Los costos y gastos de una empresa de servicios

A veces no es sencillo dar con la manera de determinar los costes que ha tenido una empresa a la hora de ofrecer sus servicios. La contabilidad de aquellos comercios que no venden productos o artículos tangibles pero sí un servicio profesional no siempre es tarea fácil. Para fijar los precios y las tarifas de forma segura hay que conocer muy bien qué gastos tiene el negocio, por lo que el día a día financiero de los autónomos o las pequeñas y medianas empresas exige detenerse a analizar en qué se invierten los recursos.

Cuando un negocio se dedica a la venta de bienes o materias, el cálculo de su costo de producción parte del precio que las materias primas tuvieran en origen. El precio final por el que el cliente va a poder a acceder al artículo, pues, se corresponde con el beneficio que el empresario haya querido añadir a sus propios costes de obra, producción, comercialización y distribución. Esta es una fórmula que muchos negocios no pueden aplicar porque, en lugar de ofrecer un producto, lo que venden es un servicio.

En estos casos, los profesionales deben tener en cuenta que, aunque su actividad empresarial no sea material y no parta de la compra de unos bienes para transformarlos en otros, el ofrecimiento del servicio en sí también lleva aparejados determinados costes. Este puede ser el caso de los costes de capacitación para poder desempeñar el servicio, pero también los de desplazamiento, dietas, publicidad, materiales que su desarrollo precisen o muchos otros de naturaleza indirecta. Creer que el ofrecimiento de un servicio es gratuito para quien lo presta es un error que los empresarios no pueden permitirse, por lo que a continuación dejamos algunas consideraciones que hay que tener en cuenta para poder fijar el precio de partida de los servicios que se prestan.

Los costes de una empresa pueden ser de tipo directo o indirecto, además de fijos o variables. En la teoría general resulta bastante sencillo distinguirlos entre sí, pero en la práctica no siempre es fácil saber cómo repercutir todos los gastos en el precio final del servicio. Las facturas expedidas al cliente final, en todo caso, deben tener en cuenta todos y cada de los costes en que ha incurrido la empresa de inicio a fin.

Es el desembolso que afronta la empresa como consecuencia directa de la prestación del servicio. Por ejemplo, el transporte, las dietas, la mano de obra o la adquisición de materias primas para el desempeño del mismo serían costes directos emanados de la propia prestación del servicio.

Por otra parte, los costes indirectos son los que tienen que asumir las empresas para poder funcionar con independencia de que su volumen de actividad sea mayor o menor. El alquiler del local, el coste de los suministros, el pago de los impuestos a la administración, lo invertido en publicidad e incluso el tiempo que exige el mantenimiento de una web comercial o un blog de comentario constituyen un gasto que puede y debe reflejarse en el precio final del servicio.

Dado que aquí no todas las pymes pueden permitirse externalizar sus cotizados servicios de gestión contable y financiera, es importante que los autónomos y fundadores de pequeñas y medianas empresas estén al mando de su propia política de finanzas, es decir, que en todo momento tengan bajo control sus resultados financieros. Así, es imprescindible que un empresario conozca su volumen de ingresos y de ventas, pero también el de costes y gastos en recursos humanos, materiales utilizados y demás.

Realmente existen varias maneras de calcular los costes que ha tenido la empresa, pero todas ellas conducen al mismo resultado. Una vez considerados los costes de naturaleza indirecta que ha tenido el negocio, el empresario cuenta con dos opciones distintas a mano: o bien los detrae del volumen total de beneficios para conocer el ingreso neto que realmente ha obtenido con la actividad comercial, o bien los detrae de forma prorrateada en cada una de las facturas expedidas. Más importante que el método empleado para el cálculo del balance final es no descuidar la existencia de estas primas a la hora de cerrar ejercicios.

Es evidente que lo mejor para llevar un negocio es estar en contacto con el trabajo o servicio que ofrece la empresa, pero también con su personal. Ocuparse directamente de los asuntos financieros permite ver si los balances económicos satisfacen tus expectativas empresariales o si alguna de esas partidas te está costando más de lo que debería. Es fundamental que cuentes con toda la información presupuestaria para poder prorratear los costes indirectos entre tus distintos clientes y, de ser posible, para minimizar los costes e incrementar los beneficios.