Conta empresarial vs. conta bancária pessoal: diferenças e vantagens

Uma conta faz parte do checklist básico de qualquer empresa ou trabalhador independente. É absolutamente comum (e sinal de crescimento) questionar: qual a diferença entre uma conta bancária empresarial e uma conta pessoal? É recomendável usar uma conta bancária pessoal como conta empresarial?

Neste artigo vai ficar a saber tudo o que precisa sobre as diferenças entre estes dois tipos de conta, quando deve abrir uma conta bancária empresarial, quais as vantagens que esta pode oferecer-lhe e o que a lei prevê.

Uma conta bancária empresarial distingue-se da conta pessoal pela sua identificação como conta empresarial junto do banco.

Fora isso, é uma conta clássica, através da qual se podem levantar fundos, monitorizar entradas de dinheiro e realizar transferências, oferecendo funcionalidades muito semelhantes às de uma conta pessoal. Muitas contas empresariais podem também ser geridas online ou através de uma aplicação no smartphone.

No entanto, existe uma diferença nas normas de proteção do consumidor: para a conta à ordem pessoal exige-se maior transparência do que para a conta empresarial.

Além disso, sobre a conta empresarial recai uma obrigação legal de conservação de comprovativos e extratos bancários por 10 anos. Para extratos de contas pessoais, este período é mais reduzido (4 anos é o prazo recomendado).

Deve abrir uma conta empresarial em Portugal assim que constituir a sua empresa, pois a legislação fiscal (nomeadamente o Código do IRC e do IVA) exige a separação clara entre as finanças pessoais e profissionais.

Esta conta é fundamental para emitir faturas, receber pagamentos de clientes, pagar fornecedores e cumprir obrigações fiscais perante a Autoridade Tributária. Além disso, facilita o acesso a crédito empresarial e transmite maior credibilidade junto de parceiros e clientes. Mesmo para pequenos negócios, a conta empresarial é recomendada para evitar problemas legais e fiscais. Consulte sempre um contabilista certificado para garantir o cumprimento das normas em vigor.

No caso de trabalhadores independentes (recibos verdes) ou empresários em nome individual (ENI), não existe uma lei que obrigue explicitamente. A separação de contas é fortemente recomendada por boas práticas de gestão e pela Autoridade Tributária, facilitando a fiscalização e o cumprimento das obrigações fiscais (IRC, IRS, IVA).

O Banco de Portugal e a Autoridade Tributária aconselham a distinção entre contas pessoais e profissionais para evitar mistura de patrimónios e simplificar a contabilidade, mas não existe uma norma legal direta para trabalhadores independentes.

Empresas em Portugal não podem usar uma conta pessoal como conta bancária empresarial; para sociedades (como Lda ou SA), a lei exige uma conta bancária aberta em nome da empresa, conforme o Código das Sociedades Comerciais (art. 262.º e 397.º).

Já para empresários em nome individual e trabalhadores independentes, não existe uma obrigação legal explícita, mas é fortemente recomendado separar as contas para garantir transparência fiscal, facilitar a gestão financeira e evitar complicações em fiscalizações da Autoridade Tributária.

Utilizar uma conta pessoal para fins empresariais pode dificultar o controlo das receitas e despesas, prejudicar a credibilidade junto de clientes e parceiros, e, em casos de inspeção, pode levantar suspeitas de mistura de patrimónios, contrariando recomendações do Banco de Portugal e da Autoridade Tributária. Além disso, algumas instituições bancárias proíbem expressamente o uso de contas pessoais. Por isso, é altamente recomendável separar as contas desde o início, pois uma mudança posterior acarreta mais trabalho administrativo e custos adicionais.

No início da sua atividade por conta própria, as movimentações empresariais costumam ser reduzidas, pelo que poderia gerir tanto as transações pessoais como as profissionais através da sua conta pessoal. No entanto, a utilização comercial de uma conta pessoal como profissional a longo prazo normalmente não é bem vista pelos bancos. As principais vantagens de uma conta empresarial são:

• Contabilidade simplificada graças à separação de contas;
• Declaração de impostos mais rápida e, consequentemente, mais económica
• Possibilidade de deduzir fiscalmente as comissões de manutenção da conta empresarial;
• Funcionalidades adicionais automatizadas para uma gestão de recursos eficiente.

Quanto mais cedo abrir uma conta empresarial, melhor. Assim, as suas despesas pessoais e profissionais ficam claramente separadas desde o início. Este passo irá poupar-lhe tempo e trabalho, tanto a si como ao seu contabilista, aquando da preparação da declaração de impostos.

Mesmo quando a lei permite uma contabilidade mais simples, separar as finanças pessoais das profissionais numa conta empresarial facilita a gestão, reduz erros e torna a declaração de impostos mais clara e segura.

Empresários em nome individual e freelancers em Portugal que faturem até 200.000 € por ano podem optar pelo regime simplificado de tributação, não sendo obrigados a manter contabilidade organizada. Nestes casos, basta registar receitas e despesas, conforme previsto no artigo 86.º do Código do IRS.

Sociedades comerciais, por outro lado, são sempre obrigadas a ter contabilidade organizada, independentemente do volume de negócios (artigo 28.º do Código do IRC). Sempre que possível, consulte um contabilista certificado para garantir o correto e atual cumprimento das obrigações fiscais.

Quem utiliza uma conta bancária empresarial própria para fins profissionais pode deduzir despesas associadas na declaração de impostos. Assim, enquanto empresário(a), ao contrário de um particular, pode recuperar os custos de utilização da sua conta empresarial através da declaração anual de impostos.

Entre os custos dedutíveis encontram-se, nomeadamente:

• Comissões de manutenção da conta;
• Taxas de transação;
• Taxas de levantamento em multibancos;
• Custos relacionados com cartões.

Quaisquer custos específicos podem ser esclarecidos diretamente junto do banco. Para conseguir deduzir todas as despesas sem problemas e na totalidade, deve guardar bem todos os comprovativos. Quem utiliza uma conta empresarial online com software de contabilidade integrado tem este processo muito mais facilitado.

Além de evitar todo o deslocamento e burocracia, atualmente, muitas PME e trabalhadores independentes optam pela conta empresarial digital, pelas inúmeras funcionalidades e uso intuitivo das ferramentas.

Entre as funcionalidades práticas das contas digitais para independentes, como a Qonto, destacam-se:

• Controlo total sobre todas as finanças;

• Notificações imediatas sobre movimentos na conta em tempo real;

• Maior flexibilidade graças à aplicação móvel;

• Possibilidade de emitir cartões para os seus colaboradores;

• Integração com software de contabilidade;

• Apoio digital rápido e eficiente em caso de dúvidas.

Na Qonto, basta apresentar um documento de identificação válido e o seu número de certidão de constituição ou de registo da sua empresa.

Os bancos tradicionais costumam exigir documentação adicional, consoante a forma jurídica da empresa. Normalmente, são pedidos os seguintes documentos para abrir conta empresarial:

• Cartão de cidadão ou passaporte;
• Comprovativo de início de atividade ou número de contribuinte da empresa;
• Comprovativos de rendimento dos últimos meses;
• Contratos bancários;
• Extratos da conta pessoal;
• Para sociedades de capitais: certidão de registo comercial, garantias dos sócios e, no caso de novas empresas, cópias autenticadas da ata de constituição;
• Para sociedades de pessoas: contrato de sociedade.

Se tiver dúvidas sobre quais os documentos necessários para abrir uma conta empresarial no seu caso específico, deve contactar o banco onde pretende abrir a conta ou consultar a respetiva página web.

Em geral, os custos das contas empresariais são semelhantes aos das contas pessoais. Incluem sobretudo comissões de manutenção, juros de descoberto e taxas de transação.

O valor concreto dessas despesas depende principalmente do banco e das respetivas condições. Vale a pena comparar as ofertas de contas pessoais e empresariais de diferentes bancos, o que pode ser feito facilmente através de portais de comparação online.

É verdade que, normalmente, as comissões básicas das contas empresariais são superiores às das contas pessoais, mas isso não significa que tenham de ser obrigatoriamente mais caras. Muitas contas empresariais incluem já no valor mensal um determinado número de transferências e débitos diretos SEPA gratuitos, bem como um ou mais cartões de pagamento.

No caso da Qonto, por exemplo, os cartões Mastercard incluem garantias de seguro abrangentes, dispensando a necessidade de contratar seguros adicionais, por exemplo, para viagens de trabalho.

Para perceber realmente a diferença de custos entre uma conta empresarial e uma pessoal, é importante calcular os custos totais das operações bancárias ao longo do ano.

Alguns bancos oferecem contas empresariais gratuitas, mas tenha atenção que, muitas vezes, determinadas funcionalidades podem ter custos adicionais.

Considere também: uma conta empresarial moderna com contabilidade integrada dá-lhe mais controlo sobre as finanças do seu negócio, agiliza a gestão financeira e facilita uma declaração de impostos sem erros – tudo isto permite-lhe, em última análise, poupar tempo e dinheiro, o que constitui um argumento claro a favor da abertura de uma conta empresarial.

Uma conta empresarial deve cumprir obrigatoriamente os seguintes critérios:

• Segurança e proteção de dados garantidas;
• Atualizações regulares das funcionalidades;
• Apoio ao cliente direto para quaisquer questões;
• Garantia de proteção dos depósitos adequada.

A conta empresarial da Qonto oferece estas vantagens e muitas mais. Com o registo online em menos de 10 minutos, poupa tempo valioso e priorizamos a facilidade de utilização. Com a app, pode controlar receitas e despesas em qualquer momento, a partir de qualquer lugar.