Buchhaltung automatisieren: Der Praxis Guide

„Zeit ist Geld” – das gilt besonders für Selbstständige und Freiberufler:innen, die auf Freelancer-Stundensatz arbeiten. Umso wichtiger ist es daher, dass sie ihre Zeit effizient managen. Besonders die Buchhaltung kann Selbstständige dabei oft ausbremsen. Belege zusammensuchen, Rechnungen schreiben, Umsatzsteuererklärungen erstellen, Konten abstimmen – das dauert.

Zum Glück gibt es Tools und Technologien, mit denen Sie Ihre Buchhaltung automatisieren können. Routinearbeiten, die nur einen geringen Mehrwert für Ihr Unternehmen bieten, erledigt dabei ganz einfach eine Software für Sie. So können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Ihr Business.

Die Buchhaltung ist für jedes Unternehmen ein Muss, denn schließlich dient die detaillierte Auflistung aller Geschäftsprozesse als Grundlage für den Jahresabschluss. Einige Unternehmen unterliegen sogar der Buchführungspflicht und sind damit zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dies bedeutet nicht nur mehr Aufwand, sondern vor allem eine noch intensivere und detaillierte Auflistung aller Ein- und Ausgaben.

Mit der digitalen Buchhaltung wurde auch schnell der Fokus auf eine automatisierte Buchhaltung gelegt. Diese hat zum Ziel, dass die meisten Geschäftsvorfälle mithilfe einer modernen Buchhaltungssoftware möglichst selbstständig bearbeitet und abgelegt werden. Dazu gehören unter anderem die digitale Rechnungsverarbeitung sowie das automatische Mahnwesen. Aus diesem Grund spricht man auch vom Rechnungswesen 4.0.

So übernimmt die Software alle Standardprozesse automatisch und informiert mit einer Fehlermeldung, wenn einzelne Posten nicht zuzuordnen sind. Zwar ist die Automatisierung der Buchhaltung noch nicht komplett ausgereift und entwickelt sich stetig weiter, wird aber als die Zukunft der Buchhaltung betrachtet.

Die automatisierte Buchhaltung funktioniert über eine Technologie namens Robotic Process Automation (RPA). Was das genau bedeutet? Ganz einfach: Alle sich wiederholenden Buchführungsaufgaben übernimmt ein Software-Roboter. Dazu zählen:

• Buchungen
• die Kategorisierung von Ausgaben
• die Synchronisierung von Transaktionen
• die Deklaration von Sozialabgaben und Mehrwertsteuer
• der Versand von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen an Kunden
• übersichtliches Finanzreporting
• die Erstellung von Bilanzen

Als Unternehmer oder Unternehmerin können Sie die Buchhaltung selbst durchführen oder Mitarbeitende dazu beauftragen. Egal, wie Sie es handhaben, es kostet immer Zeit und im Zweifel auch Geld. Schließlich können Sie sich nicht um das Kerngeschäft kümmern oder opfern Ihre Freizeit für die Buchhaltung. Auch Angestellte wären in dieser Zeit um einiges produktiver. Zudem ist die Buchführung oftmals stupide und ist für Angestellte nicht erfüllend und eher demotivierend.

Wenn Sie die Buchhaltung automatisieren möchten, sparen Sie eine Menge Zeit sowie Personalkosten und können auch Ihre Angestellten mit anderen Aufgaben beschäftigen, die zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen.

Wo Menschen am Werk sind, passieren Fehler. Falsche Belege, fehlerhafte Ausdrücke und Kontoverbuchungen sowie eine nicht korrekte Ablage der Geschäftsprozesse sind nur einige wenige Beispiele, die bei der Buchführung auftreten können.

Bei der Automatisierung der Buchhaltung finden bei standardisierten Abläufen weniger Korrekturen stattundes müssen weniger Stornorechnungen ausgestellt werden. Allgemein lässt sich daher sagen, dass die automatisierte Buchhaltung weniger fehlerbehaftet ist und damit einfach lückenloser, sicherer, effizienter und für Dritte nachvollziehbarer wird.

Noch kann nicht jeder Prozess automatisiert werden. Insbesondere bei neuen Geschäftsvorfällen oder auch handschriftlichen Belegen gehen die Systeme an ihre Grenzen. Hier ist immer noch die manuelle Eingabe notwendig.

Ein weiterer Nachteil ist zudem die Einführung der Mitarbeitenden in das System, die mitunter sehr aufwendig und zeitintensiv sein kann. Damit es fehlerfrei gelingt, die Buchhaltung zu automatisieren, müssen die Mitarbeitenden geschult werden, damit sie alle Belege korrekt einlesen können und auch die richtigen Eingaben wählen.

Bei der Wahl der passenden Buchhaltungssoftware kommt es auf Ihre persönlichen Bedürfnisse und auf die Größe Ihres Unternehmens an. Fragen, die Sie sich bei der Auswahl stellen sollten, sind zum Beispiel:

• Wie viele Mitarbeitende hat Ihr Betrieb?
• Was soll die Software leisten?
• Möchten Sie die gesamte Buchhaltung darüber laufen lassen oder nur einzelne Bereiche?
  
  

Achten Sie zudem darauf, dass die Software den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) entspricht. Sonst können spätestens beim Jahresabschluss Problemen auftreten oder eine Prüfung durch das Finanzamt Sie in Erklärungsnot bringen.

Fragen Sie auch Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin, an welchen Prinzipien das Finanzamt in Bezug auf die Buchhaltung festhält.

Tipp: Erfahren Sie mehr zum Thema Buchhaltung beim Steuerberater in unserem ausführlichen Ratgeber-Beitrag.

Weitere Punkte sollten bei der Software noch wichtig sein, damit die Buchhaltungs-Automatisierung gelingt.

Rechnungen sind das A und O bei jeder Buchführung. Das System sollte in der Lage sein, diese korrekt zu erstellen, zu archivieren und auch gegebenenfalls zu versenden.

Zudem sollte es immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung sein, Sie über Änderungen informieren oder diese sogar eigenständig vornehmen. Das spart Ihnen Zeit, verleiht Ihnen den Durchblick bei allen aktuellen Richtlinien und gewährleistet rechtssichere Buchungen.

Um die Buchhaltung automatisieren zu können, ist es auch wichtig, die Software mit dem Geschäftskonto zu verbinden. So werden alle Geschäftsprozesse automatisch synchronisiert und das Banking um ein Vielfaches erleichtert.

Qonto bietet die Möglichkeit, Ihr Geschäftskonto mit führenden Anbietern für digitale und automatisierbare Buchhaltung zu verknüpfen. Diese Buchhaltungsintegrationen helfen Ihnen, Finanzen und Buchhaltung aus einer Hand zu verwalten.

Ebenfalls sollte die Software die Umsatzsteuer sowie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung berechnen und erstellen können. So dient die EÜR unter anderem bei Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen als Grundlage für die jährliche Steuererklärung und hilft auch bei Unternehmensentscheidungen im Bezug auf Finanzierungen oder Investitionen.

Und zuletzt sollte die Buchhaltungssoftware die Kommunikation erleichtern. Schließlich müssen Sie die Unterlagen nicht nur korrekt ablegen und archivieren, sondern auch an Ihre Steuerberatung weiterleiten können oder ihr zumindest Zugriff auf das Programm gewähren.

Damit Sie Ihre Buchhaltung schnell und einfach auf Autopilot stellen können, arbeiten wir mit zahlreichen Partnern zusammen, die effiziente Tools und Funktionen für Ihre automatisierte Buchhaltung bieten.

DATEV ist ein Softwarehaus und eine Genossenschaft für Steuerberater:innen, Wirtschaftsprüfer:innen und Rechtsanwältinnen sowie deren Mandanten. Die DATEV Cloud-Anwendung ist eine prozessautomatisierte Software, die sowohl kleine als auch größere Unternehmen nutzen können, um Buchführungs- oder Lohndaten zu erfassen und die Buchführungspflichten von ihren Steuerberater:innen erledigen zu lassen.

Die Software Lexware Office eignet sich für sowohl für Freiberufler:innen, die von der strengen Buchführungspflicht befreit sind, als auch für Gewerbetreibende, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.

Accountable gleicht all Ihre gescannten Belege mit der entsprechenden Banktransaktion ab. Durch die Verbindung mit Ihrem Bankkonto sehen Sie in Echtzeit, wie viel Geld Ihnen nach Steuern zur Verfügung stehen. So wissen Sie genau, wieviel Sie für Umsatzsteuer und Einkommenssteuer zurücklegen müssen.

sevdesk ist die Softwarelösung für die einfache Buchhaltung und daher für Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen geeignet. Funktionen beinhalten Rechnungsverwaltung, vorbereitende Buchhaltung und Lagerverwaltung.

Haben wir Sie von den Vorteilen der automatisierten Buchhaltung überzeugt und Sie möchten direkt durchstarten? Hervorragend – auf unserer Webseite finden Sie alles Wissenswerte rund um die Funktionen unseres Qonto Geschäftskontos und unserer Partnerservices.

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Jetzt wissen Sie, wie die automatisierte Buchhaltung funktioniert und welche Vorteile sie bietet. Nun interessiert Sie bestimmt auch, was Sie dafür benötigen, oder? Der erste Schritt auf dem Weg zu mehr Produktivität in der Buchhaltung beginnt mit der Eröffnung eines Geschäftskontos, das die folgenden Funktionen bieten sollte.

Um Ihre Buchhaltung zu führen und Erklärungen abzugeben, ist es notwendig, alle Transaktionen in entsprechende Kategorien einzuteilen. Dank eines Algorithmus wird jede Aktivität auf Ihrem Geschäftskonto automatisch kategorisiert, unabhängig davon, ob es sich um Ausgaben oder Einnahmen handelt.

Sollte die Kategorie einmal nicht korrekt sein, lässt sie sich mit nur einem Klick korrigieren. Im Laufe der Zeit lernt der Algorithmus dazu und kann ähnliche Transaktionen besser vorhersehen. Auch über die buchhalterische Perspektive hinaus gibt Ihnen die Kategorisierung Ihrer Ausgaben einen detaillierten Überblick über die einzelnen Transaktionsarten, so dass Sie Analysen Ihrer Geschäftsaktivitäten durchführen können.

Zuvor mussten Sie bei jedem Kauf über Ihr Geschäftskonto daran denken, den Papierbeleg in einem speziellen Ordner aufzubewahren, auf den Ihr:e Buchhalter:in zu gegebener Zeit zugreifen konnte. Einmal vergessen, blieb Ihnen nichts anderes übrig, als Ihre Kontobewegungen zu scannen, um herauszufinden, für welche Posten der Kaufbeleg fehlte. 

Wie wäre es, wenn Sie Ihre Belege direkt aus Ihrem Geschäftskonto in die entsprechende Transaktion hochladen könnten? So haben Sie eine klare Vorstellung davon, für welche Posten Quittungen vorliegen und für welche (noch) nicht. Obwohl dieser Schritt nicht ganz automatisch abläuft, sparen Sie dennoch wertvolle Zeit.

Über die Qonto App können Sie Ihre Papierbelege einscannen und GoBD-konform zertifizieren lassen. Damit erhalten sie den gleichen rechtlichen Wert wie die Originale aus Papier – und Sie haben Ordnung in der Buchhaltung und Platz im Büro geschaffen. 

Das ist schon ein Fortschritt, aber wir können noch einen Schritt weiter gehen. Mit Qonto können Sie den richtigen Beleg automatisch der richtigen Transaktion zuordnen. Und anstatt Quittungen als Anhänge herunterzuladen, um sie in Ihrer Geschäftskonto-App hinzuzufügen und an die richtige Belegposition anzuhängen, leiten Sie Ihre Quittungen einfach an eine speziell für Ihr Geschäftskonto eingerichtete E-Mail-Adresse weiter. Der Software-Roboter scannt die Beleg nach den relevanten Informationen und fügt ihn der richtigen Transaktion zu - ganz automatisch.

Eine der häufigsten Aufgaben in der Buchhaltung ist die Umsatzsteuererklärung. Falls Sie eine:n Buchhalter:in beauftragt haben können Sie bei der Unterlagenvorbereitung durch Automatisierung unterstützen. Sobald Sie Ihre Quittung in Ihr Geschäftskonto hochgeladen haben, liest sie der Software-Roboter aus und ermittelt automatisch die Mehrwertsteuer und den entsprechenden Kaufbetrag. Zwei Informationen, die nützlich sind, sobald die monatlichen oder vierteljährlichen Abgabefristen anstehen.

Die Zuordnung Ihrer Belege in die betreffenden Kostenzeilen erleichtert Ihnen das Zusammenstellen aller Informationen für Ihre:n Buchhalter:in. Die gute Nachricht: Auch diese Aufgaben können Sie automatisieren. Wie? Mit Hilfe einer Verbindung zwischen Ihrem Geschäftskonto und Ihrer Buchhaltungssoftware. Excel-Exporte sind passé. Ihre Transaktionen und Belege werden automatisch erfasst. Sie finden sie direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware, ohne dass Sie dafür einen Finger rühren müssen.

Wir empfehlen Ihnen daher, eine Buchhaltungssoftware zu verwenden, um Ihre Buchführung effizient zu verwalten. Warum? Weil Excel-Tabellen zur Sortierung von Kundenumsätzen schnell an ihre Grenzen stoßen. Eine Buchhaltungssoftware erledigt das einfacher und schneller, da schon alles vorkonfiguriert ist. Und Sie haben die beruhigende Gewissheit, dass Sie alle gesetzlichen Vorschriften einhalten.