Digitalizzare i processi aziendali: come si fa

Per restare competitive sul mercato, oggi le imprese devono reinventarsi e digitalizzare i loro processi.

In questo articolo, ti spieghiamo cos’è la digitalizzazione dei processi aziendali, come si fa e quali vantaggi offre alle imprese.

Digitalizzare i processi significa cambiare radicalmente il modo in cui si svolgono le attività nella tua azienda. Vediamo di cosa si tratta.

L’obiettivo finale è la cosiddetta Digital Transformation (trasformazione digitale), ossia l’applicazione generalizzata di nuove tecnologie a tutte le aree aziendali.

Digitalizzare i processi aziendali significa ripensare i flussi di lavoro sfruttando le opportunità offerte dagli strumenti digitali, per aumentare l'efficienza e la competitività sul mercato.

Specie nel contesto attuale, caratterizzato una concorrenza sempre maggiore.

La digitalizzazione dei processi aziendali comporta una serie di vantaggi per la tua attività:

• riduzione delle attività manuali: le nuove tecnologie svolgono molte operazioni più velocemente delle persone, lasciando ai tuoi collaboratori il tempo per dedicarsi alle mansioni più strategiche;
• costi minori: automatizzando le attività ripetitive, si rende più efficiente il lavoro e si ottiene una riduzione dei costi operativi, come quelli legati al consumo di carta e agli straordinari;
• diminuzione degli errori umani: visto che le attività manuali sono spesso causa di errori, la digitalizzazione garantisce una maggiore affidabilità dei processi aziendali;
• maggiore tempo e produttività: automatizzare i processi consente ai tuoi collaboratori di svolgere attività ad alto valore aggiunto, incrementando la produttività aziendale.

Digitalizzare un processo è un’attività che può essere svolta sia dalle PMI, sia dalle grandi aziende e richiede il coinvolgimento di figure appartenenti a diversi team aziendali.

Il processo di digitalizzazione si articola in diverse fasi:

1. Raccolta di opinioni: fissa un meeting o lancia un sondaggio per ascoltare i pareri dei tuoi collaboratori sulla digitalizzazione e ottenere spunti sui processi da cui partire;
2. Analisi: effettua un'analisi della situazione attuale per individuare i processi che presentano maggiori criticità e che potrebbero beneficiare di più della digitalizzazione;
3. Strategia: in base alle informazioni raccolte, definisci una strategia completa con le priorità, gli obiettivi e le tempistiche del progetto;
4. Piano d'azione: crea un piano d'azione che include tutte le attività da svolgere per raggiungere gli obiettivi prefissati, con le relative scadenze e persone responsabili;
5. Monitoraggio: valuta costantemente l'andamento delle attività previste nel piano d'azione e individua errori o criticità per apportare eventuali modifiche.

In generale, tutte le aree aziendali possono migliorare grazie a un processo di digitalizzazione. Tuttavia, alcuni ambiti traggono un beneficio maggiore dall'adozione di soluzioni digitali:

• Logistica: automatizzare la gestione del magazzino, ottimizzando i flussi di merci, permette di ridurre costi e tempi di consegna;
• Marketing: con la digitalizzazione, si possono automatizzare le campagne di email marketing o effettuare analisi dei dati relativi alle attività svolte;
• Vendite: è possibile aumentare le vendite utilizzando strumenti appositi per la gestione dei clienti (CRM) o le chatbot per rispondere in poco tempo ai dubbi dei potenziali clienti;
• Gestione contabile e fiscale: con i software di contabilità ordinaria, è possibile gestire fatture, note spese e documenti online, riducendo gli errori e i tempi di lavoro;
• Gestione finanziaria: ad esempio, si può automatizzare la riconciliazione bancaria, pagare in modalità elettronica e monitorare il flusso di cassa da un'interfaccia digitale.

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