Eine GmbH online gründen: Ablauf, Kosten und Tipps

Seit dem 1. August 2022 lässt sich eine GmbH vollständig online gründen – per Videokonferenz mit dem Notar oder der Notarin über die Bundesnotarkammer, ohne Termin vor Ort. Möglich macht das die Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG). 

Dieser Ratgeber zeigt den kompletten Ablauf, die anfallenden Kosten und die Voraussetzungen: von der eID-Identifizierung über das Stammkapital von 25.000 € bis zur Eintragung ins Handelsregister. Wichtig vorab: Online funktioniert nur die Bargründung – für GmbH und UG (haftungsbeschränkt). Das Stammkapital zahlen Sie dabei auf ein Geschäftskonto der Gesellschaft ein. 

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Die Gründung einer GmbH ist eine wichtige Entscheidung für Unternehmer:innen. Diese Rechtsform bietet Vorteile wie Haftungsbeschränkung, Glaubwürdigkeit und Möglichkeiten zur Kapitalbeschaffung.

Die wichtigsten Gründe sind:

• Die GmbH-Haftung beschränkt sich in der Regel auf das im Unternehmen investierte Kapital der Gesellschafter:innen und schützt deren Privatvermögen vor den Schulden des Unternehmens.

• Die Bezeichnung „GmbH” verleiht dem Unternehmen eine gewisse Glaubwürdigkeit und Vertrauen, was sich positiv auf das Geschäft auswirken kann.

• Es ist auch möglich, eine GmbH zu kaufen. Dies kann den Gründungsprozess beschleunigen und Unternehmen in die Lage versetzen, Marktchancen zu nutzen.

• Die GmbH eignet sich besonders für mittlere und größere Unternehmen, die eine klare Organisationsstruktur und ein höheres Stammkapital benötigen.

• Je nach Geschäftstätigkeit und Einkommenssituation der Gesellschafter:innen kann die GmbH-Struktur steuerliche Vorteile bieten, insbesondere bei der Gewinnausschüttung und der Besteuerung.

Seit dem 1. August 2022 ist es in Deutschland möglich, eine GmbH oder UG online zu gründen. Möglich wurde dies durch die Digitalisierungsrichtlinie.

Die meisten Schritte zur Gründung einer GmbH können online durchgeführt werden, einschließlich der Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und der damit verbundenen Gesellschafterbeschlüsse.

Eine persönliche Vorsprache bei dem Notar oder der Notarin ist jedoch erforderlich, wenn es sich um Maßnahmen handelt, die nicht unmittelbar mit der Gründung zusammenhängen, sondern z.B. Kapitalmaßnahmen oder Umwandlungsvorgänge betreffen.

Der Handelsregistereintrag kann hingegen unabhängig vom Inhalt des Gesellschaftsvertrags online notariell beglaubigt werden.

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Mit digitaler Unterstützung der Bundesnotarkammer ist die Online-Gründung einer GmbH heute deutlich einfacher. Nach der Terminvereinbarung mit dem Notar oder der Notarin und der Nutzung einer speziellen Notar-App auf den Smartphones der Gründer:innen werden die benötigten Dokumente vorbereitet.

Anschließend findet die eigentliche Beurkundung in einer Videokonferenz statt, die über das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer abgehalten wird.

Der Prozess ist in die folgenden Schritte unterteilt:

1. Die Gründung beginnt mit der Registrierung im Onlineportal der Bundesnotarkammer oder über die dazugehörige App. In der App können direkt erforderliche Dokumente hochgeladen werden.
2. Während einer Videokonferenz erfolgt eine zweistufige Identifizierung der Beteiligten durch den Notar oder die Notarin. Die Beteiligten müssen sich zunächst mit einem elektronischen Identitätsnachweis (eID) identifizieren.
3. Nach der Identifizierung wird die notarielle Urkunde verlesen, wobei der Text den Beteiligten angezeigt wird.
4. Die Urkunde wird elektronisch von allen Beteiligten mittels qualifizierter elektronischer Signatur unterzeichnet.
5. Der Notar oder die Notarin reicht die elektronische Urkunde beim Handelsregister ein. Sobald der Eintrag erfolgt ist, werden die Beteiligten durch eine Push-Mitteilung in der Notar-App informiert.

Die Online-Gründung einer GmbH wurde durch die Digitalisierung der notariellen Verfahren ermöglicht, so dass ein persönlicher Besuch vor Ort nicht mehr zwingend erforderlich ist.

Voraussetzungen für die Online-Gründung sind:

• ein GmbH-Mindestkapital von 25.000 €,
• die Beibehaltung der Versicherungspflicht für Geschäftsführer:innen sowie
• die Möglichkeit der Verwendung eines Musterprotokolls für eine schnellere und kostengünstigere Gründung.

Darüber hinaus gelten weiterhin die üblichen Kapitalerhaltungs- und Organisationsvorschriften, die Registrierung auf dem Portal der Bundesnotarkammer sowie technische Voraussetzungen wie eine stabile Internetverbindung.

• Die Online-Gründung ermöglicht nur sogenannte Bargründungen. Das bedeutet, dass das erforderliche Stammkapital für die GmbH oder UG in bar oder durch Überweisung auf ein Geschäftskonto der Gesellschaft eingezahlt werden muss.

• Nur Kaufleute und bereits bestehende Kapitalgesellschaften können online gründen.

• Kapitalerhöhungen oder andere Kapitalmaßnahmen außerhalb des Gründungsvorgangs sind im Online-Verfahren nicht möglich.

Mit diesen Beschränkungen wird gewährleistet, dass nur geeignete Unternehmen die GmbHs und UGs online gründen, und zwar unter Beachtung der geltenden gesetzlichen Vorschriften.

Sachgründungen und komplexe Kapitalmaßnahmen erfordern weiterhin die Anwesenheit eines Notars oder einer Notarin, um die Compliance und die Rechtssicherheit zu gewährleisten.

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Wenn Sie eine GmbH gründen und die Kosten kalkulieren möchten, können Sie folgende Gebühren und Auslagen berücksichtigen:

• Beurkundungsgebühr
• Entwurf der Handelsregisteranmeldung
• Elektronischer Vollzug
• Betreuungsgebühr
• Vollzugsgebühr der Gesellschafterliste

Zusätzlich zu diesen Hauptgebühren können weitere Kosten anfallen:

• Dokumentenpauschale: Diese variiert je nach Umfang der erstellten Dokumente.
• Post- und Telekommunikationsgebühr: Es fallen Gebühren für den Versand von Urkunden und die Kommunikation mit den relevanten Behörden an.
• Auslagen für Registereinsicht: Kosten im Zusammenhang mit der Einsichtnahme in das Handelsregister sind zu berücksichtigen.

Da die Höhe der Kosten variieren kann, ist es ratsam, sich vorab beim zuständigen Notar oder der zuständigen Notarin nach den Kosten für die Online-Gründung einer GmbH zu erkundigen.

Bereits zum 1. August 2023 wurde das bestehende Angebot um die Möglichkeit erweitert, einstimmige Gesellschafterbeschlüsse einschließlich Satzungsänderungen und Kapitalmaßnahmen bei GmbHs online zu beurkunden.

Anmeldungen zum Vereinsregister können bereits elektronisch eingereicht werden. Damit ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung getan.

Die Möglichkeit, ein Unternehmen online zu gründen, ist in Deutschland auf zwei Gesellschaftsformen beschränkt:

• GmbH
• UG (haftungsbeschränkt)

Dies gilt allerdings nur für Bargründungen, d.h. die Gesellschafter:innen müssen das Kapital in Form von Geld aufbringen.

Für Gründungen, bei denen Sacheinlagen oder eine Kombination aus Geld- und Sacheinlagen eingebracht werden (gemischte Bar- und Sachgründungen), steht das Online-Gründungsverfahren nicht zur Verfügung.

Alle anderen Rechtsformen wie Personengesellschaften oder Aktiengesellschaften können nicht online gegründet werden. Stattdessen können sie möglicherweise ein Online-Verfahren für den Handelsregistereintrag nutzen. Der eigentliche Gründungsprozess erfordert jedoch herkömmliche Schritte und Formalitäten.