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Jahresabschluss und Buchhaltung für Ihr Einzelunternehmen

5 Min.
1. Oktober 2024
Von Kathrin Straka
Inside s Mustard Unternehmenstyp Unternehmensgründung

Selbstständige haben in Deutschland administrative und finanzielle Verpflichtungen, das ist Ihnen bestens bekannt. Zu den wichtigsten Pflichten zählt der Abschluss des kaufmännischen Geschäftsjahres.


Das deutsche Handels- und Steuerrecht schreibt grundsätzlich allen Kaufleuten und gewerblichem Unternehmen vor, Bücher zu führen (handelsrechtliche und steuerliche Buchführungspflicht) und einen Jahresabschluss zu erstellen. Einzelkaufleute und Gründer:innen können von diesen Pflichten befreit sein, das sehen wir uns genauer an.


Die Erstellung der Bilanz sowie der Gewinn-und-Verlust-Rechnung sind für viele Selbstständige eine Herausforderung. Kein Wunder, es handelt sich um eine komplexe Angelegenheit und die Buchhaltung ist nicht Ihr Kerngeschäft. Und wahrscheinlich würden Sie Ihre Zeit lieber anders investieren.


Deswegen haben wir für Sie in diesem Artikel nützliche Informationen für die Erstellung des Jahresabschlusses für Einzelunternehmen zusammengestellt.


Damit Sie den Jahresabschluss problemlos meistern. In diesem Jahr und allen folgenden.

Welche Bestandteile hat ein Jahresabschluss für Einzelunternehmen?

Der Jahresabschluss ist ein Bericht zur finanziellen Lage Ihres Unternehmens, der am Ende jedes Geschäftsjahres erstellt und an das Finanzamt übermittelt wird. Für bilanzierungspflichtige Unternehmen muss der Jahresabschluss folgende Bestandteile enthalten:


  • eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV)
  • eine Bilanz

Je nach Rechtsform können weitere Bestandteile wie ein Anhang, Lagebericht oder zusätzliche Dokumente erforderlich sein. Nicht bilanzierungspflichtige Einzelunternehmen, wie Kleingewerbetreibende oder Freiberufler, erstellen stattdessen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Hierauf werden wir im weiteren Verlauf des Artikels genauer eingehen.


Diese Dokumente geben eine klare und genaue Darstellung der finanziellen Situation Ihres Unternehmens. Selbstständigen bietet die Bilanzierung die Gelegenheit, sich Ihre finanziellen Ziele und die Entwicklung Ihres Umsatzes genau anzusehen.


Der Abschluss Ihres Geschäftsjahres erfolgt in zwei Schritten:


1️⃣ Sie schließen die Buchführung für das vergangene Geschäftsjahr ab.

2️⃣ Sie stellen dann alle Belege für die Erstellung Ihrer Jahresabrechnung zusammen.

Müssen Einzelunternehmen eine Bilanz erstellen?

Alle Kaufleute und Unternehmen müssen am Ende des Geschäftsjahres einen Jahresabschluss einreichen, wenn sie der Pflicht der doppelten Buchführung unterliegen.

💡 Kurz und knapp: Doppik

Die doppelte Buchführung (Doppik) ist eine Buchhaltungsmethode, die jeden Geschäftsfall zweimal bucht: auf ein Konto und ein Gegenkonto. Sie dient Unternehmen zur Gewinnermittlung durch die Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung. 

Diese sogenannte Bilanzierungspflicht besagt, dass eine Bilanz, eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung und unter Umständen ein Anhang mit Erläuterungen bereitgestellt werden muss. Der Vorteil dieser Verpflichtung ist die gewonnene Transparenz. Sie erhalten einen umfassenden Überblick über die Lage Ihrer Finanzen.


Sollten Sie eine Bilanz erstellen müssen, kann Ihnen eine Bilanzsoftware dabei helfen, Fehler zu vermeiden.

Der Jahresabschluss für Einzelunternehmen

Als Einzelunternehmer:in sind Sie möglicherweise von der Bilanzierungspflicht befreit, sofern sie unter den gesetzlichen Schwellenwerten für Umsatz und Gewinn liegen.. Das klingt vielversprechend? Sehen wir uns die Formen des Einzelunternehmens und dazugehörigen Regelungen näher an.


Freiberufler:innen

Als Freiberufler:in sind Sie unabhängig von Ihrem Umsatz oder Gewinn nicht von der Bilanzierungspflicht betroffen. Sie müssen also weder eine Anfangsbilanz noch eine Bilanz zum Jahresende erstellen. Die Inventur entfällt für Sie ebenfalls. Eine sogenannte EÜR, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, ist ausreichend.


Kleingewerbetreibende

Als Kleingewerbetreibende müssen Sie keine Bilanz erstellen, solange Ihr Jahresumsatz unter 600.000 Euro liegt. Stattdessen reicht hier ebenfalls die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus. Diese ist seit 2018 für Kleinstunternehmen verpflichtend.


Eingetragene Kaufleute

Eingetragene Kaufleute (e.K.) müssen keine Bilanz erstellen, wenn der Jahresumsatz unter 600.000 Euro und der Jahresgewinn unter 60.000 Euro liegen. Beide Kriterien müssen erfüllt sein, damit die weniger aufwendige Einnahmen-Überschuss-Rechnung reicht.

💡 Kurz und knapp: die EÜR

Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen, die Differenz ist der Gewinn bzw. der Verlust. Eine EÜR ist wesentlich leichter zu erstellen als eine Bilanz. Für größere Unternehmen mit Anlage- und Umlaufvermögen ist die EÜR nicht ausreichend.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird zusammen mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht. Das dafür benötigte Formular EÜR Anlage finden Sie im Online-Finanzamt ELSTER. Es wird über die ELSTER-Schnittstelle auf elektronischem Weg an das Finanzamt übermittelt. Neben dem kostenlosen Portal des Deutschen Finanzamts gibt es auch kostenpflichtige Steuersoftware mit grundlegenden Werkzeugen zur Vereinfachung der Steuererklärung. Diese Investition kann sich lohnen, besonders für Selbstständige.


Seit 2019 ist der Abgabetermin für Steuererklärungen, EÜR und ergänzende Angaben der 31. Juli. Falls Sie eine:n Steuerberater:in beauftragt haben, hat diese:r bis Ende Februar des Folgejahres Zeit, alle notwendigen Dokumente einzureichen.

💡 Fristverlängerung leicht gemacht

Die Abgabefrist rückt näher, aber Ihre Unterlagen sind noch nicht vollständig? Sie können einen formlosen Antrag auf Fristverlängerung per E-Mail oder auf dem Postweg beim Finanzamt stellen. Gründe wie Krankheit oder fehlende Unterlagen können eine Verlängerung ermöglichen. Denken Sie daran, den Antrag vor Ablauf der Frist einzureichen, um unnötige Verspätungszuschläge zu vermeiden.

Bilanzierungspflicht für Selbstständige

Einzelunternehmen mit Eintrag im Handelsregister oder Einnahmen über den im HGB festgelegten Schwellenwerten müssen einen ordnungsgemäßen Jahresabschluss hinterlegen. So gehen Sie dabei vor.

Wie man einen Jahresabschluss durchführt

Die Vorbereitung auf den Jahresabschluss

So verlockend es auch sein mag, zögern Sie die Vorbereitung des Jahresabschlusses nicht bis zum letzten Moment hinaus. Diese Strategie ist nicht ideal. Die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu machen oder notwendige Dokumente zu vergessen, ist groß und Sie müssen letztlich mehr Zeit investieren als unbedingt nötig.
Der Schlüssel zu einem reibungslosen, erfolgreichen Jahresabschluss liegt in der Vorbereitung und Planung.


Organisieren Sie Ihre Buchhaltung und erledigen Sie diese nach und nach, damit Sie den Überblick bewahren und die Arbeit nicht zu viel wird.


Beauftragen Sie eine:n Buchhalter:in (falls Sie das nicht schon getan haben) und schicken Sie regelmäßig Ihre Quittungen und Belege:



Qonto Funktionen für eine automatisierte Buchhaltung vereinfachen diesen Prozess und optimieren die Vorbereitung auf den Jahresabschluss:


  • Buchhalterzugang: Ermöglichen Sie Ihrer Buchhaltung den Zugriff auf Ihr Qonto Konto. Mit einem Lesezugriff können Buchhalter Ihre Transaktionen und Belege sehen sowie Auszüge herunterladen.


  • Digitale Belege: Nach jeder Zahlung können Sie Ihren Beleg einfach über die Qonto App der entsprechenden Transaktion zuordnen. Zahlen, Beleg fotografieren, zur Transaktion hinzufügen – fertig! Fügen Sie die Höhe der Mehrwertsteuer und optional personalisierte Etiketten oder Kommentare hinzu.

Schnell und effizient: Qonto bietet Ihnen ein effektives und unkompliziertes Belegmanagement.Ihremit Qonto digitalisierten Belege haben dadurch denselben rechtlichen Wert wie die Papieroriginale. Sie müssen nicht mehr nach Originalen suchen und können in wenigen Klicks auf all Ihre Belege zugreifen.

Wann müssen Sie Ihr Geschäftsjahr abschließen?

Laut dem Handelsgesetzbuch muss jedes Unternehmen den Jahresabschluss innerhalb einer angemessenen Frist einreichen. Für Einzelunternehmen beträgt diese Frist 12 Monate. Sollten Sie eine:n Steuerberater:in beauftragt haben, verlängert sie sich um 2 Monate.

Beispiel: Als Einzelunternehmer:in erstellen Sie den Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2023. Sie reichen diesen rechtzeitig bis zum 31. Dezember 2024 ein. Ihr:e Steuerberater:in reicht Ihren Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2023 beim Finanzamt ein. Der offizielle Stichtag ist der 29. Februar 2025.

Welche Dokumente enthält der Jahresabschluss für Einzelunternehmen

Der Jahresabschluss für Kleinunternehmen muss nur dann eine Bilanz und eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung umfassen, wenn das Unternehmen bilanzierungspflichtig ist. In den meisten Fällen reicht für kleine Unternehmen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus, wie bereits erläutert.


Die Bilanz
Für die Bilanz zum Jahresabschluss oder zur Eröffnung eines neuen Geschäftsjahres werden alle Vermögensbestandteile (auch Wirtschaftsgüter in der Abnutzung) in Form von Aktiva und Passiva gegenübergestellt. Die Differenz aus beiden Teilen wird Bilanzsumme genannt.


Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung
Die GuV ist wesentlicher Bestandteil des Jahresabschlusses und stellt Erträge und Aufwendungen gegenüber:


  • Die Einnahmen Ihres Unternehmens, z. B. Umsatzerlöse oder andere eingehende Mittel
  • Die Ausgaben Ihres Unternehmens, d. h. die Kosten für den Betrieb Ihres Unternehmens.


Dank der Gewinn-und-Verlust-Rechnung können Sie die Entwicklung der Finanzen Ihres Unternehmens im Laufe des Geschäftsjahres verfolgen.

Eröffnungsbilanz von Inside s Purple Accounting

Müssen Sie für den Jahresabschluss einen Steuerberater beauftragen?

Steuerberater:innen können die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder des Jahresabschlusses für Sie übernehmen. Als Selbstständige:r kann diese Unterstützung eine wertvolle Zeitersparnis darstellen. Zudem trägt diese Auslagerung dazu bei, Fehler und Auslassungen zu vermeiden. Schließlich handelt es sich bei der Buchhaltung nicht um Ihr Kerngeschäft.

Die Beauftragung einer Steuerberatungskanzlei ist jedoch nicht zwingend notwendig. Als Einzelunternehmer:in können Sie den Jahresabschluss auch selbst erstellen. In jedem Fall empfiehlt es sich, diesen durch automatisierte Buchhaltung vorzubereiten, um Zeit und Kosten zu sparen. Hier finden Sie weitere Tipps, wie Selbstständige Steuern sparen können.

Wesentliche Punkte
  • Deutsche Unternehmen müssen laut dem Handels- und Steuerrecht einen Jahresabschluss erstellen. Einzelkaufleute und Gründer können von dieser Pflicht befreit sein.


  • Ein Jahresabschluss muss eine Gewinn-und Verlustrechnung sowie die Bilanz enthalten. Je nach Rechtsform können noch weitere Bestandteile benötigt werden.


  • Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind von der Bilanzierungspflicht befreit. Für Sie ist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausreichend.


  • Eingetragene Kaufleute müssen keine Bilanz erstellen, wenn der Jahresumsatz unter 600.000 Euro und der Jahresgewinn unter 60.000 Euro liegen.


  • Eine gute Vorbereitung und automatisierte Buchhaltung können den Jahresabschluss wesentlich vereinfachen.


  • Die Frist für den Jahresabschluss beträgt für Einzelunternehmen 12 Monate. Steuerberatende haben 2 Monate mehr Zeit.
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AUTOR:IN
Kathrin Straka
Kathrin ist Content Managerin für Qonto Deutschland. Mit ihren Texten möchte sie Unternehmer:innen dabei unterstützen, ihre Finanzen einfacher und schneller zu verwalten. Damit mehr Zeit für das Wesentliche bleibt.