Papierloses Büro: Administrative Prozesse vereinfachen mit diesen Schritten

Die voranschreitende Digitalisierung hat viele Vorteile: Zum einen ist ein papierloses Büro natürlich nachhaltiger. Zum anderen lassen sich viele administrative Prozesse digital auch vereinfachen oder sogar automatisieren. Die lästige Suche nach Dokumenten ist in einem digitalen Büro zum Beispiel gar kein Thema mehr. 

In Start-up-Unternehmen gehört ein papierloses Büro mit all seinen Vorteilen und Nachteilen meistens schon zum normalen Alltag. Andere Unternehmen insbesondere traditionelle Banken bestehen nach wie vor auf Papier. Aber auch wenn Sie bereits auf Papier verzichten und Ihre administrativen Prozesse größtenteils digital erledigen, gibt es noch immer einige Tipps und Tricks, die viele nicht nutzen. 

Und natürlich müssen im Zusammenhang mit dem papierlosen Büro auch einige rechtliche Fragen geklärt werden, beispielsweise: 

• Welche Dokumente müssen Sie tatsächlich in Papierform aufbewahren?
• Was müssen Sie beim Datenschutz beachten?
• Wo speichern Sie Daten ab, um sich vor Diebstahl zu schützen?

Daher schauen wir Schritt für Schritt auf alle Prozesse, die sich automatisieren lassen und welche Tools dabei am besten unterstützen. 

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Die meisten Unternehmen benötigen sehr viel Zeit für die folgenden alltäglichen Aufgaben. Hier gibt es demnach sehr viel Potenzial für Optimierungen. Ziel ist es, die folgenden Aufgaben so stark wie möglich zu vereinfachen.

1. Ineffiziente Kommunikation aufgrund von E-Mail-Überlastung

2. Zeitaufwand durch die Suche nach Dokumenten

3. Lange Freigabeprozesse für Dokumente oder Projekte

4. Zeitverlust durch manuelles Erfassen von Reise- oder Ausgabenabrechnungen

5. Verzögerungen durch fehlende Unterschriften und Genehmigungen

6. Mangelnde Transparenz bei der Zeiterfassung und Arbeitsauslastung

Zum Glück gibt es für fast alle administrativen Hürden inzwischen eine (meist mehrere) Lösungen. Die folgenden Tools sind speziell darauf ausgerichtet, das Büromanagement zu erleichtern und oft sogar zu automatisieren. 

Wir schauen Schritt für Schritt auf die Probleme und klären, welche digitalen Lösungen die Prozesse in der Office-Struktur erleichtern. 

Die E-Mail-Überlastung stellt ein häufiges Problem in vielen Büros dar und behindert die Effizienz administrativer Prozesse. Oft verlieren Mitarbeiter:innen viel Zeit damit, wichtige Informationen aus einem Strom von E-Mails herauszufiltern. Da Gruppendiskussionen oft über verschiedene E-Mail-Threads verstreut sind, leidet die Produktivität erheblich, und die effiziente Abwicklung administrativer Prozesse wird erschwert.

Digitalisierung bietet die Lösung: Zentrale Kommunikationsplattformen wie Slack oder Microsoft Teams ermöglichen eine Echtzeit-Kommunikation, bei der Informationen schnell und strukturiert ausgetauscht werden. Ziel ist es, Gruppenchats zu organisieren und Dateiablagen zu integrieren. Durch den Einsatz solcher digitaler Lösungen lassen sich administrative Prozesse also deutlich optimieren.

Die Suche nach E-Mails oder Dokumenten nimmt in der Büro-Administration oft viel Zeit in Anspruch und verlangsamt den Arbeitsfluss. Mitarbeiter müssen sich durch unübersichtliche Ordner und E-Mail-Threads arbeiten, was die Effizienz mindert.

Cloudbasierte Dokumentenmanagement-Systeme wie Google Workspace oder Microsoft OneDrive bieten hier Abhilfe. Sie ermöglichen eine zentrale Speicherung und verfügen über schnelle Suchfunktionen, wodurch Dokumente und E-Mails in der Büro Administration problemlos und zügig auffindbar sind.

Lange Freigabeprozesse für Dokumente – etwa bei der Rechnungsfreigabe – oder Projekte verursachen oft Verzögerungen und unnötigen E-Mail-Verkehr, was den Arbeitsfluss hemmt.

Tools wie Trello oder Asana beschleunigen diese Aufgaben durch klare Verteilungen und automatisierte Freigaben. Dokumente können direkt in der Plattform geprüft und freigegeben werden, was den Ablauf deutlich effizienter macht.

Das manuelle Erfassen von Ausgaben- und Reisekostenabrechnungen ist oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Mitarbeitende müssen Belege sammeln, kategorisieren und manuell eingeben, was nicht nur den Verwaltungsaufwand erhöht, sondern auch die Abrechnung verzögert.

Eine digitale Lösung für dieses Problem bietet Qonto, das speziell auf effizientes Ausgabenmanagement ausgerichtet ist. Mit Qonto können Belege automatisch gescannt und kategorisiert werden, wodurch der gesamte Prozess der Reisekosten- und Ausgabenabrechnung deutlich vereinfacht wird. Alternativ bieten auch Tools wie Expensify oder SAP Concur ähnliche Automatisierungsfunktionen, um den Aufwand zu minimieren.

Fehlende Unterschriften und Genehmigungen können zu erheblichen Verzögerungen in Arbeitsabläufen führen, da Dokumente oft durch mehrere Instanzen gehen müssen, bevor sie endgültig bearbeitet werden. Diese Verzögerungen bremsen nicht nur die Effizienz, sondern verlängern auch den gesamten Genehmigungsprozess.

Die Digitalisierung bietet hier eine schnelle Lösung durch den Einsatz von elektronischen Signatur-Tools wie DocuSign oder Adobe Sign. Diese Tools ermöglichen es, Unterschriften digital und rechtskonform zu erfassen, wodurch der Genehmigungsprozess erheblich beschleunigt wird und die Verzögerungen in der Büroadministration deutlich reduziert werden.

Mangelnde Transparenz bei der Zeiterfassung und Arbeitsauslastung kann das Erreichen von Zielen erschweren. Ohne klare Einblicke in die Zeitaufwendung für verschiedene Aufgaben wird es schwierig, gezielte Verbesserungsmaßnahmen zu ergreifen.

Die Einführung von Zeiterfassungstools wie Toggl oder Clockify hilft, dieses Ziel zu erreichen. Diese Tools ermöglichen eine präzise Zeiterfassung pro Aufgabe und liefern wertvolle Einblicke, um die Arbeitsauslastung zu analysieren und Prozesse gezielt zu optimieren.

Mit dem papierlosen Büros schaffen Sie Platz und Ordnung im Büro. Der Vorteil bei der digitalen Ablage, sind die Suchmöglichkeiten mithilfe von Filtern und Kategorien. Das spart Ihnen langes Suchen in zahlreichen Aktenordnern.

Weitere Vorteile des papierlosen Büros sind:

• Zugriff und Verfügbarkeit der Daten und Akten von überall – und somit ideal für Remote Work.

• Kosteneffizienz: Sie benötigen weniger Stauraum und können so gegebenenfalls Mietkosten sparen.

• Einsparen von Kosten für Drucker, Papier, Toner, Tinte, Wartung des Druckers, Versand von Dokumenten etc.

• Eine einfachere Kommunikation und schnellere Entscheidungswege.

• Umweltschutz: Wer weniger Papier benutzt, schützt die Bäume und hilft die CO2-Bilanz zu senken. Laut einer Studie verbrauchen durchschnittliche Büromitarbeitende monatlich 833 Blatt Papier! Hinzu kommen die Einsparung von Druckerpatronen sowie deren Entsorgung. 

• Virtuelle Zusammenarbeit mit mehreren Personen oder Teams möglich durch Cloud Sharing – beispielsweise dank einer Verknüpfung mit Dropbox.

• Vereinfachte Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung.

Viele staatliche Behörden und Gerichte akzeptieren ausschließlich Dokumente in ausgedruckter Form. Das macht die Umstellung für viele Unternehmen, die mit eng mit ihnen zusammenarbeiten, so gut wie unmöglich.

Erschwerend hinzu kommt, dass die verschiedenen Bundesländer keine einheitliche Lösung gefunden haben: Ob Arbeitsverträge, Beglaubigungen vom Notariat oder Ähnliches digital oder in Papierform abgegeben werden müssen, variiert von Bundesland zu Bundesland.

Die fehlende Bereitschaft der Verwaltung, sich vollkommen auf die technologische Neuerung einzulassen, liegt in der Angst vor Hacker-Angriffen. Ein solcher Angriff verursacht enorme finanzielle Schäden. Effektiver Datenschutz ist daher das A und O auf dem Weg zum papierlosen Büro. Seien Sie sich den Risiken eines papierlosen Büros bewusst und ergreifen Sie die entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere in Hinblick auf

• Datenschutz,
• rechtliche Aufbewahrungsfristen sowie 
• Datensicherheit.

Administrative Prozesse sind die organisatorischen Aufgaben und Abläufe, die notwendig sind, um den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens oder einer Institution sicherzustellen. Dazu gehören eine Vielzahl von Tätigkeiten wie die Verwaltung von Dokumenten, die Koordination von Meetings, die Verarbeitung von Anträgen und die Führung von Aufzeichnungen. Diese Prozesse sind oft entscheidend für die Effizienz und Effektivität eines Unternehmens, da sie die Grundlage für alle operativen und strategischen Entscheidungen bilden.

Administrative Prozesse beinhalten typischerweise Aufgaben wie das Erstellen und Verwalten von Berichten, die Durchführung von Finanztransaktionen, die Verwaltung und Aufbewahrung von Personalakten und die Organisation von Büroabläufen. Der Erfolg dieser Prozesse hängt oft von klaren Richtlinien und der Fähigkeit ab, Informationen präzise und zeitnah zu verarbeiten. In einer zunehmend digitalen Welt ist die Optimierung und Automatisierung administrativer Prozesse von zentraler Bedeutung, um Zeit zu sparen, Fehler zu minimieren und die Gesamtproduktivität zu steigern.