Wat moet er op een factuur staan? De complete gids voor ondernemers en zzp’ers

Of je nu net gestart bent als zzp’er of al jaren een bedrijf runt, correcte facturatie is cruciaal. Een foutje op je factuur kan leiden tot vertraging in betalingen, onduidelijkheid bij je klant of zelfs problemen met de Belastingdienst. Maar wat moet er op een factuur staan volgens de wet? En wat zijn de extra vereisten als je werkt als zzp’er?

In deze gids zetten we op een rij wat er wettelijk verplicht op een factuur moet staan, hoe je voorkomt dat je iets vergeet en hoe je dit hele proces automatiseert met de juiste tools.

Een factuur is niet alleen een betalingsverzoek. Het is ook een officieel bewijsstuk voor je boekhouding én voor die van je klant. Daarom gelden er wettelijke eisen. Voldoe je daar niet aan? Dan loop je het risico dat:

• Je klant je factuur weigert
• Je btw-aangifte wordt afgekeurd
• Je problemen krijgt bij een controle

Zeker voor zzp’ers is het belangrijk professioneel over te komen. Een heldere en correcte factuur zorgt voor vertrouwen én snellere betaling.

De Belastingdienst stelt duidelijke regels op voor de inhoud van een factuur. Volgens de Nederlandse wet moet een factuur in ieder geval de volgende elementen bevatten:

• Volledige (bedrijfs)naam
• Adresgegevens (geen postbus)
• KvK-nummer

Werk je als zzp’er? Dan vermeld je je inschrijving bij de KvK en je vestigingsadres.

• Bedrijfsnaam of naam van de particulier
• Adresgegevens (ook hier: geen postbus)

Dit geldt zowel voor binnenlandse als buitenlandse klanten binnen de EU.

Elke factuur moet een opeenvolgend en uniek nummer hebben, zonder gaten in de reeks. Dit helpt je bij je eigen administratie én is verplicht voor controle door de Belastingdienst.

De datum waarop je de factuur uitreikt.

Wees specifiek en duidelijk. Dus niet “werkzaamheden”, maar bijvoorbeeld: “Webdesign homepage en productpagina Q2”.

Wanneer heb je het werk geleverd of het product verstuurd? Deze datum kan afwijken van de factuurdatum.

Geef per regel duidelijk aan hoeveel je in rekening brengt vóór btw.

Vermeld het juiste btw-percentage dat je hanteert (0%, 9% of 21%).

Reken nauwkeurig uit hoeveel btw er over de geleverde dienst of producten wordt gerekend.

Dit is het bedrag dat je klant uiteindelijk moet betalen.

Dit is verplicht als je een factuur stuurt naar een andere ondernemer.

Werk je met klanten binnen de EU? Dan moet je btw-vrij factureren bij een geldig btw-nummer van je klant (verleggingsregeling). Vermeld dan ook: “btw verlegd” op de factuur.

Tip: Check eenvoudig buitenlandse btw-nummers via het VIES-systeem van de EU.

Als zzp’er gelden dezelfde regels als voor bedrijven, maar het is extra belangrijk om het volgende toe te voegen:

• Je persoonlijke naam als eenmanszaak
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst
• Betaaltermijn (standaard is 30 dagen, tenzij anders afgesproken)

Zorg dat je er professioneel uitziet met een goed sjabloon dankzij een goed facturatie programma. Liever geen rommelig Word-document of Excel-bestand.

Samengevat moet je volgens de Belastingdienst zorgen voor:

Zorg dat je deze valkuilen vermijdt:

• Geen btw-id opnemen
• Geen duidelijke omschrijving van de dienst
• Geen uniek nummer
• Verkeerde btw-tarieven gebruiken
• Geen vermelding van de leverdatum

Met een goed facturatieproces voorkom je al deze fouten. Bijvoorbeeld via een slimme zakelijke rekening die gekoppeld is aan je boekhouding.

Een correcte factuur is ook belangrijk voor je btw-aangifte. Op basis van de btw-bedragen op je facturen draag je namelijk belasting af. Fouten in je factuur kunnen leiden tot foutieve aangiften – met mogelijk naheffingen of boetes als gevolg.

Wil je btw automatisch herkend hebben? Gebruik dan een tool met btw-herkenning en boekhoudkoppeling zoals Qonto.

Handmatig factureren in Word of Excel is foutgevoelig. Slimme ondernemers kiezen daarom voor een tool die:

• Automatisch je factuurnummer aanmaakt
• Klantgegevens opslaat
• Bedragen en btw automatisch berekent
• Herinneringen stuurt bij te late betaling

👉 Kijk hoe je bij Qonto al je uitgaven en facturen beheert via kostenbeheer.

Met een zakelijke rekening bij Qonto beheer je niet alleen je inkomsten, maar koppel je ze direct aan je administratie. Zo houd je:

• Inzicht in welke facturen zijn betaald
• Realtime overzicht van je inkomsten
• Altijd grip op je cashflow

Voor startende ondernemers is dit dé manier om professioneler te werken – zonder een dure boekhouder.

✔ Jouw gegevens

✔ Klantgegevens

✔ Factuurdatum

✔ Uniek factuurnummer

✔ Leverdatum

✔ Omschrijving dienst/product

✔ Bedragen (excl. en incl. btw)

✔ Btw-percentage en btw-bedrag

✔ Btw-id

Wil je zeker weten dat je dit elke keer goed doet? Automatiseer je facturatieproces met slimme tools die je boekhouding ondersteunen – en vermijd gedoe bij je aangifte.

Correct factureren hoeft geen gedoe te zijn. Met de juiste tools maak je in minuten een juridisch correcte en overzichtelijke factuur. Zeker als je start als zzp’er of freelancer, is dit een van de eerste stappen naar professioneel ondernemen.