Was ist Finanzbuchhaltung? Grundlagen und Aufgaben

Die Finanzbuchhaltung umfasst alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens in Zahlen und ist ein Teilbereich des Rechnungswesens. Ob Sie dazu verpflichtet sind und was Sie beachten müssen, erklären wir Ihnen hier.

Die Finanzbuchhaltung wird auch als externes Rechnungswesen bezeichnet und hat zum Ziel, das unternehmerische Gesamtvermögen eines Unternehmens zu ermittelt und somit die Vermögenslage sowie Veränderungen zu bestimmen. 

Die Aufgabe der Finanzbuchhaltung ist demnach, alle Geschäftsprozesse zu dokumentieren und zu archivieren, damit nicht nur Sie selbst den vollen Einblick in Ihre betrieblichen Finanzen haben, sondern auch das Finanzamt Ihre Einnahmen und Ausgaben zur Ermittlung der Einkommensteuer einsehen kann.

Wissen Sie auf Anhieb, wie viel Gewinn oder Verlust Sie in dem aktuellen Geschäftsjahr erzielt haben? Welche Beträge Ihnen für Investitionen zur Verfügung stehen? Oder welche Einnahmen Sie voraussichtlich auf Grundlage des letzten Geschäftsjahres erreichen können? 

Ohne eine ordnungsgemäße Buchführung können Sie nur schwer korrekte Aussagen treffen. Genau aus diesem Grund ist die Finanzbuchhaltung für Unternehmen so wichtig.

In großen Betrieben wird die Finanzbuchhaltung neben der Lohnbuchhaltung weiterhin in die Bereiche Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung geteilt, um die Außenstände und Forderungen eines Unternehmens genauestens im Blick zu haben. 

Bei der Kreditorenbuchhaltung handelt es sich um sämtliche Eingangsrechnungen, die Kreditorinnen und Kreditoren für unter anderem Lieferungen oder Dienstleistungen stellen, die das Unternehmen in Anspruch nimmt. Dabei geht es um:

Die Debitorenbuchhaltung hingegen befasst sich mit allen Zahlungseingängen und dem Forderungsmanagement. Dabei werden sämtliche Zahlungsaufforderungen erfasst und verschickt. Auch das Mahnwesen fällt darunter, wenn Kundinnen und Kunden oder Geschäftspartner:innen die Rechnungen nicht begleichen. Dieser Bereich der Finanzbuchhaltung arbeitet eng mit Inkassobüros oder Rechtsanwaltskanzleien zusammen.

Auch für das Finanzamt ist eine ordnungsgemäße Finanzbuchführung sehr wichtig. Schließlich sind Ihre Geschäftsprozesse am Ende des Geschäftsjahres die Grundlage für den Jahresabschluss oder der Einnahmen-Überschuss-Rechnungen.

Nicht jedes Unternehmen ist zur Finanzbuchhaltung verpflichtet. Erst wenn Sie Einkünfte von 600.000 € im Jahr erzielen oder einen Gewinn von 60.000 € verbuchen, unterliegen Sie der Buchführungspflicht. Anders ist es, wenn Sie im Handelsregister eingetragen sind, dann ist für Sie immer die doppelte Buchführung verpflichtend.

Bestimmte Unternehmensformen sind also verpflichtet, eine ausführliche Finanzbuchhaltung zu führen, um lückenlos alle geschäftlichen und finanziellen Vorgänge zu dokumentieren.

Zu diesen Unternehmensformen gehören unter anderem:

Auch Freiberufler:innen und Gewerbetreibende müssen Einnahmen und Ausgaben chronologisch dokumentieren und archivieren, auch wenn sie nicht zur Finanzbuchführung verpflichtet sind. Hier reicht die einfache Buchführung, die zur Grundlage der Einnahmen-Überschuss-Rechnung dient.

Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen nicht unter die verpflichtende Finanzbuchhaltung fallen, kann es jedoch sinnvoll sein, alle Geschäftsprozesse doppelt zu verbuchen. Insbesondere, wenn Sie die Einnahmen Ihres Unternehmens nicht absehen können oder planen zu expandieren oder teure Investitionen zu tätigen.

Die Finanzbuchhaltung, die auch doppelte Buchführung genannt wird, steht der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, der EÜR oder auch einfachen Buchführung gegenüber. Die Finanzbuchhaltung und die EÜR sind Formen der Buchführung.

Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung darf die EÜR nur von bestimmten Personen angefertigt und eingereicht werden: Eine Finanzbuchhaltung müssen nach Handelsgesetzbuch alle Gewerbetreibenden nachweisen, die buchführungspflichtig sind. Die EÜR dagegen dürfen Freiberufler:innen sowie Kleinunternehmer:innen und Gewerbetreibende erstellen und einreichen, die weder im Handelsregister eingetragen sind, noch die vorgeschriebenen Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten.

Die EÜR kann als Jahresabschluss beim Finanzamt eingereicht werden. Da die Finanzbuchhaltung um ein Vielfaches komplexer ist, wird aus dieser ein Jahresabschluss erstellt, der eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) und eine Bilanz enthält. Bei der EÜR hingegen wird simpel der Gewinn errechnet, indem die Ausgaben eines Jahres von den jährlichen Einnahmen abgezogen werden.

Bei der Finanzbuchhaltung ist es wichtig, alle Geld- und Leistungsströme sowie Kapitalbestände eines Unternehmens zu erfassen. Wie das genau funktioniert, wird in den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung, kurz GoB oder GoBD, für digitale Buchführung festgehalten.

Folgende Richtlinien sind dabei maßgebend:

Alle Geschäftsvorfälle müssen chronologisch, lückenlos und für Dritte nachvollziehbar dokumentiert und archiviert werden. Somit erfüllt die Finanzbuchhaltung laut § 239 HGB eine Belegfunktion. Auf diese Weise haben sowohl Unternehmensinterne als auch Außenstehende alle Informationen zum derzeitigen Vermögen, Forderungen und Verbindlichkeiten zu jeder Zeit und auch noch nach Jahren vorliegen. Zu den Außenstehenden zählen Finanzämter, Steuerberater:innen, Investor:innen, Gläubiger:innen, Banken und Unternehmensberater:innen.

Um die finanzielle Lage eines Unternehmens zu beurteilen, müssen Schuldbestände und Vermögen am Bilanzstichtag gegenübergestellt und dokumentiert werden. Aber auch Betriebsveränderungen werden festgehalten. Ist das Vermögen gestiegen oder gesunken? Welche Forderungen stehen noch im Raum? Wie haben sich die Außenstände verändert?

Banking, Steuern und Buchhaltung in nur einem Tool? Bei Qonto kein Problem.

Die Ermittlung des Erfolgs (GuV) ist wichtig, um den positiven oder auch negativen Prozess eines Unternehmens zu ermitteln. Dies kann jedoch erst beurteilt werden, wenn alle Vermögens- und Schuldbestände zur Bilanz gegenübergestellt und mit dem vorherigen Geschäftsjahr verglichen werden.

Je nach Einkommen und Unternehmenserfolg kann sich die Besteuerungsgrundlage ändern wie die gesetzliche Buchführungspflicht, Gewerbesteuer, Kleinunternehmerregelung, Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer.

Je nach Unternehmensgröße und Geschäftsprozessen kann die Finanzbuchhaltung auch selbst durchgeführt werden. Damit Platz gespart, Ressourcen geschont und Prozesse vereinfacht werden, empfiehlt es sich, dafür eine moderne Buchhaltungssoftware zu nutzen, die nach GoBD zertifiziert ist. So gelingt die gesamte Buchhaltung mit der richtigen Software schneller, leichter und sicherer, denn alle Dokumente werden direkt chronologisch in dem richtigen Format und dank unterschiedlicher Schnittstelle für Dritte zugänglich gespeichert und archiviert.

Ebenfalls ein Mehrwert für jedes Unternehmen und Voraussetzung für eine lückenlose und einfache Finanzbuchführung ist ein eigenes Geschäftskonto. Damit können Sie nicht nur problemlos Geschäftliches von Privatem trennen, sondern vereinfachen auch Ihr Banking um ein Vielfaches. So bietet Ihnen Qonto mit den unterschiedlichen Kontomodellen viele Zusatzfunktionen wie die Synchronisierung der Buchhaltungssoftware und garantiert Ihnen, dass Sie von überall flexibel Zugriff auf Ihre Finanzen haben bei maximaler Sicherheit.

Während kleine Unternehmen mit geringeren Einkünften oftmals von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen können und auch nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen größere Betriebe neben der Lohnbuchhaltung auch eine detaillierte Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung vornehmen.

Daher ist es ratsam, insbesondere in den ersten Geschäftsjahren Steuerberater:innen oder Finanzbuchhalter:innen zu beauftragen, die Sie durch den bürokratischen Dschungel führen und das Beste aus Ihren Finanzen herausholen.

Mit einer modernen Buchhaltungssoftware und einem eigenen Geschäftskonto wie denen von Qonto gelingt allerdings die Finanzbuchhaltung für Unternehmen auch selbst. Der Vorteil: Viele Softwareprogramme aktualisieren sich von selbst, sodass Sie bei der aktuellen Besteuerungsgrundlage stets auf dem neuesten Stand sind. Ihr Geschäftskonto bietet Ihnen zudem flexibles Banking zu besten Konditionen und innovative Zusatzleistungen, damit Sie Ihre Geschäftsprozesse stets im Blick haben und für die Finanzbuchführung alle Dokumente schnell, einfach, sicher sowie chronologisch archivieren können.

Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch intensiv über alle Möglichkeiten und stellen Ihnen unterschiedliche maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen vor.

• Buchführungspflicht
• Kleinunternehmerregelung
• Buchhaltung automatisieren
• Vorbereitende Buchhaltung
• Buchhaltung für Selbstständige
• Buchhaltung Kleinunternehmer:in
• Buchhaltung digitalisieren
• Buchhaltung outsourcen