Belege scannen und digitalisieren: Darauf sollten Sie achten

Sie möchten Ihre Buchhaltung effizienter und sicherer gestalten? Das Scannen und Digitalisieren von Belegen ist dafür der entscheidende Schritt. Digitale Belege sparen Ihnen nicht nur Zeit und Platz, sondern erleichtern auch die Archivierung und den Zugriff – egal ob im Büro oder unterwegs. Damit Sie von allen Vorteilen profitieren und rechtlich auf der sicheren Seite sind, sollten Sie einige zentrale Anforderungen beachten.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Belege korrekt digitalisieren, sicher aufbewahren und was für die Anerkennung durch das Finanzamt wichtig ist.

Ja, gescannte Belege sind grundsätzlich gültig und werden vom Finanzamt anerkannt, sofern sie den Anforderungen der GoBD entsprechen. Sie müssen die Belege unverändert, vollständig und manipulationssicher aufbewahren. Eine nachträgliche Bearbeitung oder das Fehlen von Originaldaten kann zur Ablehnung führen.

Sie dürfen Papierbelege nach dem ordnungsgemäßen Einscannen in der Regel vernichten, wenn die digitale Archivierung korrekt erfolgt. Am wichtigsten ist, dass die digitalen Belege jederzeit lesbar, auffindbar und revisionssicher gespeichert werden.

Das Scannen und Digitalisieren von Belegen ist sinnvoll, weil Sie damit Ihre Buchhaltung effizienter, sicherer und zukunftsfähig gestalten. So profitieren Sie konkret:

• Zeitersparnis: Digitale Belege lassen sich schnell ablegen, durchsuchen und versenden – das spart Ihnen wertvolle Arbeitszeit.

• Platzgewinn: Sie benötigen keine sperrigen Ordner mehr, denn alle Dokumente können platzsparend digital archiviert werden.

• Sicherheit: Durch digitale Sicherungskopien schützen Sie sich vor Verlust oder Beschädigung wichtiger Unterlagen.

• Rechtssicherheit: Elektronisch archivierte Belege erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, wenn sie GoBD-konform gespeichert werden.

• Schneller Zugriff: Sie finden benötigte Belege jederzeit per Suchfunktion – auch von unterwegs oder im Homeoffice.

Am besten digitalisieren Sie Ihre Belege im PDF-Format, da dieses unveränderbar ist, eine hohe Lesbarkeit bietet und sich einfach archivieren lässt. Alternativ sind TIFF- und JPEG-Dateien möglich, insbesondere für grafische Dokumente.

Entscheidend ist, dass das gewählte Format eine unveränderbare, vollständige und gut lesbare Speicherung garantiert. Zudem sollten Sie darauf achten, dass die Belege maschinell auswertbar bleiben, was vor allem mit PDF optimal funktioniert. Damit erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen und stellen sicher, dass Ihre digitalen Belege auch langfristig rechtskonform und praktisch nutzbar sind.

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Um Belege effizient zu digitalisieren, stehen Ihnen heute mehrere praktische Methoden zur Verfügung. Je nach Ausstattung und Bedarf können Sie entweder einen klassischen Scanner nutzen oder einfach Ihr Smartphone verwenden. Beide Wege bieten Vorteile und sind für die meisten Anforderungen geeignet.

Mit einem Scanner digitalisieren Sie Belege besonders hochwertig und zuverlässig.

• Legen Sie die Belege einzeln oder im Stapel in den Scanner ein.

• Wählen Sie am besten das PDF-Format für die Speicherung, da dieses unveränderbar ist und sich leicht archivieren lässt.

Achten Sie darauf, dass die Scan-Auflösung mindestens 300 dpi beträgt, um alle Details klar lesbar zu erfassen.

Kontrollieren Sie nach dem Scan die Bildqualität und speichern Sie die Dateien sicher, zum Beispiel in einem nach Datum oder Belegart sortierten Ordner. Moderne Scanner bieten auch automatische Texterkennung (OCR), sodass Sie Ihre Belege später einfach durchsuchen können.

Mit Ihrem Smartphone können Sie Belege schnell und flexibel digitalisieren – auch unterwegs. Nutzen Sie eine zuverlässige Scan-App wie Adobe Scan oder die Scan-Funktion von Google Drive.

Fotografieren Sie den Beleg möglichst gerade und bei guter Beleuchtung, damit alle Inhalte lesbar bleiben. Die App schneidet das Bild meist automatisch zu und speichert es als PDF oder Bilddatei.

Viele Anwendungen bieten zudem eine Texterkennung (OCR), sodass Sie Belege per Suchfunktion wiederfinden. Achten Sie darauf, die digitalen Belege gleich in einer sicheren Cloud oder im gewünschten Ordner abzulegen, um Ordnung zu bewahren.

Beim Einscannen von Belegen sollten Sie vor allem auf Qualität, Lesbarkeit und Rechtssicherheit achten. Nur so erfüllen Sie die Anforderungen der digitalen Buchhaltung und bewahren alle wichtigen Informationen zuverlässig auf.

• Hohe Auflösung wählen: Scannen Sie Belege mindestens mit 300 dpi, damit alle Details und Texte klar erkennbar bleiben.

• Unveränderbares Format nutzen: Speichern Sie die Scans bevorzugt als PDF, damit die Dokumente nicht nachträglich bearbeitet werden können.

• Lesbarkeit kontrollieren: Prüfen Sie nach dem Scan, ob alle Inhalte vollständig und gut lesbar sind – auch kleine Beträge oder feine Schrift.

• Belege ordentlich ablegen: Legen Sie digitale Belege strukturiert und nachvollziehbar ab, zum Beispiel nach Datum oder Belegart, damit Sie sie jederzeit schnell wiederfinden.

• GoBD-Konformität sicherstellen: Stellen Sie sicher, dass die Speicherung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, insbesondere was Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit betrifft.

Für digitale Belege gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierbelege: Sie müssen diese in der Regel zehn Jahre lang unverändert, vollständig und jederzeit lesbar aufbewahren.

Achten Sie darauf, dass die digitalen Belege GoBD-konform gespeichert werden, also manipulationssicher, nachvollziehbar und jederzeit auffindbar sind. Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie die Daten elektronisch bereitstellen können.

Nur wenn alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind, erkennen die Finanzbehörden Ihre digitalen Belege als ordnungsgemäß an.

Sie können Belege digital ans Finanzamt übermitteln, indem Sie diese im Rahmen der Steuererklärung oder einer Betriebsprüfung als PDF oder im geforderten Dateiformat elektronisch einreichen. Nutzen Sie dazu das ELSTER-Portal, spezielle Buchhaltungssoftware oder übermitteln Sie die digitalen Belege auf Anfrage direkt per E-Mail oder Datenträger.

Achten Sie darauf, dass alle Dokumente vollständig, gut lesbar und GoBD-konform gespeichert sind. So erfüllen Sie die Anforderungen der Finanzverwaltung und ermöglichen eine schnelle, reibungslose Bearbeitung durch das Finanzamt.

Bye bye, Belege-Chaos: Dank des Qonto Online-Firmenkontos mit integriertem digitalen Belegmanagement verwalten Sie alle Nachweise digital und zentral an einem Ort.

Mit unserer Smartphone-App können Sie Ihre Dokumente scannen und fehlende Belege automatisch per E-Mail bei Ihren Mitarbeitenden anfordern lassen, sodass Sie zusätzlich von einem effektiven Ausgabenmanagement im Team profitieren.

Dank der GoBD-konformen Archivierung können Sie Ihre digitalisierten Belege zertifizieren, den passenden Transaktionen zuordnen und filtern. Damit hat die digitale Version Ihrer Rechnungen und Quittungen, die Sie zu Ihren Transaktionen hinzufügen, denselben rechtlichen Wert wie das Original aus Papier. Bei einer Steuerprüfung haben Sie alles griffbereit und können sofort Zugang zu den Informationen gewähren.