Comment les nouveaux outils de gestion financière simplifient le processus d’audit

Tout comme les experts-comptables, les commissaires aux comptes voient, depuis quelques années, leur métier se transformer au rythme des innovations digitales et de l’apparition de nouveaux outils. Comme le rappelle Maxence Rossignol, expert-comptable/commissaire aux comptes au sein du cabinet Audixia « la profession a une obligation de moyen et non de résultats ». 

En d’autres termes et tel qu’on peut le lire sur le site de la CNCC, le commissaire aux comptes n’a pas « à vérifier toutes les opérations, ni à rechercher systématiquement toutes les erreurs et irrégularités que les comptes pourraient contenir ». Son objectif étant « d'obtenir l'assurance raisonnable qu'aucune anomalie significative » n’y figure. 

Pour autant, « les choses ont un peu changé avec l’émergence des nouveaux outils informatiques » note Maxence Rossignol. Et d’ajouter : « jusqu’à un passé récent, les commissaires aux comptes réalisaient manuellement des échantillonnages représentatifs d’une partie de population statistique. Aujourd’hui, il est possible, grâce à des logiciels dédiés, de faire du « full testing » portant sur l’ensemble de cette même population ». 

Encore faut-il pour cela pouvoir extraire des données exploitables, fiables et adaptées aux exigences de transparence et de traçabilité des auditeurs. Car selon Luc Gautron, expert-comptable chez HLP Audit, « il est important de pouvoir disposer d’une donnée qualifiée à la source ».

Aujourd’hui, bon nombre d’entreprises, principalement parmi les TPE/PME, émettent des factures papier ou en format PDF non sécurisés par courrier, mail simple ou les éditent dans un espace de partage de fichiers. Elles sont donc concernées par la réglementation de la piste d’audit fiable (PAF). 

Selon les termes de l’administration fiscale, il s’agit d’une « démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle. »

Or, la multiplication des outils verticaux (un pour les notes de frais, un autre pour les factures fournisseurs, les factures de ventes, la récupération des écritures de banque, etc.) peut parfois compliquer l’exercice. 

Ainsi, comme le souligne Alexis Renard, CEO de Regate by Qonto, « l’existence d’un portail « unique » permettant de gérer sur une même interface et dans une même logique de fonctionnement représente un pré requis essentiel ». 

Mais pas seulement. Alexis Gryner expert-comptable/commissaire aux comptes chez AGK, estime que « pour fiabiliser la piste d’audit, il faut pouvoir se reposer sur un outil capable de retracer des actions horodatées pour permettre de déterminer qui a fait quoi ». 

D’où l’importance de l’existence dans l’outil d’un workflow de validation correctement paramétré et doté d’un niveau de granularité susceptible de répondre aux exigences relatives aux procédures de contrôle interne. Notamment concernant la séparation des tâches. 

« Habituellement, le commissaire aux comptes réalise des interviews pour s’assurer que le processus d’approbation des tâches est en ligne avec la réglementation. En cela, le workflow nous permet de vérifier cette séparation des fonctions au sein de l’entreprise » insiste Alexis Gryner.  

La facilité d’accès aux pièces comptables et leur traçabilité constituent également deux critères clés pour les auditeurs. 

« Lorsque chaque opération comptable est attachée à une facture et à l’écriture comptable correspondante, le gain de temps réalisé sur la justification des transactions lors des écritures d’inventaire, est substantiel. En outre, l’automatisation de ce type de processus présente l’avantage de diminuer le risque d’erreur humaine ou de fraude » conclut Maxence Rossignol. 

Qu’il s’agisse d’algorithme d’analyse de données ou de solutions permettant de récolter des informations comptables complètes et fiables, nul doute que les outils continueront d’occuper une place prépondérante dans le quotidien des commissaires aux comptes. 

Car il y a fort à parier que les entreprises auront de plus en plus tendance à faire de la digitalisation du processus d’audit un critère de choix décisif lors de leurs futurs appels d’offres.