Nos tuyaux pour maîtriser vos frais de chantier

En tant que chef(fe) d’entreprise dans le domaine du BTP, vous réalisez de nombreuses dépenses professionnelles au quotidien. Or, la gestion de ces frais peut être un véritable casse-tête. Vous êtes amené à jongler entre différents chantiers, parfois très coûteux. Et il est parfois difficile d’estimer précisément le budget d’un projet de construction.

D’une part, de nombreuses dépenses sont à prendre en compte : l’achat de matériaux, de fournitures, d’outils, du gros matériel… sans oublier le coût de la main-d'œuvre.

D’autre part, les chantiers comprennent une part d’aléa importante. Il n’est pas rare que des imprévus viennent bouleverser le bon déroulement des travaux. Résultat, la durée du projet s’allonge et les dépenses s’accumulent.

Heureusement, il existe des outils et de bonnes pratiques pour maîtriser ses frais de chantier. Nous faisons le point dans cet article.

Le premier réflexe à avoir, avant de se lancer dans un nouveau projet de construction, est de calculer les coûts de chantier et d’élaborer un budget prévisionnel.

Cet exercice n’est pas simple dans le secteur de la construction, car les aléas sont fréquents.

Il existe néanmoins de bonnes pratiques pour les anticiper au mieux.

L’objectif ici est de calculer ce que l’on appelle le coût de revient pour l’entreprise. Autrement dit, le montant des dépenses qu’elle doit engager pour exécuter l’ouvrage.

Le coût de revient sert de base pour établir votre prix de vente et établir un devis juste et précis pour le client. Il se calcule de la manière suivante :

Coût de revient = déboursés secs + frais de chantier + frais généraux.

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Les déboursés secs (DS), ce sont toutes les dépenses indispensables à la réalisation d’un ouvrage. On parle aussi de coût direct.

Ils incluent :

- le prix de la main-d’œuvre ;

- l’achat des fournitures, des matériaux et si besoin la location du matériel.

Prenons un exemple pour bien comprendre comment se calcule les déboursés secs (DS).

Imaginons un artisan couvreur, chargé de rénover la toiture d’une maison.

- Son tarif horaire est de 40 € de l’heure et ce travail lui prend environ deux journées, soit 16 heures.

- La surface de la toiture à rénover est de 100 m². Pour mener à bien sa mission, il doit remplacer les tuiles cassées. Le prix d’achat des tuiles est de 50 € par m².

- À l’achat des tuiles s’ajoutent d’autres frais d’outillages que le couvreur estime à 1 000 €.

(16 × 40) + (100 × 50) + 1000

640 + 5000 + 1000 = 6640 €.

Le montant des déboursés secs, pour cette prestation, est de 6 640 €.

Le calcul des déboursés secs n’est pas très difficile pour les petits ouvrages. En revanche, les choses se complexifient pour les prestations plus importantes. En effet, il y aura plus d’éléments à prendre en compte. Pour anticiper les frais, vous pouvez avoir recours à certaines bibliothèques de prix comme Batichiffrage ou Batiprix. Ces outils de chiffrage des travaux analysent les prix des fournitures chez différents fournisseurs de votre secteur et vous aideront à estimer vos déboursés secs.

Les frais de chantier (FC) incluent tous les coûts indirects effectués sur un chantier. Ces dépenses sont communes aux différents ouvrages. On parle de frais d’intérêt commun.

En effet, sur un chantier, il n’est pas rare que plusieurs entreprises soient amenées à intervenir. Elles vont devoir réaliser des dépenses communes, nécessaires à chacun, pour la bonne avancée des opérations. Ce sont par exemple :

- les frais de gardiennage ;

- l’installation du chantier ;

- le coût de l’énergie (eau, électricité…) ;

- le coût de la grue.

Ces frais sont répartis sur un compte spécifique : le compte du prorata. Ils seront ensuite pris en charge par chaque intervenant au prorata de sa durée d’intervention sur le chantier.

Les frais généraux concernent toutes les dépenses liées à l’entreprise, mais qui ne sont pas directement affectées au chantier en lui-même.

Dans le secteur du bâtiment, ce sont notamment :

- le loyer et les charges locatives ;

- la rémunération des employés administratifs ;

- les frais de déplacement ;

- les charges sociales et fiscales ;

- le coût des assurances professionnelles ;

- les logiciels informatiques ;

- les abonnements téléphone et Internet ;

- les vêtements de travail, etc.

Ces dépenses sont nombreuses et doivent aussi entrer dans le calcul du coût de revient, sous la forme d’un coefficient.

Calculer le coût d’un chantier est un exercice complexe. De nombreux aléas peuvent survenir lors d’un projet de construction et il n’est pas rare que le budget soit largement dépassé. Mais si le dépassement est trop important, c’est le bon déroulement des opérations qui est en péril.

Pour anticiper les aléas, il est intéressant d’observer et d’analyser vos chantiers passés sur une période de 6 mois ou d’un an par exemple.

- Quel était le budget initialement prévu ? A-t-il respecté ?

- Y a-t-il eu des dépenses imprévues ? Pour quelles raisons ?

- Était-il possible de les anticiper ?

- À quelle hauteur ces dépenses supplémentaires ont-elles pesé sur le budget initial ?

En vous posant ces questions, vous allez probablement repérer des schémas, des problématiques qui se répètent d’un chantier à l’autre, souvent à l’origine de dépenses imprévues. Vous avez une meilleure visibilité sur les différents postes de dépenses et vous identifiez celles qui auraient pu être évitées.

Sur un chantier, de nombreux intervenants sont amenés à effectuer des achats : le conducteur de travaux, le chef de chantier, les managers, les encadrants, les ouvriers… Or, plus il y a de personnes impliquées dans la gestion des dépenses, plus les risques de dépassement de budget sont importants.

Pour éviter les abus et maîtriser ses frais de chantier en équipe, il est indispensable de mettre en place une politique de dépenses claire, exhaustive et compréhensible.

Dans le secteur de la construction, ceci implique notamment de :

- donner une définition claire pour chaque achat (faire une liste des dépenses nécessaires et désigner les personnes responsables de ces achats) ;

- établir une liste des magasins ou des fournisseurs à privilégier ;

- définir un plafond pour chaque type de dépenses ;

- répertorier les achats ou les notes de frais qui ne sont pas acceptées ;

- imposer un délai pour fournir les justificatifs et rappeler les informations obligatoires à fournir selon le type de dépenses.

Pour être efficace, cette politique des dépenses doit être diffusée à l’ensemble des salariés de l’entreprise. Chacun doit avoir le même niveau d’information.

Il n’est pas rare qu’une entreprise soit amenée à travailler sur plusieurs chantiers en même temps.

Dans ce cas, il est nécessaire d’établir un budget prévisionnel par projet afin d’avoir une meilleure visibilité sur les dépenses (et les éventuels dépassements).

Vous êtes client(e) Qonto ? Vous pouvez créer des sous-comptes afin de répartir vos budgets en fonction de vos différents projets. Chaque sous-compte dispose d’un IBAN dédié. De cette manière, vous gagnez en organisation et pouvez suivre les dépenses de plus près.

Dans le secteur de la construction, certains dirigeants préfèrent gérer l’ensemble des dépenses eux-mêmes. Mais cette organisation n’est pas toujours optimale et peut générer des frictions. Le ou la chef(fe) d’entreprise qui se charge de réaliser tous les achats nécessaires (et sur un chantier, il peut y en avoir beaucoup) doit se déplacer sur le terrain, à chaque nouveau besoin. Résultat, il dépense beaucoup d’énergie sur des tâches de gestion chronophage à faible valeur ajoutée alors qu’il pourrait se concentrer sur d’autres missions. 

Alors, à quel moment confier une carte de paiement à un responsable de chantier ? Tout est une question de confiance et de responsabilité.

Aujourd’hui, il existe des solutions pour déléguer la gestion des dépenses en toute sérénité.

Chez Qonto, nous proposons des cartes de paiement Mastercard 100 % paramétrables. Concrètement, le ou la dirigeante peut :

- fixer un plafond de dépenses par jour, par mois ou par transaction ;

- limiter l’utilisation de la carte à certaines plages horaires ou à certains jours de la semaine ;

- restreindre les paiements en ligne et à l’étranger ;

- bloquer ou débloquer une carte à tout moment.

Et ce n’est pas tout : la carte est reliée à l’application Qonto pour un suivi des dépenses en temps réel. Avec les cartes Qonto, vous donnez de l’autonomie à vos équipes sur le terrain, tout en gardant le contrôle.

Les outils digitaux sont très utiles pour vous aider à maîtriser vos frais de chantier. Pour vous donner une vue d’ensemble des avantages apportés par la digitalisation, prenons un exemple concret et comparons deux entreprises :

L’entreprise A assure son suivi financier sans outil de gestion adapté :

- Les factures sont vérifiées et transmises par papier.

- Le service comptable saisit manuellement les factures.

- Le suivi financier (dépenses réalisées, règlement client), réalisé par le contrôleur de gestion et la direction, se fait le plus souvent sur Excel.

La saisie (et la vérification) manuelle ou à l’oral des documents peut être une source d’erreur. Les outils utilisés sont basiques, engendrant des saisies répétées. De plus, ces logiciels n’offrent pas de fonctionnalités véritablement collaboratives.

Pour gagner du temps, et éviter de voir in fine sa marge pénalisée par les erreurs de traitement ou les malversations, l’entreprise B s’est tournée vers les solutions digitalisées comme Qonto. Voici les points sur lesquels la gestion des finances est améliorée :

- Les factures sont dématérialisées (pas de risque de dégradation ou falsification, vérification plus sûre et plus rapide).

- Les outils digitaux permettent une intégration avec les solutions utilisées dans les autres services. La comptabilité recevra ainsi instantanément les documents traités sur le chantier.

- Le suivi financier est réalisé en direct par le contrôleur de gestion et/ou la direction (les dépenses peuvent être catégorisées sur un tableau de bord : responsable d’achats, fournisseurs, etc).

Gestion du temps, gestion des effectifs et gestion des dépenses. Voilà les trois piliers centraux dans un chantier. Adopter de nouvelles méthodes et utiliser des solutions digitales s’établit dans la durée. Une chose est sûre, les entreprises qui prennent ce virage ne reviennent pas en arrière. En effet, elles peuvent en mesurer leur efficacité et leur rentabilité au centime près et au jour le jour.

Vous êtes un professionnel du BTP et souhaitez ouvrir un compte pro pour votre entreprise ? Découvrez Qonto, la solution de gestion financière qui vous aide à maîtriser vos dépenses de chantier.