10 Hauptgründe für Prokrastination - und 15 Lösungen

Prokrastination – das leidige Aufschieben von Aufgaben – kennt wohl jede Person. Ob es nun darum geht, die Buchhaltung zu machen oder ein wichtiges Projekt abzuschließen - oftmals findet sich doch plötzlich eine andere Tätigkeit, die dringender erscheint. Das Resultat: Aufgaben türmen sich auf und verursachen Stress.

Was viele nicht wissen: Prokrastination ist mehr als nur Faulheit; es ist oft eine Bewältigungsstrategie, um unangenehme Gefühle wie Angst vor Versagen oder Überforderung zu vermeiden. Doch warum schieben wir Aufgaben auf, obwohl wir wissen, dass uns das langfristig schaden kann? 

Prokrastination entsteht durch eine Vielzahl von Faktoren, die oft miteinander verknüpft sind. Hier sind einige der Hauptgründe, warum wir prokrastinieren:

1. Angst vor Versagen: Viele Menschen schieben Aufgaben auf, weil sie Angst haben, nicht gut genug zu sein. Diese Angst kann so überwältigend sein, dass die Betroffenen lieber gar nicht erst anfangen, als das Risiko einzugehen, zu scheitern.

2. Kurzfristige Belohnung: Unser Gehirn ist darauf programmiert, kurzfristige Belohnungen höher zu bewerten als langfristige Ziele. Das Putzen des Schreibtisches oder das Update im Social-Media-Feed bietet sofortige Befriedigung und lenkt von der unangenehmen Aufgabe ab, die noch erledigt werden muss. Die negativen Konsequenzen des Aufschiebens werden hingegen erst später spürbar.

3. Hohe Ansprüche und unrealistische Ziele: Menschen, die prokrastinieren, neigen dazu, sich Ziele zu setzen, die schwer erreichbar oder übermäßig ambitioniert sind. Wer sich also selbst zu hohe Ziele setzt, läuft Gefahr, von der schieren Größe der Aufgabe überwältigt zu werden. Diese unrealistischen Erwartungen können lähmend wirken und dazu führen, dass man den ersten Schritt erst gar nicht wagt.

4. Ablenkungen: In unserer digitalisierten Welt sind wir ständig von Nachrichten, E-Mails und Social Media umgeben. Diese ständigen Unterbrechungen machen es schwer, sich zu konzentrieren und eine Aufgabe zu Ende zu bringen. Die Selbstorganisation wird zur Herausforderung, wenn man sich immer wieder von neuen Informationen ablenken lässt.

5. Perfektionismus: Der Anspruch, eine Aufgabe perfekt zu erledigen, kann lähmend wirken. Perfektionisten warten oft auf den „perfekten“ Moment oder die idealen Bedingungen, die jedoch selten eintreten, was zu chronischem Aufschieben führt.

6. Mangelnde Dringlichkeit: Wenn eine Aufgabe nicht unmittelbar dringend erscheint, fällt es leicht, sie aufzuschieben. Dieses Verhalten wird oft durch das Fehlen äußerer Deadlines oder den fehlenden Druck von Vorgesetzten oder Kund:innen verstärkt. Zudem tun sich Prokrastinierende schwer damit, wichtige Aufgaben von weniger wichtigen zu unterscheiden. Das führt dazu, dass sie ihre Energie auf unwichtigere Tätigkeiten verwenden und die wirklich dringenden Aufgaben vernachlässigen.

7. Negative Selbstaussagen: Menschen, die an sich selbst zweifeln und sich negative Dinge einreden, neigen eher dazu, Aufgaben zu vermeiden. Diese negativen Gedanken können nämlich den Antrieb und die Motivation untergraben.

8. Komplexität und Unklarheit: Wenn Aufgaben zu komplex oder die Anforderungen unklar sind, führt dies häufig zu Überforderung und Aufschieben. Ohne klare Struktur oder eine eindeutige Aufgabenstellung neigen wir nämlich dazu, diese Tätigkeiten aufzuschieben, weil uns einfach die Orientierung fehlt.

9. Psychische Störungen: Bedingungen wie ADHS, Angststörungen oder Depressionen können ebenfalls Prokrastination begünstigen. In solchen Fällen ist das Aufschieben oft ein Symptom der zugrunde liegenden Störung und sollte daher entsprechend behandelt werden.

10. Defizite im Zeitmanagement: Auch Schwierigkeiten im Umgang mit der eigenen Zeit sind ein zentrales Merkmal von Prokrastination. Betroffene haben oft keinen detaillierten Plan, wie sie ihre Aufgaben angehen sollen, was dazu führt, dass sie sich überfordert fühlen und die Arbeit immer wieder verschieben. Anstatt die verfügbare Zeit sinnvoll zu nutzen, lassen sich Betroffene leicht ablenken und verlieren den Überblick über ihre Prioritäten.

Prokrastination zu überwinden, erfordert nicht nur Willenskraft, sondern auch gezielte Strategien und Techniken. Hier sind 10 bewährte Methoden, um Prokrastination zu bekämpfen:

Sofort anfangen: Überwinden Sie die anfängliche Hürde, indem Sie sofort loslegen und nicht erst in fünf Minuten. Die sogenannte 72-Stunden-Regel besagt sogar, dass man Vorhaben innerhalb von 72 Stunden beginnen muss, sonst sinkt die Chance, jemals den ersten Schritt zu machen, auf ein Prozent. Gehen Sie also Ihre Aufgaben direkt an!

Unangenehmes zuerst erledigen: Erledigen Sie die unangenehmsten Aufgaben gleich zu Beginn des Tages. Wenn diese erst einmal erledigt sind, fällt der Rest des Tages viel leichter. So vermeiden Sie, dass diese Aufgaben den ganzen Tag über im Hinterkopf lauern und Stress verursachen.

Ablenkungen vermeiden: Um Ablenkungen zu minimieren, sollten Sie Ihr Umfeld so gestalten, dass Sie ungestört arbeiten können. Räumen Sie potenzielle Ablenkungen, wie z.B. das Smartphone, aus Ihrem Sichtfeld und schalten Sie sie stumm. Tools wie Website- und App-Blocker können Ihnen zudem helfen, fokussiert zu bleiben, indem sie den Zugriff auf ablenkende Websites und Apps während Ihrer Arbeitszeit einschränken.

Aufräumen: Ein aufgeräumter Arbeitsplatz fördert die Produktivität. Entfernen Sie daher alle unnötigen Gegenstände von Ihrem Schreibtisch und sorgen Sie für eine ordentliche Umgebung, in der Sie sich gut konzentrieren können. 

Ziele setzen: Klare und realistische Ziele sind entscheidend, um Prokrastination zu vermeiden. Nutzen Sie To-Do-Listen, um Ihre Aufgaben in überschaubare Schritte zu unterteilen. Tagesziele sind besonders hilfreich, da sie Ihnen helfen, den Fortschritt sichtbar zu machen und ein Erfolgserlebnis zu erzielen. Je genauer und präziser Sie dabei Ihre Aufgaben und Ziele formulieren, desto wahrscheinlicher ist die Umsetzung. Anstatt also „Morgen an dem Projekt arbeiten“ zu planen, setzen Sie sich konkrete Ziele wie „Morgen um 14 Uhr eine Stunde für das Projekt arbeiten“.

Machen Sie sich außerdem klar, wie Ihre Arbeit zu den Zielen Ihres Teams und Unternehmens beiträgt. Wenn Sie den Sinn und den Wert Ihrer Aufgaben erkennen, arbeiten Sie motivierter und schieben weniger auf.

Realistische Zeitplanung: Planen Sie genügend Zeit für Ihre Aufgaben ein und überschätzen Sie nicht, wie schnell etwas erledigt werden kann. Sie können zudem Zeitmanagement-Methoden wie z.B. die Pomodoro-Technik, Time Blocking oder die 2-Minuten-Regel nutzen, um Ihre Produktivität zu steigern.

Außerdem helfen klare Fristen, die Versuchung zur Prokrastination zu minimieren. Setzen Sie für jede Aufgabe also eine realistische Deadline und planen Sie entsprechend, um sicherzustellen, dass Sie rechtzeitig fertig werden.

Jede Aufgabe erfassen: Notieren Sie wirklich jede Aufgabe, um den Überblick zu behalten und sich nicht überfordert zu fühlen. Verwenden Sie To-Do-Listen-Apps, um Ihre Aufgaben zu organisieren, zu priorisieren und den Fortschritt zu verfolgen.

Prioritäten klären: Setzen Sie klare Prioritäten! Wenn Sie wissen, welche Aufgaben am wichtigsten sind, können Sie Ihre Zeit und Energie besser einteilen. Dazu können Sie Methoden wie beispielsweise die Eisenhower-Matrix verwenden, um dringende und wichtige Aufgaben von unwichtigen zu unterscheiden.

Hochphasen nutzen: Arbeiten Sie zu den Zeiten, in denen Sie am produktivsten sind. Lernen Sie Ihre eigenen Hochphasen kennen und nutzen Sie diese gezielt für anspruchsvolle Aufgaben. Passen Sie Ihren Arbeitsplan entsprechend an, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Routine schaffen: Eine feste Routine kann Wunder wirken. Versuchen Sie, bestimmte Aufgaben immer zur gleichen Zeit zu erledigen, um eine Gewohnheit zu entwickeln, die Ihnen hilft, produktiver zu sein. Legen Sie außerdem feste Start- und Endzeiten für Ihren Arbeitstag fest und schaffen Sie regelmäßige Arbeitsabläufe.

Ort wechseln: Manchmal hilft ein Wechsel des Arbeitsortes, um produktiver zu sein. Wenn Sie zu Hause Schwierigkeiten haben, sich zu konzentrieren, probieren Sie es im Office oder einer Bibliothek. Ein solcher Ortswechsel kann Ihnen helfen, Ablenkungen zu vermeiden und sich besser auf Ihre Aufgaben zu fokussieren.

 Positiver innerer Dialog: Achten Sie auf Ihre Gedanken und formulieren Sie Ihre Aufgaben und Ziele immer positiv. Ein positiver innerer Dialog kann Ihre Handlungen und Gefühle positiv beeinflussen und dadurch Ihre Motivation steigern.

Perfektionismus bekämpfen: Perfektionismus kann zu Prokrastination führen. Konzentrieren Sie sich also auf die Auswirkungen Ihrer Arbeit, anstatt darauf, alles perfekt machen zu wollen. Definieren Sie klar, wann eine Aufgabe „erledigt“ ist, und halten Sie sich auch daran.

Achten Sie außerdem auf eine gesunde Work-Life-Balance. Ausreichend Schlaf, gesunde Ernährung und regelmäßige Bewegung sind entscheidend, um mental und körperlich fit zu bleiben. Wenn Sie sich gut fühlen, fällt es Ihnen leichter, motiviert und produktiv zu bleiben.

Professionelle Hilfe in Anspruch nehmen: Wenn Sie trotz aller Bemühungen weiterhin Probleme mit Prokrastination haben, zögern Sie nicht, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Eine Psychotherapie kann helfen, tieferliegende Probleme zu identifizieren und effektive Bewältigungsstrategien zu entwickeln.

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Prokrastination – oder auch Aufschieberitis genannt – ist das Phänomen, wichtige Aufgaben immer wieder zu verschieben. Der Begriff stammt aus dem Lateinischen „procrastinare“, was so viel wie „auf Morgen verschieben“ bedeutet. 

Anstatt sich um eine Aufgabe zu kümmern, werden Ersatztätigkeiten bevorzugt, die oft weniger dringlich und meist auch weniger wichtig sind. Vielleicht erkennen Sie sich selbst darin wieder: Stellen Sie sich vor, Sie müssen dringend eine Rechnung schreiben, aber anstatt dies zu tun, räumen Sie lieber die Bürofläche auf. Dies ist ein klassisches Beispiel für Prokrastination. 

Das Verhalten ist weit verbreitet und viele Menschen kennen es aus ihrem Alltag. Problematisch wird es jedoch, wenn das ständige Aufschieben negative Konsequenzen nach sich zieht – sei es Stress, verpasste Deadlines oder finanzielle Verluste.

Prokrastination ist nicht nur ein kleiner Stolperstein im Arbeitsalltag, sondern kann zu erheblichen Problemen führen. Wenn wichtige Aufgaben immer wieder aufgeschoben werden, hat das oft negative Konsequenzen für das gesamte Unternehmen. Hier sind einige der wesentlichen Problematiken, die mit der Prokrastination einhergehen:

1. Verpasste Deadlines und finanzielle Einbußen: Regelmäßiges Aufschieben kann dazu führen, dass Deadlines nicht eingehalten werden. Dies kann zu verpassten Geschäftschancen, verlorener Kundschaft und langfristig sogar zum Scheitern des Unternehmens führen. Insbesondere Selbstständige und Unternehmer:innen sind darauf angewiesen, zuverlässig und pünktlich zu liefern, um ihren Ruf und ihren Kundenstamm zu erhalten.

2. Qualitätseinbußen: Arbeiten unter Zeitdruck, weil Aufgaben auf den letzten Drücker erledigt werden, führt häufig zu minderer Qualität. Wenn Projekte hastig abgeschlossen werden müssen, leidet die Präzision und Sorgfalt, was langfristig das Ansehen und den Erfolg des Unternehmens beeinträchtigen kann.

3. Psychische Belastung: Chronische Prokrastination führt oft zu einem Teufelskreis aus Scham, Stress und Depression. Betroffene fühlen sich als Versager:in und geraten unter immer größeren Druck, der ihre mentale Gesundheit belastet. Dieser Leidensdruck kann sich über Monate hinweg aufbauen und zu ernsthaften psychischen Erkrankungen führen.

4. Physische Gesundheitsprobleme: Prokrastination erzeugt Stress. Die ständige Last der unerledigten Aufgaben führt zu innerer Unruhe und kann langfristig zu ernsthaften gesundheitlichen Problemen wie Schlafstörungen, Angstzuständen, Depressionen und sogar Herzproblemen führen.

5. Mangelnde Klarheit und Motivation: Wenn die Verbindung zwischen den täglichen Aufgaben und den übergeordneten Unternehmenszielen fehlt, sinkt die Motivation. Ohne ein klares Verständnis davon, wie die eigene Arbeit zum Gesamterfolg beiträgt, fällt es schwer, sich für die anstehenden Aufgaben zu begeistern.

6. Teamdynamik und Produktivität: In Teams kann Prokrastination die Dynamik erheblich stören. Wenn Teammitglieder ihre Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen, verzögert das nicht nur ihre eigene Arbeit, sondern kann auch den Fortschritt des gesamten Teams beeinträchtigen. Dies führt zu Frustration und einem Rückgang der allgemeinen Produktivität.