E-Rechnungspflicht: Welche Regeln gelten ab wann?

Ein häufiger Irrtum im Zusammenhang mit E-Rechnungen: Elektronische Rechnungen sind für sämtliche Unternehmen im B2B-Bereich ab 2025 verpflichtend. Die entsprechenden umsatzsteuerrechtlichen Regelungen wurden im März 2024 mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen.

Tatsächlich sieht der Gesetzgeber jedoch Übergangsfristen vor. Die allgemeine Pflicht zur E-Rechnung gilt für wirklich alle Unternehmen erst ab 2028.

Doch welche Unternehmen müssen auf E-Rechnungen umstellen, und warum überhaupt? Wir werfen einen genauen Blick auf die relevanten Termine und klären, ab wann die E-Rechnungspflicht für wen gilt.

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Die Pflicht zur E-Rechnung ist im Rahmen verschiedener Maßnahmen von EU und Bund für mehr Digitalisierung, Effizienz und Transparenz bei der Umsatzsteuer entstanden. Zwei dieser Maßnahmen sind hierbei besonders entscheidend: Das Wachstumschancengesetz und die ViDA-Initiative.

Das Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 (BGBl 2024 I Nr. 108) führt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung ein, um die Digitalisierung und Effizienz im Rechnungswesen zu fördern. Diese Maßnahme ist Teil eines größeren Plans, um die Verwaltung und Bearbeitung von Rechnungen zu modernisieren und Unternehmen zu unterstützen.

Die ViDA-Initiative (ViDA steht für VAT in the Digital Age) der EU verfolgt ähnliche Ziele auf europäischer Ebene. Konkret zielt sie darauf ab, ein neues elektronisches Umsatzsteuer-Meldesystem einzurichten. Dieses neue System soll auf den Daten der E-Rechnung basieren. Um das Meldesystem einführen zu können, muss das Wachstumschancengesetz im ersten Schritt also den Weg für die elektronische Verarbeitung der E-Rechnung freimachen.

Wir machen es kurz: Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt ab dem 1. Januar 2025.

Eine gute Nachricht ist jedoch, dass Sie ab 2025 zunächst nur dazu verpflichtet sind, eine E-Rechnung empfangen zu können.  Um Unternehmen genug Zeit zu gewähren, sich auf die elektronische Verarbeitung von Rechnungen vorzubereiten, gibt es Übergangsregeln (§ 27 Abs. 38 UStG n. F. gem. Vermittlungsergebnis v. 21.2.2024, zuvor Abs. 39). Konkret bedeutet das: Papier-Rechnungen oder Rechnungen per PDF sind unter bestimmten Voraussetzungen auch nach dem 1. Januar 2025 noch erlaubt.

• Bis zum 31. Dezember 2026

Bis Ende 2026 können für B2B-Umsätze, die in 2025 und 2026 ausgeführt werden, weiterhin Papierrechnungen verwendet werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Standard der E-Rechnung entsprechen, sind noch erlaubt, solange der Empfänger damit einverstanden ist (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG n. F.).

• Bis zum 31. Dezember 2027

Bis Ende 2027 können für alle Geschäfte des Jahres 2027 noch Papierrechnungen verwendet werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind erlaubt, solange der Empfänger zustimmt. Der Rechnungssteller darf aber nicht mehr als 800.000 EUR Umsatz im Vorjahr gehabt haben.

Unternehmer:innen, deren Umsatz im Vorjahr (also 2026) diese Grenze überschreitet, können Rechnungen auch per elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermitteln. Dies gilt für Geschäfte aus den Jahren 2026 und 2027, selbst wenn die Rechnungen nicht im europäischen Standardformat vorliegen.

• Ab 1. Januar 2028

Ab 2028 gilt die E-Rechnungspflicht, also alle neuen Anforderungen an das Format und die Übermittlung, dann wirklich für alle Unternehmen. Das bedeutet, dass alle Voraussetzungen für das neue Meldesystem für die Umsatzsteuer spätestens ab 2028 gegeben sind.

Fassen wir zusammen:

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen die technischen Voraussetzungen zum Empfangen von E-Rechnungen geschaffen haben.

Übergangsregelungen für die Einführung des E-Invoicings gelten danach wie folgt:

• Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt.
• Im Jahr 2027 sind Papier- und PDF-Rechnungen nur zulässig, wenn der Rechnungssteller im Vorjahr weniger als 800.000 Euro Umsatz hatte.
• In 2026 und 2027 können PDF-Rechnungen genutzt werden, wenn sie im EDI-Verfahren übermittelt werden und der Empfänger zustimmt.
• Ab 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen.

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Die Einführung der E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich steuerbare Leistungen zwischen Unternehmen (B2B-Bereich), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen für B2B-Geschäfte ausstellen. Beide Parteien, also sowohl der Leistende als auch Empfänger, müssen im Inland ansässig sein.

Zur Inlandansässigkeit zählt, dass das Unternehmen seinen Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland hat. Wenn kein Sitz vorhanden ist, genügt auch ein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt in Deutschland. Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland allein, ohne tatsächliche Ansässigkeit, verpflichtet nicht zur elektronischen Rechnungsstellung.

Digitale Rechnungen sind vollständig elektronische Rechnungen, die in einem rein digitalen Format erstellt, versendet und empfangen werden. Im Gegensatz zu klassischen Papierrechnungen oder einfachen PDF-Dateien bestehen digitale Rechnungen aus strukturierten Datenformaten.

Diese Formate ermöglichen es, Rechnungen automatisch durch Softwarelösungen zu verarbeiten, ohne dass manuelle Eingriffe nötig sind.

Die Vorteile gegenüber Papierrechnungen: Unternehmen sparen Zeit und Kosten, da Rechnungsprozesse schneller, fehlerfrei und transparenter ablaufen. Zudem erfüllen digitale Rechnungen die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit.

Ab dem 1. Januar 2025 sind in Deutschland ausschließlich strukturierte E-Rechnungsformate zulässig, die eine maschinelle Verarbeitung ermöglichen. Die verpflichtenden Formate umfassen insbesondere das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und das XRechnung-Format. Beide Formate gewährleisten, dass Rechnungen standardisiert und automatisiert verarbeitet werden können.

Das PDF-Format ist nicht mehr zulässig, da es nicht die erforderliche Struktur für die automatisierte Datenverarbeitung bietet. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen entweder im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellt werden, um den gesetzlichen Anforderungen ab dem 1. Januar 2025 gerecht zu werden.

Ab 1. Januar 2025 sind in Deutschland für E-Rechnungen folgende Formate zulässig:

• XRechnung: Ein standardisiertes Format für die elektronische Rechnungsstellung, das für den öffentlichen Sektor verpflichtend ist.

• ZUGFeRD: Ein Format, das XML-Daten in einer PDF-Datei integriert und für den Austausch von Rechnungen im B2B-Bereich verwendet wird.

Neben ZUGFeRD und XRechnung gibt es auch andere E-Rechnungsformate, die in Deutschland zunehmend an Bedeutung gewinnen könnten.

1. EDIFACT: Das Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport (EDIFACT) ist ein international standardisiertes Format für den elektronischen Datenaustausch. Es wird häufig in der Industrie und im Handel eingesetzt und ermöglicht den Austausch von Rechnungen sowie anderen Dokumenten über verschiedene Systeme hinweg.

2. PDF/A: Dieses Format ist eine spezielle Version von PDF, die für die Langzeitarchivierung konzipiert wurde. PDF/A gewährleistet, dass die Rechnungen in einem konsistenten und unveränderbaren Format gespeichert werden, was die gesetzlich geforderte Aufbewahrung von Rechnungen erleichtert.

3. PEPPOL: Das Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) ist ein Netzwerk, das den grenzüberschreitenden Austausch von E-Rechnungen und anderen Dokumenten innerhalb Europas erleichtert. PEPPOL ermöglicht es Unternehmen, ihre Rechnungsprozesse mit internationalen Partnern zu optimieren.

4. Ubl (Universal Business Language): UBL ist ein offener Standard zur Erstellung von Geschäftsdokumenten, einschließlich Rechnungen. Es wird zunehmend in verschiedenen Branchen verwendet, um den elektronischen Austausch von Informationen zu standardisieren und zu erleichtern.

Diese Formate bieten zusätzliche Optionen für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren und optimieren möchten. Mit der fortschreitenden Digitalisierung wird erwartet, dass diese Formate in den kommenden Jahren eine wichtige Rolle im deutschen Rechnungswesen spielen werden.

Nein, eine Rechnung im PDF-Format, die per E-Mail versendet wird, gilt nicht als E-Rechnung, weil sie nicht den technischen Anforderungen für eine strukturierte, maschinell verarbeitbare Rechnung entspricht. Eine echte E-Rechnung muss in einem speziellen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen, das es ermöglicht, die enthaltenen Daten automatisch auszulesen und weiterzuverarbeiten. 

Ein PDF-Dokument enthält zwar die Rechnungsinformationen, ist aber nicht maschinenlesbar, weshalb es nicht als E-Rechnung anerkannt wird. Im Grunde ist eine PDF-Rechnung also weiterhin eine Papierrechnung, die lediglich als E-Mail versendet wird. 

Um E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen, sind bestimmte technische Voraussetzungen erforderlich. Unternehmen benötigen eine passende Software, die elektronische Rechnungen generieren und verarbeiten kann. Viele gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten bereits integrierte Funktionen zur Erstellung von E-Rechnungen. 

Für die XRechnung müssen XML-Daten erzeugt werden, die den spezifischen Anforderungen des Formats entsprechen, während bei ZUGFeRD zusätzlich ein lesbares PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten erstellt wird.