Die tatsächlichen Fahrzeugkosten ermitteln

Bei beruflichen Auswärtstätigkeiten können sich Arbeitnehmer:innen oder Selbstständige ihre Reisekosten steuerfrei erstatten lassen. Neben Ausgaben für Übernachtung oder die Verpflegung fallen dabei regelmäßig Fahrtkosten an. Bei Fahrten mit der Bahn oder Flügen gibt es eine Erstattung der tatsächlichen Aufwendungen – also des Ticketpreises.

Die Erstattung der tatsächlichen Kosten ist aber auch dann möglich, wenn ein Pkw verwendet wurde. Lesen Sie im Folgenden nach, was es dabei zu beachten gilt.

Diese Fahrtkosten gleicht der Fiskus ganz einfach und unbürokratisch mit der Entfernungspauschale ab. Sie beträgt 30 Cent pro Kilometer und ist den meisten auch als Pendlerpauschale oder Kilometergeld bekannt.

Arbeitnehmer:innen können sie genauso für den Weg zwischen ihrer Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte als Werbungskosten geltend machen – allerdings nur für maximal 220 Tage im Jahr und jeweils die einfache Strecke.

Bei anderen beruflichen Fahrten – wie hier im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit – existieren diese Einschränkungen nicht. Dann gibt es die Pauschale pro gefahrenen Kilometer.

Allerdings deckt der pauschale Kilometer-Kostensatz nicht immer die echten Kosten eines Fahrzeugs. Bei teuren Autos oder auch Leasingwagen können Selbstständige oder andere unter Umständen mit der Ermittlung der tatsächlichen Kfz-Kosten mehr Steuern sparen beziehungsweise ihren Aufwand besser ausgleichen.

Steuerliche Anerkennung bei Arbeitnehmer:innen oder Selbstständigen finden

• alle Fahrten im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit
• inklusive der Heimfahrten zwischendurch.

Für diese Fahrten können die tatsächlich entstandenen Kosten steuerlich geltend gemacht werden.

Außerdem:

• die erste Hinfahrt und letzte Rückfahrt bei einer doppelten Haushaltsführung
• alle Fahrten rund um einen beruflich bedingten Umzug
• Fahrten zu Vorstellungsgesprächen oder beruflichen Fortbildungen
• alle Fahrten für eine Nebentätigkeit
• Fahrten im Zusammenhang mit anderen Einkunftsarten wie Gewerbebetrieb, selbständiger Arbeit oder Vermietung und Verpachtung
• sämtliche Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bei einer Gehbehinderung und mindestens 50 Prozent Einschränkung oder allgemein ab 70 Prozent Einschränkungsgrad

Ab einer betrieblichen Nutzung von mehr als zehn Prozent können Selbstständige ein Fahrzeug zum Betriebsvermögen erklären (als sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen). Sobald die betriebliche Nutzung 50 Prozent übersteigt wird es automatisch als solches bewertet (notwendiges Betriebsvermögen).

In beiden Fällen zählen alle Aufwendungen als Betriebsausgaben. Eine exakte Bestimmung der Kosten pro Kilometer ist dadurch überflüssig. Allerdings ist der Anteil einer eventuellen Privatnutzung prozentual abzugrenzen und wird zur Privatentnahme oder einem geldwerten Vorteil bei Firmenwagen, die Angestellten überlassen wurden.

Letzteres gilt allerdings nicht für betrieblich genutzte Fahrräder: Wenn ein Dienstfahrrad privat verwendet wird, muss weder ein geldwerter Vorteil noch eine Privatentnahme versteuert werden.

Wenn ein Fahrzeug nur gelegentlich und weniger als zehn Prozent betrieblich genutzt wird, wird es zwingend dem Privatvermögen zugerechnet.

Was darf überhaupt in die Berechnung der tatsächlichen Fahrzeugkosten einfließen? Diese Liste fällt lang und umfangreich aus und umfasst folgende Posten:

• Abschreibung, kurz AfA,
• Leasingraten oder
• Finanzierungskosten,
• Spritkosten oder Stromkosten bei Elektroautos,
• Beiträge für Automobilclubs und die Versicherung,
• Werkstattrechnungen für Reparaturen und Wartung,
• zusätzliche Kosten nach Unfall, Beschädigung oder Diebstahl und
• viele weitere Kosten wie Garagen- oder Stellplatzmiete, Gebühren für Hauptuntersuchungen oder die Ausgaben für Motoröl und anderes Verbrauchsmaterial sowie
• die Kosten der Wagenpflege oder für den Rundfunkbeitrag bei ausschließlich geschäftlich genutzten Autos.

Für die Ermittlung der Abschreibung zählen die gesamten Pkw-Anschaffungskosten. Da die Finanzverwaltung regelmäßig von einer sechsjährigen Nutzungsdauer ausgeht, können ein Sechstel oder 16,7 Prozent der Kosten als jährliche Abschreibung in die Berechnung tatsächlicher Fahrzeugkosten einfließen.

Zumindest für 2020 und 2021 angeschaffte Fahrzeuge ist im Rahmen der Corona-Hilfen des Staates auch eine degressive Abschreibung mit 25 Prozent möglich.

Im ersten Jahr müssen Sie immer den Anschaffungsmonat berücksichtigen und die Abschreibung in Zwölfteln entsprechend anpassen.

Viele Leasingverträge enthalten eine Sonderzahlung mit dem Vertragsbeginn. Diese darf im Jahr der vollständigen Zahlung komplett in die Kostenrechnung einfließen. Zumindest im Folgejahr müssen Sie die Kfz-Kosten dann aber noch einmal neu ausrechnen – ausschließlich mit den laufenden Leasingraten.

Haben Sie alle Positionen addiert, teilen Sie die Summe einfach

• durch die im Jahr gefahrenen Kilometer beziehungsweise
• die ab Anschaffung gefahrenen Kilometer

und erhalten als Ergebnis die Kosten pro Kilometer in tatsächlicher Höhe.

Ihre Berechnung dokumentieren Sie einmalig mit den gesamten Belegen eines Kalenderjahres oder für einen Zeitraum von 12 Monaten ab Anschaffung.

In den Folgejahren können Sie den Kostensatz, den Sie im ersten Jahr ermittelt haben, dann ohne weitere Berechnung oder Nachweise immer wieder angeben, wenn sich die Fahrzeugnutzung nicht wesentlich ändert.

Multiplizieren Sie dann jeweils den einmalig ermittelten Kostensatz mit Ihrer beruflich bedingten Kilometerleistung und Sie erhalten die Fahrtkosten, die Sie von der Steuer absetzen können.