit der manuellen Eingabe von Kontoinformationen einhergehen. Die Datengenauigkeit wird dabei erhöht, denn jede Transaktion wird sorgfältig auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft.
• Bildung von Buchungsvorschlägen: Sobald Ihre Transaktionsdaten gesichert sind, erstellt der Kontoauszugsmanager intelligente Buchungsvorschläge basierend auf Ihren Kontoumsätzen. Diese Vorschläge sind vorläufige Buchungssätze, die nur darauf warten, von Ihnen überprüft und bestätigt zu werden. Und hier kommt das clevere Ampel-System ins Spiel, das Ihnen auf einen Blick zeigt, wie viel Aufmerksamkeit jeder Vorschlag benötigt: Grün steht für „alles klar, kann so gebucht werden“, Gelb bedeutet „einen Blick drauf werfen“ und Rot signalisiert, dass wesentliche Informationen fehlen. Dieser Schritt spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven und vereinfacht damit Ihren Buchhaltungsprozess enorm.
• Lerndatei: Diese Funktion erkennt wiederkehrende Transaktionen und speichert die entsprechenden Vorlagen, um zukünftige Buchungsvorschläge zu erleichtern. Das bedeutet, dass regelmäßige Zahlungen, wie Mietzahlungen, automatisch erkannt und vorgeschlagen werden, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.

Die Grundlage für die Funktion des Kontoauszugsmanagers ist der Service „RZ-Bankinfo“. Dabei handelt es sich um einen spezialisierten, kostenpflichtigen Dienst, der die automatische Beschaffung von Kontoumsätzen von den Banken übernimmt. Diese Umsätze werden werktäglich von den kooperierenden Bankinstituten bezogen, systemseitig überprüft und anschließend sicher in der DATEV-Cloud archiviert, wo sie für einen Zeitraum von 13 Jahren aufbewahrt werden. Auch Ihr Qonto Geschäftskonto bietet die Möglichkeit, Transaktionen via RZ-Bankinfo zu synchronisieren.

Die Implementierung von RZ-Bankinfo und damit die Nutzung des Kontoauszugsmanagers erfolgt in 3 Schritten.

1. DATEV RZ-Bankinfo einrichten

   Zunächst müssen Sie Ihre Bankverbindung korrekt im DATEV-System hinterlegen. Dabei werden relevante Informationen wie IBAN, BIC und die FIBU-Kontonummer in das System eingegeben. Neben Girokonten können auch andere Kontoarten, wie zum Beispiel Darlehens- und Tagesgeldkonten, integriert werden. So legen Sie den Grundstein für einen reibungslosen Datenfluss.

2. Teilnahmeerklärung und Formulare Beim Übermitteln der Bankdaten an das DATEV-Rechenzentrum wird automatisch eine Teilnahmeerklärung generiert. Dieses Formular ist eine Standardprozedur, die Ihre Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer Kontoinformationen durch DATEV bestätigt. Nachdem Sie das Formular eingereicht haben, können Sie mit der direkten Integration Ihres Geschäftskontos mit der Buchhaltung beginnen.

3. DATEV Kontoumsätze einrichten

   Abschließend geht es an das Abrufen der Kontoumsätze und die Erzeugung von Buchungsvorschlägen. Der Import der Kontoumsätze kann auf verschiedene Arten erfolgen, einschließlich des direkten Abrufs aus dem DATEV-Rechenzentrum, der Nutzung des Programms DATEV-Zahlungsverkehr oder durch kompatible Bankprogramme mit entsprechender DATEV-Schnittstelle.

Das Buchen von Bankbewegungen in DATEV mag zunächst komplex erscheinen, ist aber dank unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung ganz einfach:

• Vorbereitung ist alles: Bevor Sie starten, stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Bankauszüge in einem digitalen Format (z. B. CSV oder XML) verfügbar sind. Idealerweise geschieht dies über den DATEV Kontoauszugsmanager, der Ihre Auszüge automatisch abholt und bereitstellt. Viele Banken bieten alternativ auch einen direkten Export Ihrer Transaktionen in einem DATEV-kompatiblen Format an.
• Buchungsstrecke betreten: Öffnen Sie in Ihrem DATEV-Programm den Bereich, der für Bankbuchungen vorgesehen ist, meist unter einem Reiter wie „Bank“ oder „Kassenbuch“ zu finden.
• Daten übernehmen: Hier können Sie nun Ihre digitalen Kontoauszüge importieren. Das System liest die Transaktionen und bereitet automatisch Buchungsvorschläge vor, basierend auf den vorhandenen Informationen.
• Prüfen und Anpassen: Kontrollieren Sie die automatisierten Einträge. Hier haben Sie die Möglichkeit, Details manuell zu korrigieren, falls spezifische Transaktionen besondere Buchungsdetails erfordern.
• Buchung abschließen: Nach Ihrer Überprüfung und eventuellen Anpassungen bestätigen Sie die Buchungen. Ihre Banktransaktionen sind nun ordnungsgemäß in DATEV verbucht.

Datensicherheit ist heutzutage ein zentrales Anliegen für alle Selbstständigen. Hier bietet RZ-Bankinfo von DATEV einen entscheidenden Vorteil:

Die Sicherheit beginnt bei der vertraglichen Vereinbarung zwischen DATEV und den Service-Rechenzentren der jeweiligen Kreditinstitute. Sie geben die Erlaubnis, dass DATEV Ihre Kontoumsätze abrufen darf, allerdings immer unter strikter Einhaltung der Datensicherheitsprotokolle.

Das hohe Sicherheitsniveau beim Speichern Ihrer Daten im DATEV-Rechenzentrum stellt sicher, dass Ihre sensiblen Finanzdaten nicht für DATEV-Mitarbeitende oder externe Dritte zugänglich sind. Nur Ihre Steuerberatung hat Einsicht in die elektronischen Kontoauszugsdaten, wobei ein direkter Zugriff auf Ihr Bankkonto darüber hinaus natürlich nicht möglich ist.

Der DATEV Kontoauszugsmanager ist ein wertvolles Tool für effizientes Finanzmanagement, kommt jedoch mit Kosten einher. DATEV selbst verlangt für diesen speziellen Service 1,30 Euro pro Bankverbindung und Monat, was sich als Grundgebühr versteht.

Wichtig: Dies ist eine eigenständige Gebühr, die zusätzlich zu den Kosten Ihrer DATEV-Software anfällt.

Allerdings enden hier die Kosten noch nicht. Je nachdem, bei welcher Bank Sie Ihr Konto führen, können zusätzliche Kosten anfallen. So erhebt beispielsweise die Deutsche Bank eine einmalige Einrichtungsgebühr von 70 Euro sowie eine monatliche Gebühr von 20 Euro. Die Sparkasse berechnet monatlich 3,90 Euro, während die Commerzbank für ihre Klassik-Konten eine Gebühr von 10 Euro pro Monat ansetzt.

Unser Tipp: Setzen Sie sich mit Ihrer Bank in Verbindung, um detaillierte Informationen zu erhalten, denn diese Gebühren resultieren aus individuellen Vereinbarungen zwischen Ihnen und Ihrer Bank. So vermeiden Sie unliebsame Überraschungen auf Ihrer nächsten Abrechnung.

Die Anbindung Ihres Geschäftskontos mit Buchhaltungsfunktionen an DATEV bietet Zugang zu einer Reihe von hilfreichen Tools, wie beispielsweise dem oben erwähnten Kontoauszugsmanager. In Ihrem Qonto Geschäftskonto sind ab dem Smart Plan drei Integrationen inkludiert, mit denen Sie Ihre Kontoumsätze und Belege einfach und schnell mit DATEV synchronisieren können: DATEV RZ-Bankinfo, DATEV PIN/TAN und DATEV Belegbilderservice. Hier finden Sie auf einen Blick alle Optionen, Qonto mit DATEV zu verbinden.

Mit DATEV Bankdatenservice via RZ-Bankinfo können Sie Ihre Kontoumsätze automatisiert und sicher via EBICS-Verfahren übermitteln und Zahlungen in Qonto direkt in Ihrer DATEV-Anwendung veranlassen. Ihre Steuerberatung kann über das DATEV-Rechenzentrum auf alle Kontoauszugsinformationen zugreifen – ohne separate Exporte.

Um auch Ihre Belege mit Ihrer DATEV Anwendung zu synchronisieren, steht Ihnen die Integration DATEV-Belegbilderservice-Rechnungswesen zur Verfügung: die Schnittstelle für den Austausch von digitalen Belegen zwischen ausgewählten ERP-Cloud-Lösungen und DATEV Belege online. Durch Verwendung von Belegbilderservice in Verbindung mit dem Kontoauszugsmanager können nicht nur Transaktionen abgerufen werden, sondern auch die dazugehörigen Belege.

Die dritte Option zur sicheren Datenübertragung an DATEV von Ihrem Qonto Geschäftskonto bildet die Integration DATEV Bankdatenservice via PIN/TAN. Damit synchronisieren Sie alle Ihre Transaktionen zwischen Qonto und DATEV Unternehmen online, ganz ohne separate Exporte.

Insgesamt bietet Ihnen DATEV zahlreiche Lösungen, um Ihre vorbereitende Buchhaltung effizient zu gestalten. Durch die verschiedenen Funktionen und die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen wird DATEV auch von Steuerberater:innen sehr geschätzt. Unternehmen mit projektbezogenen Prozessen wie Bau- oder Handwerksbetriebe profitieren besonders von diesen automatisierten Workflows. Wiederkehrende Zahlungen, Abschlagsrechnungen und materialbezogene Ausgaben lassen sich über das angebundene Geschäftskonto verlässlich zuordnen und schneller weiterverarbeiten.