Umfirmierung und Umwandlung eines Unternehmens: Das ist zu beachten

Bei der Umfirmierung ändert sich der Firmenname eines Unternehmens. Wir erklären in Kürze, was genau eine Umfirmierung ist, welche Gründe es für die Umfirmierung gibt, was der Unterschied zur Umwandlung eines Unternehmens ist und was es zu beachten gibt.

Um den Vorgang der Umfirmierung zu verstehen, ist es wichtig, vorab den Begriff „Firma“ zu definieren. Die Firma ist der Name eines Unternehmens, das aufgrund seiner Rechtsform handelregisterpflichtig ist. Der Firmenname wird in das Handelsregister eingetragen. Hier können Kunden und Geschäftspartner sich darüber informieren, wer hinter einem Unternehmen steckt.

Da die Informationen, mit denen eingetragene Kaufleute eindeutig identifiziert werden können, im Handelsregistereintrag stecken, darf der Firmenname frei gewählt werden. Die einzigen Voraussetzungen für die Namensgebung sind, dass der Name gegen keine Markenrechte verstößt und nicht irreführend ist. 

Bei der Umfirmierung wird also der Firmenname eines handelsregisterpflichtigen Unternehmens geändert. Für diese Änderung ist ein Gesellschafterbeschluss erforderlich. Stimmen die Gesellschafterinnen und Gesellschafter für die Umfirmierung, wird die Satzung bzw. der Gesellschaftsvertrag entsprechend angepasst und notariell beglaubigt. Der neue Firmenname wird im Handelsregister hinterlegt. Abschließend muss das Unternehmen beim Gewerbeamt umgemeldet werden.

Die Umfirmierung kann unterschiedliche Gründe haben. Wurde beispielsweise ein Name gewählt, der zu kompliziert oder unverständlich ist oder beim Kunden falsche Vorstellungen über das Angebot des Unternehmens weckt, kann der Beschluss gefasst werden, den Namen markttauglich zu verändern. Ein anderer Grund kann sein, dass ein Unternehmen seine Ausrichtung verändert hat, sich in neue Geschäftsfelder entwickelt oder die Internationalisierung des Unternehmens anstrebt und der bei der Gründung gewählte Name mittlerweile nicht mehr passt.

Ein Firmenname, der einen hohen Wiedererkennungswert hat und das Angebot oder Geschäftsfeld des Unternehmens perfekt beschreibt, kann Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil sichern. Diese enge Verknüpfung mit dem Namen kann aber gleichzeitig zu einem Nachteil führen.

Wird die Umfirmierung beschlossen, kann es zum Verlust langjähriger Kunden führen, die sich dem Unternehmen durch die Namensänderung nicht mehr verbunden fühlen, sich nicht mehr mit ihm identifizieren können oder sich schlicht nicht bewusst sind, wer hinter dem neuen Namen steckt. Um den alten Bekanntheitsgrad nicht zu gefährden, ist hier unbedingt eine klare und umfassende Kommunikation erforderlich.

Zum anderen erfordert die Umfirmierung also einen hohen Aufwand und auch Kosten. Neben den formalen Schritten wie der Satzungsänderung, der notariellen Beglaubigung und die Ummeldung bei den Behörden sind weitere zahlreiche Anpassungen erforderlich.

Angefangen bei der Beschilderung am Unternehmensstandort über die Unternehmenswebsite bis hin zu sämtlichen Marketingmaterialien und Aktivitäten, die erforderlich sind, um den neuen Namen bekannt zu machen, müssen zudem sämtliche bestehende Verträge angepasst werden. 

Bestehende Mitarbeiterverträge behalten weiterhin ihre Gültigkeit und müssen nicht angepasst werden. Neue Arbeitsverträge werden unter der neuen Firma ausgestellt.

Ist die Umfirmierung trotz hohem Aufwand und Kosten erforderlich, ist zunächst eine gründliche Vorarbeit erforderlich, bis es tatsächlich zur Umfirmierung kommt. 

Ist die Vorarbeit geleistet, folgen die gesetzlich vorgeschriebenen Formalien:

Parallel zu den formellen Schritten, erfolgt eine umfassende Kommunikation sowie die Anpassung des Marketings und der gesamten Geschäftsausstattung:

Die Umfirmierung hat keinen Einfluss auf die Rechtsform eines Unternehmens. Ist ein Rechtsformwandel erforderlich, spricht man von einer Umwandlung. Wie bei der Umfirmierung gibt es auch gute Gründe für die Umwandlung.

Wurde ein Unternehmen beispielsweise als Einzelunternehmen gegründet, trägt der Inhaber das volle Risiko und haftet unbeschränkt und persönlich auch mit seinem Privatvermögen. Um die Haftung zu beschränken, bleibt ihm nur die Änderung der Rechtsform. Aber auch ein geplanter Börsengang kann die Umwandlung einer GmbH in eine Aktiengesellschaft (AG) notwendig machen.

Wie bei der Umfirmierung sind auch bei der Umwandlung formelle Schritte (Satzungsänderung, Handelsregistereintrag, Gewerbeummeldung) erforderlich, die mit entsprechenden Kosten verbunden sind.

Gemäß § 1 Umwandlungsgesetz (UmwG) gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, um die Umwandlung eines Unternehmens vorzunehmen:

Während sich bei der Umfirmierung „nur“ der Name eines Unternehmens ändert, ist die Umwandlung ein komplexer Prozess, durch den die Rechtsform eines Unternehmens geändert wird. Beide Verfahren sind mit formalen Schritten sowie mit Kosten verbunden. Insbesondere die Umfirmierung ist mit Risiken – insbesondere dem Verlust der Bekanntheit – verbunden. Gut durchdacht können sie aber genutzt werden, um sich einen Wettbewerbsvorteil am Markt zu verschaffen.