¿Cuáles son las cuentas de gastos en contabilidad?

Para dirigir un negocio es esencial controlar sus gastos actuales. Si antes de leer este artículo sobre las cuentas de gastos en contabilidad quieres saber mas sobre la gestión de tu empresa, puedes leer nuestro artículo sobre el control de gastos.

Los gastos se pueden clasificar atendiendo diversas particularidades:

• Gastos fijos o variables: Los gastos fijos son aquellos que, independientemente de los resultados de la compañía, mantienen los mismos valores cada mes. Un ejemplo de este tipo sería el alquiler de un local. Los gastos variables, en cambio, son aquellos que dependen del volumen de la actividad. Por ejemplo, a mayor producción, mayor será el gasto de materia prima.
• Gastos con flujo o sin flujo: Los gastos con flujo se refieren a aquellos pagos que realiza la compañía desembolsando sus propios fondos. El segundo tipo hace referencia a aquellos gastos que no requieren un desembolso de la compañía, como los gastos de provisión.
• Gastos directos o indirectos: Los gastos directos se refieren a los asumidos directamente por la compañía, como el pago a proveedores, mientras que los indirectos son aquellos que se relacionan con la producción o la comercialización.
• Gastos a corto o largo plazo: Los gastos a corto plazo están asociados con la liquidez de la organización, es decir, la capacidad de un bien para ser convertido en dinero efectivo. Los gastos a largo plazo, por su parte, tienen que ver con la solvencia. La solvencia está asociada a las cuentas contables ya que surge de la diferencia entre los activos y los pasivos, es decir, del dinero que ingresa y del que se pierde.

Cada uno de estos gastos se informará en la cuenta de gastos correspondiente para poder elaborar el plan general de contabilidad.

Una cuenta de gastos contables registra cada una de las operaciones de una compañía. Las cuentas de gastos se dividen en cuatro tipos:

• Cuentas de activos: Contabiliza el patrimonio de una compañía, es decir, sus bienes y derechos. Aquí pertenece, por ejemplo, el dinero disponible en las cuentas bancarias.
• Cuentas de pasivos: Contabilizan las deudas y obligaciones de la compañía. Por ejemplo, el sueldo a pagar a los empleados.
• Cuentas de patrimonio neto: Contabilizan los aportes realizados por los socios, como por ejemplo el capital social.
• Cuentas de administración: Contabilizan los ingresos y gastos de la compañía. Las cuentas bancarias sirven como una herramienta para llevar un seguimiento del dinero que entra y sale de la organización. Esta herramienta será de gran utilidad para elaborar informes con resultados precisos.

Las cuentas están divididas en siete grupos y cada una tiene un número y un nombre que las identifica. Elaborar el plan general contable requiere tener conocimiento de todas las cuentas de la organización y la información que pertenece a cada una de ellas. A modo de ejemplo, presentaremos un tipo de cuenta con sus respectivos gastos.

Un gasto importante en la contabilidad de cualquier organización es el que se refiere a los gastos de representación. Este tipo de gastos incluye cualquier evento que realice la compañía, es decir, los destinados a representar o promover la empresa. Los gastos de representación es un tipo de gasto operativo y, por lo tanto, pertenece a un gasto indirecto. La cuenta contable gastos de representación formar parte de la cuenta de administración por tratarse de un gasto de la compañía.

Los informes de gestión que utilizan las compañías son los siguientes:

• Informe financiero: El informe financiero está destinado a presentar el capital de la organización y es precisamente el que permitirá establecer el plan contable. En él se vuelca la información pertinente a ingresos y pérdidas con el fin de establecer un plan de acción en caso de que las ganancias no sean las esperadas. Tener una visión financiera de la organización será la clave para que sus operaciones sean exitosas.
• Informe de satisfacción: Este informe se utiliza para medir el grado de satisfacción del cliente o de los empleados de una compañía. Si está orientado al cliente, incluirá información sobre su complacencia con el producto o servicio y algún apartado sobre si volvería a elegir a la compañía. En el caso del informe de los empleados, apuntará a valorar el grado de compromiso de cada uno de ellos y contendrá opiniones sobre el entorno laboral. El primero servirá para establecer planes de acción de mejoras en cuanto a los productos y servicios, mientras que el objetivo del segundo será proporcionar un mejor entorno laboral.
• Informe analítico: El informe analítico busca solucionar un problema analizando datos sobre el procedimiento que falla en la organización y presenta distintas maneras para mejorarlo.

El informe financiero es una herramienta útil para evaluar de qué manera actúa la administración. Pueden beneficiarse de él, no solo los gerentes y ejecutivos, sino también accionistas, inversionistas y el público en general. La información contenida en él será determinante en la toma de decisiones de cualquiera de los involucrados.

El análisis del informe financiero tiene como objetivo determinar cuáles son los puntos fuertes y débiles de una organización. Con él, los gerentes y ejecutivos podrán trabajar para reforzar o mejorar los puntos analizados, según sea el caso. En cuanto a los inversionistas y accionistas, son útiles para conocer la situación de una compañía y tomar decisiones en base a números tangibles que aseguran que la inversión sea segura. Por estas razones, es de vital importancia que la confección del informe se realice estudiando los datos más relevantes con precisión, abordándolos a medida que suceden para poder idear las posibles soluciones que remedien de la mejor forma las debilidades de la organización. La principal ventaja de contar con un análisis extensivo de la situación actual financiera de una compañía es que permite corregir a tiempo cualquier falla que podría poner en riesgo sus operaciones y anticipar posibles problemas mejorando la toma de decisiones en el momento oportuno.

Las compras y las ventas de una compañía generan un déficit o ganancias. La clave para no perder de vista el equilibrio entre ambos es realizar un seguimiento a través de informes que reflejen los movimientos de la organización. Las cuentas bancarias son una buena manera de controlar las operaciones realizadas.

Los extractos bancarios proporcionarán un listado con todos los movimientos realizados en la cuenta bancaria. Utilizando la información allí detallada será muy sencillo confeccionar un informe que refleje las actividades financieras ya que se presentará la siguiente información:

• Fecha de emisión del extracto. No se informarán operaciones posteriores a esa fecha.
• Saldo inicial. Este coincide con el saldo final del extracto del mes anterior. A partir del saldo inicial se calculará el saldo final de este extracto teniendo en cuenta los movimientos realizados durante el mes.
• El concepto de la operación. Figurará una breve descripción del tipo de movimiento que presenta el extracto.
• La fecha de la operación. Cada uno de los movimientos presentará la fecha en la que se realizó la operación.
• El importe. La salida de dinero tendrá un signo negativo e impactará disminuyendo el saldo inicial. Por su parte, la entrada de dinero figurará como saldo positivo que se sumará en el saldo total.
• Saldo final: La suma o la resta de cada uno de los movimientos, según corresponda, generarán un monto total final que será la cantidad de dinero de la que se dispone en la cuenta.

En cuanto a la importancia de las cuentas bancarias, las mismas presentan varias ventajas. Por un lado, a través de la cuenta se puede obtener acceso a distintos productos crediticios, como préstamos, créditos o hipotecas. Por otro, funcionan como medios de depósito y extracción, en los que será muy sencillo acceder al dinero a través de cajeros automáticos o por ventanilla. Asimismo, permiten tener acceso a los medios que permiten abonar gastos profesionalmente, como cheques, tarjetas de débito, tarjetas de crédito y transferencias bancarias. En este sentido, las tranferencias bancarias son más seguras que los cheques ya que aseguran contar con los fondos suficientes para realizar las operaciones.

La cuenta bancaria representa uno de los recursos de mayor valor para la administración financiera ya que permite controlar las transacciones. De hecho, las conciliaciones bancarias, que igualan los saldos bancarios con los libros de una compañía, permiten revisar y controlar los registros para asegurarse de que no haya discrepancias entre uno y otro.