Como abrir atividade nas Finanças

Em Portugal, em 2024, mais de 700 mil pessoas declararam trabalhar como independentes, segundo dados do Instituto Nacional de Estatística publicados (Estarísticas do Emprego Anuais) . Se está a pensar juntar-se a este número crescente de profissionais autónomos, o primeiro passo essencial é abrir atividade nas Finanças.

Este processo, também conhecido como declaração de início de atividade, é obrigatório por lei e deve ser feito antes de começar a prestar serviços ou emitir faturas. Embora possa parecer complexo à primeira vista, abrir atividade no Portal das Finanças é um procedimento relativamente simples que pode ser concluído online em poucos minutos.

Neste guia completo, explicamos passo a passo como abrir atividade nas Finanças, que documentos precisa, quais os regimes fiscais disponíveis e as obrigações que terá após a abertura. Seja para trabalhar a recibos verdes pela primeira vez ou para formalizar um negócio secundário, este artigo tem tudo o que precisa saber.

Abrir atividade nas Finanças, também designado como declaração de início de atividade, é o procedimento oficial através do qual comunica à Autoridade Tributária que vai começar a exercer uma atividade profissional por conta própria.

Este registo é obrigatório para todos os profissionais independentes, trabalhadores a recibos verdes ou empresários em nome individual que pretendam prestar serviços, vender produtos ou exercer qualquer atividade económica em Portugal.

Quando abre atividade, está a informar o Estado sobre:

• O tipo de atividade que vai exercer (identificada por um código CAE ou CIRS);

• O regime de tributação que escolheu (simplificado ou contabilidade organizada);

• Se está ou não sujeito a IVA;

• O local onde vai exercer a atividade.

Este registo permite-lhe emitir faturas e recibos verdes legalmente, além de o enquadrar no sistema fiscal português com todas as obrigações e direitos que isso implica.

A abertura de atividade é obrigatória sempre que pretenda exercer uma atividade profissional de forma independente e regular. Isto inclui situações como:

• Trabalhar como freelancer ou prestador de serviços em áreas como consultoria, design, programação, tradução, marketing ou qualquer outra atividade profissional;

• Vender produtos ou serviços de forma regular, seja online ou presencialmente;

• Prestar serviços ocasionais que gerem rendimento, mesmo que seja uma atividade secundária;

• Iniciar um negócio próprio como empresário em nome individual.

Não precisa de abrir atividade se:

• Trabalha exclusivamente por conta de outrem com contrato de trabalho;

• Recebe apenas rendimentos de pensões ou subsídios;

• Tem apenas rendimentos prediais (arrendamento).

Para quem está a começar a trabalhar a recibos verdes pela primeira vez, este é o primeiro passo essencial para formalizar a sua situação profissional.

Para abrir atividade no Portal das Finanças, precisa de reunir alguns elementos essenciais antes de iniciar o processo. A boa notícia é que a lista de documentos é relativamente curta:

• Número de Identificação Fiscal (NIF): se ainda não tem NIF português, deve solicitá-lo primeiro numa repartição de finanças ou através de representante fiscal;

• Acesso ao Portal das Finanças: pode obter a senha presencialmente em qualquer serviço de Finanças ou gerá-la online se já tiver um leitor de cartões;

• Código CAE da atividade ou Código CIRS: é o código que identifica o tipo de atividade que vai exercer (pode consultar a lista completa no site do INE);

• Morada fiscal: endereço onde vai exercer a atividade ou, caso trabalhe remotamente, a sua morada de residência.

• Regime de tributação: decidir entre regime simplificado ou contabilidade organizada;

• Enquadramento em IVA: se vai estar isento, no regime normal ou noutro regime especial;

• Data de início de atividade: a partir de quando pretende começar a trabalhar oficialmente;

• IBAN: número de conta para receber pagamentos (recomendamos uma conta empresarial para separar finanças pessoais e profissionais).

O processo de abertura de atividade online é bastante intuitivo e pode ser concluído em cerca de 15 a 30 minutos. Siga este guia detalhado:

• Aceda ao site oficial www.portaldasfinancas.gov.pt;

• Clique em "Entregar" no menu principal;

• Selecione "Declarações" e depois "Atividade";

• Escolha "Declaração de início de atividade, alterações e cessação";

• Faça login com o seu NIF e senha de acesso.

Nesta secção, confirme e complete:

• Nome completo

• NIF

• Morada fiscal

• Contacto telefónico e email

• Dados bancários (IBAN) para receber reembolsos ou fazer pagamentos

• Indique a data de início de atividade (pode ser a data atual ou uma data futura);

• Selecione o código CAE correspondente à sua atividade principal;

• Se exercer várias atividades, pode adicionar códigos CAE secundários;

• Descreva brevemente a atividade que vai exercer.

Aqui faz escolhas cruciais para a sua tributação:

• Regime de IRS: escolha entre regime simplificado (mais comum para quem começa) ou contabilidade organizada;

• Enquadramento em IVA: se prevê faturar menos de 15.000€ por ano, pode optar pela isenção de IVA; caso contrário, será enquadrado no regime normal;

• Periodicidade de IVA: se sujeito a IVA, escolha entre declaração trimestral ou mensal (trimestral é o mais comum).

• Indique se vai exercer atividade em estabelecimento próprio, domicílio ou sem instalações fixas;

• Se trabalhar a partir de casa, pode usar a sua morada de residência

• Se tiver escritório ou loja, indique essa morada

• Para atividades itinerantes (como fotografia ou serviços ao domicílio), selecione "sem instalações fixas"

• Reveja cuidadosamente todos os dados inseridos;

• Confirme que a informação está correta;

• Clique em "Submeter declaração";

• Guarde o comprovativo de entrega que aparecerá no ecrã;

• Receberá um email de confirmação com o número da declaração.

Após submeter, a sua atividade fica imediatamente registada e pode começar a emitir recibos verdes e faturas.

Uma das decisões mais importantes ao abrir atividade é escolher o regime de tributação. Em Portugal, os trabalhadores independentes podem optar entre dois regimes principais:

Para a maioria das pessoas que trabalham pela primeira vez a recibos verdes, o regime simplificado é a opção mais adequada. É mais simples de gerir, não exige contabilista obrigatório e permite-lhe concentrar-se no seu negócio sem burocracias excessivas.

No entanto, se prevê ter despesas profissionais elevadas (equipamento, deslocações, formações, subcontratações), a contabilidade organizada pode ser mais vantajosa, pois permite deduzir todas essas despesas ao rendimento tributável.

Depois de abrir atividade nas Finanças, passa a ter um conjunto de obrigações fiscais e contributivas que deve cumprir regularmente. Conhecer estas responsabilidades é fundamental para evitar problemas com o fisco.

• Emissão de recibos verdes e faturas: deve emitir o respetivo comprovativo por cada serviço prestado ou bem vendido, através do Portal das Finanças ou de um software de faturação certificado.

• Declaração trimestral de IVA: se não estiver isento, deve entregar a declaração periódica de IVA até ao dia 20 do segundo mês seguinte ao trimestre;

• Declaração anual de IRS: entre abril e junho de cada ano, deve declarar todos os rendimentos obtidos no ano anterior;

• Pagamentos por conta: se o seu volume de negócios o justificar, a Autoridade Tributária emitirá notas para que faça três adiantamentos de imposto, a pagar até ao dia 20 dos meses de julho, setembro e dezembro.

Como trabalhador independente, terá de pagar contribuições mensais à Segurança Social:

• Taxa contributiva: 21,4% sobre 70% do rendimento relevante (rendimento dos últimos 3 meses);

• Contribuição mínima: cerca de 20€ mensais (para rendimentos muito baixos);

• Isenção no primeiro ano: quem abre atividade pela primeira vez está isento de contribuições nos primeiros 12 meses (desde que não tenha rendimentos de trabalho dependente):

• Prazo de pagamento: até ao dia 20 do mês seguinte àquele a que respeitam.

Se é cidadão estrangeiro e não reside em Portugal, poderá ter de nomear um representante fiscal antes de abrir atividade. A obrigação varia consoante o país de residência: para quem reside na UE, Noruega, Islândia ou Liechtenstein, a designação é facultativa; para quem reside fora deste espaço, é obrigatória quando existe uma relação tributária com Portugal — salvo se aderir ao sistema de notificações eletrónicas do Portal das Finanças.

O representante fiscal é uma pessoa ou entidade com residência em Portugal que o representa perante a Autoridade Tributária e assume responsabilidade solidária pelas suas obrigações fiscais.

O processo pode ser feito online, através do e-Balcão do Portal das Finanças, ou presencialmente num serviço de Finanças. Neste caso, o representante pode atuar com procuração, não sendo necessária a presença simultânea de ambos.

Ao abrir atividade pela primeira vez, é normal cometer alguns erros. Aqui estão os mais frequentes e como evitá-los:

• Escolher o código CAE errado: pesquise bem qual o código mais adequado à sua atividade, pois isso afeta a tributação e enquadramento em IVA. Se tiver dúvidas, consulte um contabilista antes de submeter

• Não considerar a isenção de IVA: se prevê faturar menos de 15 500 € anuais, pode beneficiar da isenção de IVA, o que simplifica muito a burocracia

• Esquecer-se da Segurança Social: muitos pensam que basta abrir atividade nas Finanças, mas também deve registar-se na Segurança Social (o registo é automático, mas deve confirmar)

• Não separar finanças pessoais e profissionais: misturar contas pessoais e profissionais complica a gestão e pode causar problemas fiscais. Abra uma conta empresarial desde o início

• Começar a trabalhar antes de abrir atividade: emitir faturas ou recibos antes de estar registado é ilegal e pode resultar em coimas pesadas

Agora que já sabe como abrir atividade nas Finanças, o próximo passo é organizar a gestão financeira do seu negócio. Uma conta empresarial dedicada é essencial para separar finanças pessoais e profissionais, facilitando a contabilidade e o cumprimento das obrigações fiscais.

A Qonto é a solução ideal para trabalhadores independentes e PMEs que procuram simplicidade e eficiência:

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• Categorização de despesas para facilitar a contabilidade;

• Cartões físicos e virtuais para controlar gastos profissionais;

• Transferências SEPA instantâneas e internacionais;

• Integração com software de contabilidade para automatizar processos;

• Aplicação móvel intuitiva para gerir o negócio em qualquer lugar.

Com planos a partir de 9 € por mês, a Qonto adapta-se às necessidades de quem está a começar e cresce consigo à medida que o seu negócio se desenvolve.

Fontes consultadas

• Instituto Nacional de Estatística publicados (Estarísticas do Emprego Anuais)
• Portal das Finanças — FAQs CAE / Código CIRS
• Abrir atividade nas finanças — gov.pt