Collaboration freelances - entreprises : les bonnes pratiques

+1 million : c’est l’évolution du nombre de travailleurs indépendants en France en 10 ans selon Statista. En 2021, ils étaient plus de 3,2 millions à mettre leurs compétences au service des entreprises et des particuliers. Et la tendance devrait se poursuivre : en 2030, une étude de Freelance.com estime qu’il y aurait 1,54 million de freelances, dans les métiers de prestations intellectuelles uniquement. 

Cet essor du travail indépendant change la donne dans les relations de travail. Travailler en freelance pour une entreprise et collaborer avec un(e) freelance ne s’improvisent pas. Comment s’assurer que la mission se déroule bien d'un côté comme de l’autre ? Pour répondre à cette question, nous avons sollicité l’avis de freelances et d’entreprises directement concernés :

• Marine Aubonnet, formatrice et mentor de freelances, La Cohorte,
• Clément Carrier, ancien freelance, co-fondateur et CEO, Aria,
• Clara Casamatta, people operations specialist, Qonto,
• Cécile Haupt, lead commercial counsel, Qonto,
• Louise Racine, co-fondatrice, collectif de freelances Lookoom.

Que vous soyez une entreprise ou un(e) indépendant(e), découvrez dans cet article les bonnes pratiques pour une collaboration réussie entre les entreprises et les freelances, à chaque étape d’une mission. Bonne lecture.

Il ne doit pas exister de lien de subordination entre le freelance et l’entreprise. C’est ce qui distingue un contrat de travail salarié d’un contrat de prestation de services. Si ce lien de subordination est présent dans le contrat ou dans les faits, que les conditions de travail sont semblables à celles d’un(e) salarié(e), il s’agit de salariat déguisé, et cela peut avoir des conséquences juridiques importantes.

Pour qu’une collaboration se passe bien, la phase qui précède le début de la mission est clé. Elle permet à l’entreprise et au travailleur indépendant de vérifier l’intérêt mutuel pour la collaboration et de définir le cadre précis de la mission. C’est incontournable de ne pas la bâcler.

C’est d’abord le donneur d’ordre - l’entreprise - qui doit définir clairement son besoin, et donc se poser ces questions :

• Quelle est la demande précise pour le travailleur indépendant ?
• Quels sont les objectifs de la mission ?
• Qu’est-ce qui fera de cette collaboration un succès ?

Une fois les attentes fixées, l’entreprise peut rédiger un brief qui reprend ces éléments, avant de faire appel au freelance. Suite au premier échange avec le prospect, c’est au tour du freelance de se poser les bonnes questions, et d’évaluer la mission selon ses critères. Parmi ceux-ci :

• Le freelance a-t-il les compétences pour réaliser la mission ? De la même façon que l’entreprise doit faire preuve de transparence, le freelance doit être réaliste sur ses compétences pour ne pas créer de déception.Pour une collaboration réussie, le freelance doit avoir bien travaillé son positionnement, son offre, pour énoncer clairement à son interlocuteur ce qu’il fait et que ce dernier puisse identifier rapidement s’il est la bonne personne. - Louise Racine

• Le contenu de la mission est-il intéressant ? Si le travailleur indépendant n’est pas motivé par la mission, il va s’essouffler au cours de la collaboration.Il faut que la collaboration soit enrichissante, stimulante. Que ça nous emmène sur des sujets où on apprend, où on aborde des thématiques différentes. - Marine Aubonnet

• Le budget est-il en ligne avec les attentes du freelance ? De la même façon, si le budget ne correspond pas au taux journalier moyen (TJM) du freelance, cela crée de la frustration. Il y a une responsabilité des deux côtés. Le freelance doit estimer le plus précisément possible le temps qu’il va passer sur la mission pour être à l’aise avec son tarif. Mais l’entreprise doit aussi être responsable en ne tirant pas trop les prix vers le bas. Ce n’est pas miser sur le long terme, et c’est prendre des risques sur la qualité du rendu ou de la relation. - Marine Aubonnet

• Le freelance a-t-il la disponibilité pour cette mission ? L’organisation est clé pour gérer son activité freelance. Il faut savoir gérer son emploi du temps afin de ne pas se retrouver surchargé(e). Utiliser de bons outils aide, comme un outil de suivi du temps, un logiciel de gestion de projets et un compte bancaire professionnel.  Les freelances ont plusieurs clients en parallèle. Gérer la partie contractuelle et comptable de manière rigoureuse est importante pour qu’ils sachent où ils en sont dans leur mission et leur facturation. Que ce soit avec Notion ou Google Sheets, peu importe, tant que c’est géré de manière carrée. Cela permet de mieux évaluer sa disponibilité pour s’engager sur de nouvelles missions. - Cécile Haupt

Dans cette phase de préparation, il ne faut pas hésiter à poser toutes les questions que l’on peut avoir, d’un côté comme de l’autre. C’est ce qui permettra à l’entreprise et au travailleur indépendant d’être alignés et de partir sur de bonnes bases.

C’est pourquoi, encore une fois, le temps est une donnée clé.

Si les deux parties prenantes se sont mises d’accord sur la collaboration, il faut ensuite formaliser le cadre de la mission. Cette étape se conclut habituellement par un contrat de prestation de services entre l’entreprise et l’indépendant(e), ou, a minima, un devis signé qui reprend l’intégralité des éléments. Il est au freelance ce que le contrat de travail est au salarié.

Quel que soit le statut juridique du freelance - micro-entreprise, entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), société par actions unipersonnelle (SASU) ou portage salarial - avoir un contrat de collaboration est clé. Ne croyez pas qu’il s’agit uniquement d’un contrat pour protéger l’entreprise. Il protège également le freelance et cadre la mission. Il fixe les attentes et obligations des deux parties à l’écrit. Si la mission évolue en dehors de ce cadre, il est possible de s’y référer pour corriger le tir.

Un focus rapide sur une question que Cécile reçoit souvent : pourquoi demander une assurance professionnelle au freelance ?

On prend le temps d’expliquer pourquoi avoir une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) est important. C’est une assurance pour son activité, cela peut lui éviter de se retrouver en difficultés financières. Bien sûr, il est très rare d’en avoir besoin, comme pour toutes les autres assurances. Mais, au moins, le freelance est protégé. - Cécile Haupt

Dernier point avant le lancement de la mission : qui est l’interlocuteur de référence au sein de l’entreprise pour le freelance ? Avoir un référent identifié assure la fluidité des échanges et des validations pour la suite de la mission.

Les collaborations qui se déroulent le mieux sont aussi celles pour lesquelles l’entreprise voit le freelance comme un partenaire, et non un prestataire.

Cette posture permet d’avoir une collaboration équilibrée, sereine pour les deux parties. Marine reconnaît qu’elle peut être difficile à prendre quand on débute, mais que cela permet de ne pas être un(e) simple exécutant(e).

Une fois cette première phase claire, l’entreprise et le freelance peuvent commencer à travailler ensemble de façon effective. Comment s’assurer que la collaboration se déroule bien ? Cela tient beaucoup à la communication entre l’entreprise et l’indépendant(e).

Tout comme on prépare l’arrivée d’un(e) salarié(e) dans l’entreprise, il faut préparer celle d’un(e) freelance. Même s’il est externe, il a besoin d’un certain nombre d’accès et d’informations pour entamer sa mission sereinement. Il faut notamment penser :

• Aux accès aux outils informatiques (création d’adresse mail si nécessaire, accès aux fichiers partagés, etc),
• Aux informations et au contexte utiles à la réalisation de la mission,
• À l’ajout du freelance aux réunions pertinentes de l’équipe,
• À la présentation du freelance aux collaborateurs avec lesquels il est amené à interagir.

Le degré d’intégration du freelance dans l’entreprise dépend bien sûr de chaque contexte. Certaines entreprises mettent à disposition leurs bureaux pour les freelances qui le souhaitent, d’autres les invitent aux événements d’équipe, etc.

Pendant la mission, faire des points réguliers entre l’entreprise et l’indépendant(e) permet de s’assurer de l’alignement par rapport au brief initial et de mesurer l’avancement du projet. Le mieux est de les planifier à intervalles réguliers, quitte à ne se parler que 5 minutes. Cela évite d’arriver à la fin du projet et de constater que le livrable n’est pas en phase avec les attentes.

Ces conversations, pas toujours agréables, sont importantes à avoir entre le freelance et son client. Les premières fois sont dures, mais mieux vaut ne pas le garder pour soi.

En lien avec le point précédent, la clé d’une bonne collaboration entre un(e) indépendant(e) et une entreprise est le respect mutuel. Cela veut dire à la fois respecter ses engagement, d’un côté comme de l’autre, respecter les délais, mais aussi le temps de l’autre.

Une fois les derniers livrables rendus, il est temps de clôturer officiellement la collaboration - ou la reconduire, en fonction des situations.

Il est toujours intéressant pour les deux parties de prendre le temps de débriefer de la collaboration. Comment s’est-elle déroulée ? Qu’est-ce qui aurait pu être amélioré ? Cela permet à l’entreprise et au freelance d’anticiper pour de prochaines missions.

Les modalités de paiement varient en fonction des entreprises et des freelances. Acomptes, paiements intermédiaires, délais de paiement… Tout cela est à inscrire dans le contrat. Une fois la mission terminée, charge à l’entreprise de tenir ses engagements et de payer le solde selon les conditions prévues.

Comme nous n’avons pas abordé le point sur les acomptes et les paiements intermédiaires auparavant, voilà ce qu’en disent Clément et Marine :

• Les acomptes Une fois le devis signé, demander un acompte, au moins partiel, permet de sécuriser le freelance et de montrer que l’entreprise est honnête. Être payés rapidement est un besoin clé pour les freelances. - Clément Carrier
• Les paiements intermédiaires Échelonner les paiements dans la durée permet de ne pas se retrouver à travailler plusieurs mois sans être payé(e) du tout. Cela motive et rassure aussi. - Marine Aubonnet

Il n’est pas rare qu’une entreprise fasse appel au même freelance pour un nouveau projet en fonction de ses besoins. C’est pourquoi entretenir sa relation avec les indépendants qui ont collaboré avec l’entreprise est intéressant.

C’est assez courant qu’une entreprise recrute un(e) freelance avec lequel elle a collaboré par le passé. Pour l’indépendant(e), c’est parfois le choix de la sécurité, d’une évolution professionnelle, ou l’envie de retrouver un collectif.

Une situation qu’a également rencontrée Clément :

Avec l’essor du freelancing, les collaborations entre les indépendants et les entreprises se multiplient. Que vous soyez une entreprise ou un(e) freelance, vous avez désormais toutes les clés en main pour que votre prochaine collaboration se passe bien.

Vous êtes indépendant(e) et vous cherchez un outil pour gérer sereinement votre activité de freelance ? Pensez à Qonto, le compte pro pour les micro-entreprises.