Comptabilité d'une association : les règles à connaître

Les associations doivent tenir une comptabilité même si la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association ne le mentionne pas. Les obligations comptables à respecter dépendent de leur taille, de leur statut juridique, des financements perçus et de leur activité. Découvrez les règles en matière de comptabilité pour une association.

Les associations loi 1901 et les associations soumises au Code civil local doivent tenir une comptabilité. Celle-ci peut prendre la forme d’une comptabilité de trésorerie ou d’une comptabilité d’engagement selon leurs obligations.

Par ailleurs, certaines associations doivent respecter le nouveau plan comptable des associations et fondations. Dans ce cas, elles ont l’obligation de l’adopter pour la tenue et la présentation de leur comptabilité.

Les statuts d’une association peuvent contenir des clauses spécifiques sur les règles à suivre concernant la comptabilité de l’association.

L’Urssaf et l’administration fiscale peuvent contrôler la comptabilité des associations. De plus, leurs adhérents peuvent demander à avoir accès aux comptes de l’association.

Zoom sur les obligations comptables des associations devant respecter le plan comptable associatif et des associations ne relevant pas du plan comptable.

Afin de faciliter la gestion et la comptabilité de votre association, Qonto vous propose un compte bancaire pour votre association. Il permet :

• d’optimiser la collecte des dons et des adhésions grâce à la mise en place de virements instantanés et d’un terminal bancaire mobile ;
• d’encaisser les chèques de l’association en saisissant les informations en ligne ;
• garder le contrôle sur les finances de votre association avec un suivi en temps réel des opérations.

Les associations qui doivent établir des comptes annuels sont tenues de suivre le règlement n° 99-01 du 16 février 1999 du Comité de la réglementation comptable relatif aux modalités d’établissement des comptes annuels des associations. Il s’agit :

• Des associations bénéficiant de subventions publiques annuelles ou de donations pour une somme supérieure à 153 000 euros ;
• Des associations percevant une aide publique supérieure à 23 000 euros et soumises à la fourniture d’un compte rendu financier normalisé selon l’arrêté du 11 octobre 2006 ;
• Des associations ayant une activité économique et qui dépassent deux des trois seuils suivants :
  • un chiffre d’affaires annuel hors taxes de 3 100 000 euros ;
  • un total de bilan de 1 550 000 euros ;
  • 50 salariés.
• associations exerçant une activité commerciale et imposée ;
• associations financées par des collectivités territoriales pour plus de 50 % de leur budget ou pour un montant supérieur à 75 000 euros ;
• associations reconnues d’utilité publique ;
• organismes paritaires collecteurs agréés chargés de réunir des fonds pour la formation professionnelle ;
• associations qui sollicitent un agrément ;
• associations qui ont pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté ;
• associations gérant un ou plusieurs établissements du secteur sanitaire et social ;
• associations d’intérêt général recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais ;
• groupements associatifs faisant appel à la générosité publique ;
• associations politiques et de financement électoral ;
• associations qui émettent des valeurs mobilières ;
• associations et fédérations sportives.

Ces associations ont l’obligation :

• d’avoir une comptabilité conforme au plan comptable général associatif ;
• de présenter des comptes annuels : un bilan, un compte de résultat et une annexe ;
• de tenir des documents comptables complets et détaillés.

Le plan comptable des associations est dérivé du plan comptable général (PCG). Celui de 1999 a été remplacé. Depuis le 1er janvier 2020, c’est le nouveau plan comptable issu du règlement n°2018-06 du 5 décembre 2018 relatif aux comptes annuels des personnes morales de droit privé à but non lucratif qui s’applique. Il comprend huit classes :

2. Comptes d’immobilisations ;

3. Comptes de stocks et en-cours ;

4. Comptes de tiers ;

5. Comptes financiers ;

6. Comptes de charges ;

7. Comptes de produits ;

8. Comptes spéciaux.

Par ailleurs, les associations qui collectent des dons et legs sous forme d’appel à la générosité du public d’un montant supérieur à 153 000 euros doivent établir un compte d’emploi annuel des ressources collectées.

Ce seuil s’apprécie au titre de l’exercice ouvert et au cours de l’un des deux exercices précédents. Le compte d’emploi est divisé en cinq rubriques :

• les ressources par origine ;
• les emplois par destination ;
• les ressources reportées liées à la générosité du public hors fonds dédiés ;
• les contributions volontaires en nature ;
• les fonds dédiés liés à la générosité du public.

La plupart des associations n’ont pas à établir des comptes annuels. C’est notamment le cas pour les petites associations culturelles.

Votre association peut alors se limiter à tenir une comptabilité de trésorerie, c’est-à-dire à enregistrer chronologiquement ses dépenses et ses recettes.

La création d’une association implique la tenue d’une comptabilité. Celle-ci peut prendre la forme d’une comptabilité de trésorerie ou d’une comptabilité d’engagement.

De plus, chaque association a l’obligation d’établir des documents comptables annuels, notamment un livre journal retraçant leurs encaissements et décaissements.

C'est généralement le trésorier qui est chargé de la comptabilité de l'association.

La comptabilité de trésorerie (ou comptabilité en partie simple) consiste à enregistrer les recettes et les dépenses de l’association afin de suivre chronologiquement les encaissements et les décaissements. Seules les opérations ayant généré un flux financier sont comptabilisées.

À l’inverse, la comptabilité d’engagement est plus complète.

Lorsque votre association doit publier ses comptes annuels, elle doit avoir une comptabilité d’engagement.

Elle consiste à comptabiliser les recettes acquises et les dettes engagées (par exemple les factures émises et les factures reçues). Puis, un deuxième enregistrement comptable a lieu lors du paiement ou de l’encaissement.

Les associations qui ne sont pas tenues d’établir des comptes annuels peuvent se contenter d’avoir un livre journal de leurs dépenses et de leurs recettes en fonction des débits et des crédits sur leur compte bancaire. Elles devront tout de même remplir un état de synthèse annuel à la fin de l’exercice.

En revanche, de nombreux documents comptables sont à préparer si votre association est soumise à l’obligation d’établissement des comptes annuels. À savoir :

• un livre journal enregistrant chronologiquement les recettes et les dépenses de l’association ;
• un grand livre reprenant toutes les opérations du livre journal en les classant conformément au plan comptable des associations ;
• un éventuel livre d’inventaire récapitulant les actifs et les passifs de l’association et centralisant les comptes annuels.

Par ailleurs, les comptes annuels comprennent :

• un bilan décrivant la situation patrimoniale de l’association à la fin de l’exercice ;
• le compte de résultat détaillant ses produits et ses charges afin de dégager l’excédent ou le déficit annuel de l’association ;
• l’annexe comportant des informations complémentaires à celles du bilan et du compte de résultat.

La tenue d’une comptabilité a de nombreux avantages pour une association. Il est recommandé d’opter pour une comptabilité complète, même si ce n’est pas obligatoire pour votre association.

Premièrement, avoir une comptabilité transparente et à jour permet de rendre des comptes, notamment à vos adhérents. Ceux-ci ont un droit d’accès à la comptabilité de l’association.

D’ailleurs, c’est l’assemblée générale des adhérents qui approuve les comptes dans les six mois suivants la clôture de l'exercice et la gestion annuelle.

De plus, elle vote aussi le budget prévisionnel de l’exercice à venir.

La comptabilité de l’association intéresse également ses partenaires pour obtenir des financements.

Deuxièmement, la comptabilité vous donne la possibilité de suivre la gestion de l’association afin d’assurer sa pérennité.

Troisièmement, l’analyse de la comptabilité de votre association vous permet de comparer une année à l’autre et de la mettre en perspective avec les autres associations. Ainsi, vous pourrez évaluer la progression de votre association et des actions menées.

Quatrièmement, les autorités administratives peuvent vous demander vos comptes lors d’un contrôle.

Certaines associations ont l’obligation légale de faire contrôler leurs comptes par un commissaire aux comptes (CAC). Celui-ci peut certifier les comptes, émettre des réserves ou refuser de certifier les comptes, notamment en présence de faits délictueux.

Les associations devant nommer un commissaire aux comptes sont :

• les associations ayant une activité économique et qui dépassent deux des trois seuils suivants :
  • 3,1 millions d’euros de chiffre d’affaires annuel hors taxes ;
  • 1,55 million de total bilan ;
  • 50 salariés.
• les associations émettant des obligations ;
• les associations habilitées à faire des prêts pour la création, le développement et la reprise de petites entreprises ou pour la réalisation de projets d’insertion ;
• les associations ayant des ressources financières dépassant 200 000 euros et qui rémunèrent un ou plusieurs dirigeants ;
• les associations qui collectent des fonds pour la participation des employeurs à l’effort de construction ;
• les associations percevant une subvention publique d’un montant total annuel supérieur à 153 000 euros ou des dons d’un même montant ouvrant droit à une réduction d’impôt pour les donateurs ;
• les associations agréées de surveillance de la qualité de l’air (AASQA) ;
• les associations souscriptrice ou gérant d’un fonds de solidarité retraite populaire (PERP) ;
• les associations professionnelles nationales de militaires dont les ressources sont supérieures à 230 000 euros.

Le seuil de 153 000 euros s’apprécie séparément pour les subventions publiques et pour les dons.

Si votre association entre dans une de ces catégories, elle doit publier ses comptes annuels avec le rapport du commissaire aux comptes sur le site de la Direction de l’information légale et administrative.

Qonto a mis son savoir-faire au service des associations en leur créant un compte pro dédié, essayez-le gratuitement pendant 30 jours.