Como funcionam os recibos verdes

Uma das primeiras obrigações de um trabalhador independente é a emissão de um documento que comprove que aquele serviço foi realizado, assim como o seu pagamento. Estamos a falar dos recibos verdes, um dos documentos mais importantes entre prestadores de serviços de diferentes categorias sem vínculo laboral e os seus clientes.

Existem obrigações, responsabilidades fiscais e procedimentos importantes para que os recibos verdes sejam emitidos corretamente. Para que não restem dúvidas, neste artigo a Qonto explica tudo o que precisa de saber sobre como funcionam os recibos verdes e as dúvidas mais comuns relacionadas com o tema.

Recibos verdes são documentos oficiais emitidos por trabalhadores independentes (também chamados freelancers ou prestadores de serviços) para comprovar a prestação de um serviço e o respetivo pagamento. O nome vem da cor original destes documentos em papel, embora hoje sejam emitidos digitalmente através do Portal das Finanças.

Na prática, um recibo verde funciona como um comprovativo fiscal da transação entre o prestador de serviços e o cliente. Inclui informações essenciais como:

• Identificação do prestador de serviços (nome, NIF, atividade);
• Identificação do cliente;
• Descrição do serviço prestado;
• Valor do serviço;
• Retenções na fonte (IRS e Segurança Social);
• Valor líquido a receber.

Este documento é fundamental para a declaração de rendimentos tanto do trabalhador independente como da empresa contratante, sendo obrigatório para efeitos fiscais e de Segurança Social.

Trabalhar a recibos verdes significa prestar serviços de forma independente, sem vínculo laboral com uma empresa. Ao contrário de um trabalhador por conta de outrem, quem trabalha a recibos verdes:

• Define os seus próprios horários e métodos de trabalho;
• Pode trabalhar para múltiplos clientes simultaneamente;
• É responsável pela gestão da sua atividade e finanças;
• Paga os seus próprios impostos e contribuições sociais;
• Não tem direito a férias pagas, subsídio de Natal ou outros benefícios laborais. 

O processo funciona da seguinte forma:

1. Abertura de atividade: regista-se nas Finanças como trabalhador independente, indicando o código de atividade (CAE) correspondente aos serviços que vai prestar.
2. Prestação do serviço: executa o trabalho acordado com o cliente.
3. Emissão do recibo verde: após concluir o serviço, emite o recibo verde através do Portal das Finanças.
4. Pagamento: o cliente paga o valor indicado no recibo, já com as retenções aplicadas.
5. Declaração de rendimentos: no final do ano, declara todos os rendimentos no IRS.

Antes de emitir o primeiro recibo verde, é obrigatório abrir atividade nas Finanças. O processo é gratuito e pode ser feito online ou presencialmente:

Online (Portal das Finanças):

1. Aceda ao Portal das Finanças com a sua senha de acesso;
2. Selecione "Entregar" > "Declaração de Início de Atividade";
3. Preencha os dados solicitados (morada fiscal, atividade principal, regime de IVA);
4. Escolha o código CAE correspondente à sua atividade;
5. Submeta a declaração. 

Presencialmente:

1. Dirija-se a um serviço de Finanças com o Cartão de Cidadão;
2. Solicite a abertura de atividade como trabalhador independente;
3. O funcionário ajudará a preencher a declaração. 

Após a abertura de atividade, receberá uma senha de acesso ao Portal das Finanças (caso ainda não tenha) e ficará apto a emitir recibos verdes.

A emissão de recibos verdes é feita exclusivamente através do Portal das Finanças. O processo é simples e rápido:

1. Aceda ao Portal das Finanças com a sua senha
2. Selecione "Serviços" > "Emitir Recibo"
3. Preencha os dados do cliente (NIF, nome ou denominação social)
4. Indique o valor do serviço prestado
5. Descreva brevemente o serviço
6. O sistema calcula automaticamente as retenções (IRS e Segurança Social)
7. Confirme e emita o recibo

Após a emissão, o recibo fica disponível para download em PDF. Deve enviá-lo ao cliente juntamente com a fatura (se aplicável) e guardar uma cópia para os seus registos.

Prazo de emissão: os recibos verdes devem ser emitidos até ao dia 15 do mês seguinte à prestação do serviço ou ao recebimento do pagamento, consoante o que ocorrer primeiro.

Esta é uma das perguntas mais comuns de quem está a começar. Os descontos dependem de vários fatores, mas podemos dividi-los em duas categorias principais:

Quando emite um recibo verde, o cliente retém automaticamente uma percentagem para IRS. Esta retenção varia conforme o tipo de serviço prestado e os ajustes anuais:

• 25% - Para a maioria dos serviços (consultoria, design, programação, etc.);
• 16,5% - Para serviços de restauração e hotelaria;
• 11,5% - Para alguns serviços específicos previstos no artigo 101.º do CIRS.

Esta retenção não é o imposto final que vai pagar. É apenas um adiantamento ao Estado. O acerto de contas é feito na declaração de IRS do ano seguinte, onde pode receber reembolso ou ter de pagar mais, dependendo dos seus rendimentos totais e despesas dedutíveis.

Além do IRS, os trabalhadores independentes pagam contribuições mensais à Segurança Social. O valor depende do regime escolhido:

Regime simplificado (mais comum):

• Taxa de 21,4% sobre 70% do rendimento relevante;
• Na prática, paga cerca de 15% do seu rendimento bruto;
• O pagamento é feito trimestralmente, com base nos rendimentos declarados.

Regime de contabilidade organizada:

• Taxa de 21,4% sobre o rendimento tributável (lucro);
• Permite deduzir todas as despesas comprovadas;
• Mais vantajoso para quem tem despesas elevadas.

Exemplo prático: se faturar 1.000 € num mês no regime simplificado, pagará aproximadamente 150 € de Segurança Social (21,4% de 70% de 1.000 €). 

Muitas pessoas confundem faturas com recibos verdes, mas são documentos diferentes com funções distintas:

Fatura:

• Comprova a prestação do serviço;
• Emitida antes ou no momento da prestação do serviço;
• Obrigatória para efeitos de IVA (quando aplicável);
• Pode ser emitida através de software de faturação.

Recibo verde:

• Comprova o pagamento do serviço;
• Emitido após o recebimento do pagamento;
• Obrigatório para declaração de rendimentos;
• Só pode ser emitido através do Portal das Finanças.

Quando trabalha a recibos verdes, deve:

1. Emitir a fatura ao prestar o serviço (se estiver no regime de IVA);
2. Emitir o recibo verde quando receber o pagamento.

Se estiver isento de IVA, pode apenas emitir o recibo verde, que serve simultaneamente como comprovativo do serviço e do pagamento.

Trabalhar a recibos verdes tem aspetos positivos e negativos que deve considerar antes de iniciar a atividade:

O primeiro ano a trabalhar a recibos verdes é um período de adaptação com algumas particularidades importantes:

A maioria dos trabalhadores independentes começa no regime de isenção de IVA, válido enquanto não ultrapassar 13.500 € de faturação anual. Isto significa que:

• Não cobra IVA aos clientes;
• Não precisa de entregar declarações periódicas de IVA;
• Simplifica bastante a gestão fiscal inicial.

Se ultrapassar este limite, passa automaticamente para o regime normal de IVA no ano seguinte.

Quem abre atividade pela primeira vez beneficia de isenção de contribuições para a Segurança Social durante 12 meses. Esta isenção pode ser prorrogada por mais 12 meses se:

• O rendimento relevante não ultrapassar 4 vezes o IAS (cerca de 2.200 € mensais);
• Solicitar a prorrogação atempadamente.

Esta vantagem representa uma poupança significativa no início da atividade, permitindo reinvestir mais capital no negócio.

No primeiro ano, deve estar preparado para a declaração de IRS do ano seguinte. Muitos trabalhadores independentes têm surpresas desagradáveis ao descobrir que:

• As retenções na fonte podem não ser suficientes;
• Podem ter de pagar IRS adicional;
• Precisam de guardar todas as despesas para dedução.

Para evitar problemas, recomenda-se:

• Guardar cerca de 20-30% dos rendimentos para impostos;
• Manter todos os comprovativos de despesas organizados;
• Considerar a contratação de um contabilista. 

Uma dúvida comum é se quem trabalha a recibos verdes precisa de ter uma conta PJ. A resposta é: não é obrigatório, mas é altamente recomendável.

Ter uma conta empresarial dedicada traz várias vantagens práticas:

Organização financeira:

• Separa claramente receitas e despesas profissionais das pessoais;
• Facilita o controlo do fluxo de caixa;
• Simplifica a preparação da declaração de IRS;
• Permite uma visão clara da rentabilidade do negócio.

Profissionalismo:

• Transmite credibilidade aos clientes;
• Evita partilhar dados bancários pessoais;
• Facilita a gestão de pagamentos de múltiplos clientes.

Gestão fiscal:

• Todos os movimentos ficam registados num só local;
• Facilita a identificação de despesas dedutíveis;
• Simplifica o trabalho do contabilista;
• Reduz o risco de erros na declaração de impostos.

Ferramentas específicas:

• Acesso a cartões empresariais com limites personalizados;
• Software de faturação integrado;
• Gestão automática de despesas;
• Exportação de dados para contabilidade. 

A Qonto é uma solução financeira 100% online especialmente pensada para trabalhadores independentes e pequenas empresas. Com a Qonto, pode:

• Abrir conta em minutos: processo totalmente digital, sem papelada nem deslocações;
• Gerir receitas e despesas: interface intuitiva para controlar todas as transações;
• Categorizar despesas: organize automaticamente as suas despesas por categoria;
• Exportar dados: facilite o trabalho do contabilista com exportações automáticas;
• Cartões físicos e virtuais: controle os gastos com limites personalizados;
• Transferências internacionais: receba pagamentos de clientes no estrangeiro.

Ao contrário dos bancos tradicionais, a Qonto foi desenhada especificamente para as necessidades de quem trabalha por conta própria, oferecendo ferramentas que poupam tempo e simplificam a gestão financeira.

*As informações disponíveis não dispensam a consulta de entidades públicas e/ou especialistas.