Digitale Rechnungen: Welche Formate gibt es und was sind die Unterschiede?

Die E-Rechnungspflicht, also die Pflicht zum Senden und Empfangen von E-Rechnungen, ist vom Bund beschlossen. Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, digitale Rechnungen empfangen zu können. Spätestens bis 2028 müssen alle Unternehmen zudem in der Lage sein, E-Rechnungen auch zu versenden, um die Voraussetzungen der neuen Regelungen zu erfüllen.

Warum aber gibt es bald mehrere Formate für digitale Rechnungen? Der Grund dafür liegt in den unterschiedlichen Bedürfnissen und Anforderungen von Unternehmen sowie in den gesetzlichen Vorgaben der einzelnen Länder. In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert, die den unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden: ZUGFeRD und XRechnung.

In diesem Artikel schauen wir auf die Unterschiede zwischen den verschiedenen elektronischen Rechnungen. Wir klären die Vorteile von ZUGFeRD und XRechnung und welche Formate in Bezug auf digitale Rechnungen in Zukunft ebenfalls eine Rolle spielen werden.

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Digitale Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die vollständig in einem digitalen Format erstellt, versendet und empfangen werden. Anders als bei einer klassischen Papierrechnung oder einer PDF-Datei handelt es sich bei digitalen Rechnungen oder E-Rechnungen um strukturierte Datenformate.

Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung durch Softwarelösungen, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.

Die Vorteile gegenüber Papierrechnungen liegen auf der Hand: Unternehmen können dadurch Zeit und Kosten sparen, indem Rechnungsprozesse schneller, fehlerfreier und transparenter ablaufen. Außerdem erfüllen digitale Rechnungen die gesetzlichen Anforderungen an Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit.

Um die Unterschiede bei E-Rechnungen zu verstehen, sollten wir uns zunächst den Aufbau von E-Rechnungen genauer ansehen. Dabei unterscheiden wir zwischen strukturierten und unstrukturierten E-Rechnungen.

Unstrukturierte Rechnungen sind Rechnungen als PDF-, JPEG- oder Word-Dateien, die häufig im Anhang einer E-Mail versendet werden. Zwar handelt es sich um digitale Rechnungen, jedoch nicht um E-Rechnungen im eigentlichen Sinne. Der Grund dafür: Diese Formate enthalten keine maschinenlesbaren Daten, sodass sie manuell von Menschen verarbeitet werden müssen. Im Wesentlichen entsprechen sie herkömmlichen Papierrechnungen, die lediglich digital versendet werden.

Strukturierte E-Rechnungen hingegen bestehen ausschließlich aus maschinenlesbaren Daten, die in speziellen Formaten wie XML oder EDI erstellt werden. Diese Daten können direkt von Softwarelösungen verarbeitet werden, ohne dass ein menschliches Eingreifen notwendig ist. Ein Beispiel für ein solches strukturiertes Format ist die XRechnung.

Hybride E-Rechnungen kombinieren strukturierte und unstrukturierte Elemente, sodass sie sowohl von Maschinen als auch von Menschen gelesen werden können. Ein bekanntes Beispiel für ein hybrides Format in Deutschland ist das ZUGFeRD-Format.

Im Folgenden werden wir die Besonderheiten der verschiedenen Formate näher beleuchten.

Die XRechnung ist ein vollständig strukturiertes Datenformat, das speziell für den Austausch mit öffentlichen Verwaltungen in Deutschland entwickelt wurde. Sie basiert auf dem XML-Standard und ist verpflichtend, wenn Rechnungen an Behörden gestellt werden (B2G). Die XRechnung erfüllt strenge Anforderungen an Datensicherheit und Transparenz, was sie besonders geeignet für den Einsatz im öffentlichen Sektor macht.

Ein großer Vorteil der XRechnung ist die automatische Verarbeitung: Da alle Rechnungsinformationen maschinenlesbar sind, können sie ohne manuelle Eingriffe direkt von der Buchhaltungssoftware verarbeitet werden. Dies reduziert Fehler und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess, was sowohl für Unternehmen als auch für Behörden zu Effizienzgewinnen führt.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das PDF und strukturierte XML-Daten kombiniert. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer lesbaren PDF-Datei mit eingebetteten maschinenlesbaren Daten, was die manuelle Prüfung und automatisierte Verarbeitung erleichtert.

Ein großer Vorteil von ZUGFeRD ist seine Anpassungsfähigkeit: Es eignet sich sowohl für den Austausch zwischen Privatunternehmen (B2B) als auch international. Mit verschiedenen Profilen, die von einfachen bis komplexen Rechnungen reichen, können Unternehmen das Format wählen, das ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Dies führt zu einer schnelleren Abwicklung und geringeren Fehlerquoten im Rechnungsprozess, wodurch Zeit und Kosten gespart werden.

Die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie hauptsächlich Rechnungen an öffentliche Verwaltungen stellen oder von diesen erhalten, ist die XRechnung die beste Wahl, da sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllt und eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.

Für Unternehmen im Privatsektor, die eine flexible Lösung suchen, ist ZUGFeRD ideal. Es kombiniert manuelle Prüfungen mit automatisierter Verarbeitung und eignet sich besonders für internationale Geschäfte, da es verschiedene Profile für unterschiedliche Anforderungen bietet.

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Sowohl die XRechnung als auch das ZUGFeRD-Format werden in Deutschland in Zukunft gesetzeskonform sein und stehen im Einklang mit der vom Bund beschlossenen E-Rechnungspflicht.

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und bis 2028 auch versenden zu können. Beide Formate erfüllen die erforderlichen Voraussetzungen und Standards für den digitalen Austausch von Rechnungen und bieten eine rechtskonforme Lösung für Unternehmen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Somit tragen XRechnung und ZUGFeRD entscheidend zur Umsetzung der vom Bund gewünschten Digitalisierung im Rechnungswesen bei.

Um eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen, sind bestimmte technische Voraussetzungen notwendig. Unternehmen benötigen geeignete Softwarelösungen, die in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu generieren und zu verarbeiten. Viele gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten bereits integrierte Funktionen zur Erstellung von E-Rechnungen.

Für die XRechnung muss die Software XML-Daten generieren, die den spezifischen Anforderungen des Formats entsprechen. Bei der ZUGFeRD-Rechnung ist es wichtig, dass sowohl strukturierte Daten im XML-Format als auch ein lesbares PDF-Dokument erstellt werden.

Darüber hinaus sollten Unternehmen eine sichere Kommunikationsinfrastruktur haben, um die E-Rechnungen an ihre Geschäftspartner zu senden und zu empfangen. So sind die grundlegenden technischen Voraussetzungen geschaffen, um E-Rechnungen effizient zu erstellen und zu verwalten.

Neben ZUGFeRD und XRechnung gibt es auch andere E-Rechnungsformate, die in Deutschland zunehmend an Bedeutung gewinnen könnten.

1. EDIFACT: Das Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport (EDIFACT) ist ein international standardisiertes Format für den elektronischen Datenaustausch. Es wird häufig in der Industrie und im Handel eingesetzt und ermöglicht den Austausch von Rechnungen sowie anderen Dokumenten über verschiedene Systeme hinweg.

2. PDF/A: Dieses Format ist eine spezielle Version von PDF, die für die Langzeitarchivierung konzipiert wurde. PDF/A gewährleistet, dass die Rechnungen in einem konsistenten und unveränderbaren Format gespeichert werden, was die gesetzlich geforderte Aufbewahrung von Rechnungen erleichtert.

3. PEPPOL: Das Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) ist ein Netzwerk, das den grenzüberschreitenden Austausch von E-Rechnungen und anderen Dokumenten innerhalb Europas erleichtert. PEPPOL ermöglicht es Unternehmen, ihre Rechnungsprozesse mit internationalen Partnern zu optimieren.

4. Ubl (Universal Business Language): UBL ist ein offener Standard zur Erstellung von Geschäftsdokumenten, einschließlich Rechnungen. Es wird zunehmend in verschiedenen Branchen verwendet, um den elektronischen Austausch von Informationen zu standardisieren und zu erleichtern.

Diese Formate bieten zusätzliche Optionen für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren und optimieren möchten. Mit der fortschreitenden Digitalisierung wird erwartet, dass diese Formate in den kommenden Jahren eine wichtige Rolle im deutschen Rechnungswesen spielen werden.

In Deutschland beginnt die Pflicht zum Empfangen elektronischer Rechnungen am 1. Januar 2025. Ab diesem Datum sind alle Unternehmen gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen von ihren Geschäftspartnern anzunehmen. Diese Maßnahme zielt darauf ab, die Effizienz und Transparenz in der Rechnungsstellung zu erhöhen und den bürokratischen Aufwand zu reduzieren.

Zusätzlich zur Empfangspflicht wird bis spätestens 2028 auch die Verpflichtung eingeführt, elektronische Rechnungen selbst zu versenden. Damit sind Unternehmen angehalten, ihre Rechnungsprozesse umfassend zu digitalisieren und die notwendigen Voraussetzungen zu erfüllen, um sich auf die neuen Anforderungen einzustellen. Diese Regelungen sind Teil der Bemühungen, den digitalen Wandel im deutschen Geschäftsleben voranzutreiben und einen einheitlichen Standard für den Rechnungsverkehr zu schaffen.