Gewerbe abmelden und als Kleinunternehmer:in wieder anmelden: Unser Leitfaden

Viele Gewerbetreibende entscheiden sich nach einiger Zeit, ihr bisheriges Gewerbe abzumelden und stattdessen die Kleinunternehmerregelung zu nutzen. Die Gründe sind vielfältig: Vereinfachte Buchhaltung, geringerer Verwaltungsaufwand oder eine Neuausrichtung der Geschäftstätigkeit.

Die Umstellung ist nicht kompliziert, erfordert aber einige formale Schritte. In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen genau, wie Sie Ihr Gewerbe ordnungsgemäß abmelden und die Kleinunternehmerregelung beantragen. So vermeiden Sie unnötige Fehler und sparen Zeit bei der Ummeldung.

Eine Gewerbeabmeldung bedeutet, dass Sie Ihre bisherige gewerbliche Tätigkeit offiziell beenden. Dies ist ein formaler Akt, der beim zuständigen Gewerbeamt durchgeführt wird. Die Abmeldung ist verpflichtend, wenn Sie Ihre Geschäftstätigkeit einstellen, die Rechtsform wechseln oder – wie in diesem Fall – zur Kleinunternehmerregelung wechseln möchten.

Wichtig zu verstehen: Die Gewerbeabmeldung bedeutet nicht zwangsläufig das Ende Ihrer selbstständigen Tätigkeit. Sie können direkt im Anschluss als Kleinunternehmer:in tätig werden. Der Unterschied liegt vor allem in der steuerlichen Behandlung und den Meldepflichten.

Bevor Sie den Wechsel vollziehen, sollten Sie prüfen, ob Sie die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllen. Die wichtigsten Kriterien sind:

• Umsatzgrenze im Vorjahr: Maximal 25.000 € Jahresumsatz

• Umsatzgrenze im laufenden Jahr: Voraussichtlich nicht mehr als 100.000 €

• Sitz oder Betriebsstätte: In Deutschland gelegen

• Freiwilligkeit: Die Kleinunternehmerregelung ist optional – Sie können auch darauf verzichten

Als Kleinunternehmer:in sind Sie von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet: Sie weisen auf Ihren Rechnungen keine Mehrwertsteuer aus und führen auch keine an das Finanzamt ab. Im Gegenzug können Sie aber auch keine Vorsteuer geltend machen.

Die Gewerbeabmeldung ist der erste Schritt auf dem Weg zur Kleinunternehmerregelung. Hier erfahren Sie, wie Sie dabei vorgehen:

Wenden Sie sich an das Gewerbeamt, bei dem Sie Ihr Gewerbe ursprünglich angemeldet haben. In den meisten Städten können Sie das Formular zur Gewerbeabmeldung direkt online herunterladen. Einige Gemeinden bieten mittlerweile auch eine vollständig digitale Abmeldung an.

Das Formular zur Gewerbeabmeldung (GewA 2) ist standardisiert und enthält folgende Angaben:

• Persönliche Daten (Name, Anschrift, Geburtsdatum)
• Betriebsdaten (Betriebsanschrift, Art des Gewerbes)
• Datum der Betriebsaufgabe
• Grund der Abmeldung

Tragen Sie als Grund der Abmeldung ein, dass Sie zur Kleinunternehmerregelung wechseln. Das Datum der Betriebsaufgabe sollte idealerweise zum Monatsende liegen, um die Buchhaltung zu vereinfachen.

Für die Gewerbeabmeldung benötigen Sie in der Regel:

• Personalausweis oder Reisepass
• Gewerbeanmeldung (Original oder Kopie)
• Bei Personengesellschaften: Handelsregisterauszug
• Vollmacht, falls Sie nicht persönlich erscheinen

Die Gewerbeabmeldung ist in der Regel kostenlos. Wenn jedoch je nach Kommune dennoch Kosten und Gebühren anfallen, müssen Sie diese fristgerecht begleichen, damit die Abmeldung vollzogen werden kann. Die Gebühr wird in bar, per EC-Karte oder manchmal auch per Überweisung beglichen. Informieren Sie sich vorab bei Ihrem Gewerbeamt über die akzeptierten Zahlungsmethoden.

Nach erfolgreicher Abmeldung erhalten Sie eine Bestätigung vom Gewerbeamt. Diese sollten Sie gut aufbewahren, da Sie sie möglicherweise für das Finanzamt, die IHK oder die Krankenkasse benötigen. Das Gewerbeamt informiert automatisch andere Behörden über die Abmeldung.

Nach der Gewerbeabmeldung folgt die Anmeldung als Kleinunternehmer:in. Dieser Prozess unterscheidet sich je nachdem, ob Sie freiberuflich oder gewerblich tätig sind.

Wenn Sie als Freiberufler:in tätig werden (z. B. als Autor:in, Designer:in, Berater:in), benötigen Sie keine Gewerbeanmeldung. Stattdessen melden Sie sich direkt beim Finanzamt:

• Füllen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus
• Geben Sie an, dass Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen möchten
• Reichen Sie den Fragebogen beim zuständigen Finanzamt ein

Das Finanzamt prüft Ihre Angaben und erteilt Ihnen eine Steuernummer. Mit dieser können Sie sofort Rechnungen schreiben.

Wenn Sie weiterhin eine gewerbliche Tätigkeit ausüben möchten, müssen Sie ein neues Gewerbe anmelden – diesmal als Kleingewerbe:

• Melden Sie das Kleingewerbe beim Gewerbeamt an (Kosten: ca. 20 bis 65 €)

• Geben Sie im Anmeldeformular an, dass Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen möchten

• Das Gewerbeamt leitet die Information automatisch an das Finanzamt weiter

• Füllen Sie zusätzlich den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus

Der wichtigste Schritt ist die Beantragung der Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt. Dies geschieht über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Achten Sie dabei auf folgende Punkte:

• Abschnitt "Angaben zur Tätigkeit": Beschreiben Sie Ihre Tätigkeit möglichst genau.

• Abschnitt "Angaben zur Besteuerung": Kreuzen Sie an, dass Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen möchten.

• Umsatzprognose: Geben Sie realistische Schätzungen für Ihren Umsatz im laufenden und im Folgejahr an.

Das Finanzamt prüft Ihre Angaben und bestätigt die Kleinunternehmerregelung schriftlich. Diese Bestätigung sollten Sie aufbewahren, da Sie sie bei Bedarf vorlegen müssen.

Die Gewerbeabmeldung hat Auswirkungen auf verschiedene Institutionen. Hier ein Überblick, was Sie beachten müssen.

Das Gewerbeamt informiert die IHK automatisch über Ihre Gewerbeabmeldung. Als Kleinunternehmer:in können Sie unter Umständen von der IHK-Beitragspflicht befreit werden, wenn Ihr Gewinn unter 5.200 € liegt. Prüfen Sie dies direkt bei Ihrer zuständigen Kammer.

Informieren Sie Ihre Krankenkasse über die Änderung Ihrer Selbstständigkeit. Die Beiträge zur Krankenversicherung richten sich nach Ihrem Einkommen. Als Kleinunternehmer:in mit geringem Umsatz können sich die Beiträge reduzieren.

Bestimmte Berufsgruppen (z. B. Handwerker:innen, Lehrer:innen, Pfleger:innen) sind rentenversicherungspflichtig, auch als Kleinunternehmer:in. Klären Sie mit der Deutschen Rentenversicherung, ob dies auf Sie zutrifft.

Auch als Kleinunternehmer:in ist ein separates Geschäftskonto sinnvoll, um private und geschäftliche Finanzen zu trennen. Dies erleichtert die Buchhaltung erheblich und sorgt für Transparenz gegenüber dem Finanzamt.

Bei Qonto können Unternehmer:innen so etwa ein Online-Firmenkonto eröffnen, das eine integrierte Buchhaltungslösung, Rechnungsverwaltung und Cashflow-Software enthält. Wer Mitarbeitende beschäftigt profitiert zudem von Ausgabenmanagement und Firmenkarten für sein Team.

Die Kleinunternehmerregelung vereinfacht Ihre Buchhaltung deutlich. Hier die wichtigsten Änderungen.

Als Kleinunternehmer:in entfällt die monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung. Das spart Zeit und reduziert den bürokratischen Aufwand erheblich.

Ihre Rechnungen müssen keine Umsatzsteuer ausweisen. Wichtig ist jedoch, dass Sie folgenden Hinweis auf der Rechnung vermerken: „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Kleinunternehmer:innen können ihre Buchhaltung mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) führen. Diese ist deutlich einfacher als die doppelte Buchführung. Sie erfassen lediglich Ihre Einnahmen und Ausgaben und ermitteln daraus Ihren Gewinn.

Bei der Umstellung von einem Gewerbe zur Kleinunternehmerregelung passieren häufig Fehler. Hier die wichtigsten Stolperfallen und wie Sie diese vermeiden.

Viele Unternehmer:innen unterschätzen ihre Umsätze oder berücksichtigen nicht alle Einnahmen. Prüfen Sie genau, ob Sie die Grenzen von 25.000 € (Vorjahr) bzw. 100.000 € (laufendes Jahr) einhalten können. Bei Unsicherheit sollten Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten.

Die Gewerbeabmeldung muss innerhalb eines Monats nach Betriebsaufgabe erfolgen. Planen Sie ausreichend Zeit ein und koordinieren Sie die Abmeldung mit der Neuanmeldung, um keine Lücke in Ihrer Selbstständigkeit zu haben.

Vergessen Sie nicht, auf Ihren Rechnungen den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis zur Kleinunternehmerregelung anzubringen. Fehlt dieser, kann das Finanzamt Probleme machen.

Die Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung hat steuerliche Konsequenzen. Lassen Sie sich von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater beraten, ob die Regelung in Ihrer Situation vorteilhaft ist.

Damit Sie bei der Ummeldung nichts vergessen, haben wir eine praktische Checkliste für Sie zusammengestellt:

Die Umstellung von einem regulären Gewerbe zur Kleinunternehmerregelung ist ein überschaubarer Prozess, wenn Sie die richtigen Schritte befolgen. Die wichtigsten Punkte noch einmal zusammengefasst:

• Prüfen Sie zunächst, ob Sie die Umsatzgrenzen einhalten können
• Melden Sie Ihr Gewerbe ordnungsgemäß beim Gewerbeamt ab
• Beantragen Sie die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt
• Informieren Sie alle relevanten Stellen über die Änderung
• Passen Sie Ihre Buchhaltung und Rechnungsstellung an

Die Kleinunternehmerregelung bietet gerade für Selbstständige mit überschaubaren Umsätzen erhebliche Vorteile: weniger Bürokratie, einfachere Buchhaltung und mehr Zeit für das eigentliche Geschäft. Mit der richtigen Vorbereitung und den Informationen aus diesem Leitfaden sollte die Ummeldung reibungslos gelingen.