Repas, hébergement, transport, carburant… les dépenses engagées par les salariés dans le cadre d’un déplacement professionnel peuvent être nombreuses. Dépenses que l’entreprise est tenue de rembourser.
De manière générale, elle bénéficie d’une TVA déductible si elle y est assujettie. Il faut toutefois respecter des conditions très précises pour la récupérer sur les notes de frais d’hôtel et optimiser sa gestion de la TVA. Explications.
En principe, les prestations hôtelières font partie des locations meublées sur le plan fiscal. Ces dernières sont exonérées de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), comme le précise l’article 261 D du Code général des impôts.
L’exonération permise par cet article ne concerne pas certaines catégories, dont les :
Qu’il s’agisse d’une maison de retraite, d’une résidence étudiante, d’une résidence de tourisme ou encore d’une chambre d’hôte, toutes doivent facturer la TVA à leurs clients.
Un hôtel a tout intérêt à être soumis à la TVA puisqu’en contrepartie, il peut la déduire sur les achats réalisés auprès de ses fournisseurs.
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Lorsqu’un hôtel est situé sur le territoire français, il est assujetti à la TVA française. Cette règle est valable, même si ses clients sont issus d’autres pays.
Le taux de TVA applicable varie en fonction des prestations fournies par l’hôtel. Il est de :
Imaginons qu’un salarié passe la nuit à l’hôtel pour le compte de son entreprise. Il prend un verre de vin au bar de l’établissement le soir, ainsi qu’un repas au restaurant avec son client.
La nuit passée et le repas consommé sont concernés par le taux de TVA à 10 %. Pour le verre de vin, c’est le taux à 20 % qui s’applique.
Les taux de TVA annoncés sont valables en France continentale. Ils sont différents en Corse et dans les départements d’Outre-mer.
Les dépenses d’hôtel font partie des postes de charges les plus importants pour les entreprises dont les salariés se déplacent beaucoup. Même si elles sont nombreuses, en principe, les entreprises n’ont pas le droit de récupérer la TVA sur les notes de frais d’hôtel.
En effet, l’annexe 2 de l’article 206-IV du Code général des impôts indique que les frais d’hôtel engagés par le dirigeant ou les salariés d’une entreprise ne sont pas déductibles. Cette règle vaut, même si la dépense d’hôtel payée dans le cadre d’un déplacement professionnel est justifiée.
Il existe toutefois des exceptions. En effet, la récupération de la TVA sur les dépenses d’hôtel est possible lorsque :
Dans tous les cas, la dépense d’hôtel doit avoir été effectuée dans l’intérêt de l’entreprise pour bénéficier d’une récupération de la TVA. C’est essentiel pour démontrer le bien-fondé du voyage d’affaires, notamment dans le cadre d’un grand déplacement.
De même, la facture doit clairement faire apparaître :
La facture ne doit pas être établie au nom du salarié qui passe la nuit à l’hôtel, ni à celui du chef d’entreprise, mais au nom de l’entreprise elle-même.
Le principe de non-récupération de la TVA sur les frais d’hôtel ne s’applique que lorsque les dépenses sont remboursées au réel. Pour bénéficier du remboursement des frais engagés, le salarié doit présenter une note de frais accompagnée du justificatif correspondant.
Lorsque les entreprises attribuent une allocation forfaitaire à leurs salariés pour couvrir leurs frais professionnels, ce sont les barèmes relatifs aux déplacements de l’URSSAF qui s’appliquent.
Si les seuils sont dépassés, les sommes versées en excédent sont considérées comme un avantage en nature.
Dans le cadre de la TVA intracommunautaire, les règles relatives à la récupération de la taxe sur la valeur ajoutée sont plus complexes. Elles dépendent des lois en vigueur dans chaque pays.
Au Portugal par exemple, la TVA sur les frais d’hôtel n’est pas déductible.
La TVA en Espagne est récupérable dans son intégralité. Pour cela, il faut néanmoins que le salarié ou le dirigeant de l’entreprise ne soit pas déjà propriétaire d’une autre structure dans ce pays.
Il existe un taux de TVA spécial en Suisse de 3,7 %. La TVA est déductible sur demande auprès de l’administration. Il faut alors établir un dossier contenant :
Pour une dépense d’hôtel, le taux de TVA en Allemagne est de 7 %. La demande de récupération de la taxe sur la valeur ajoutée se fait via un formulaire en ligne, sous réserve de respecter le seuil de 400 euros maximum chaque année.
Lorsqu’un salarié part en déplacement professionnel, de nombreux frais peuvent être engagés pour le compte de son entreprise. Si la TVA sur les prestations hôtelières n’est pas déductible en principe, d’autres dépenses le sont.
La TVA est récupérable sur les frais de restauration dans la mesure où ils ont été engagés dans l’intérêt de l'activité menée par l’entreprise. Il faut néanmoins que des notes de frais soient fournies, accompagnées des justificatifs correspondants. Ces derniers doivent indiquer les noms des salariés et de leurs éventuels invités, ainsi que l’objet de la dépense.
L’achat et la location d’un véhicule destiné au transport de personnes ne donnent pas droit à la déduction de la TVA. Seuls les véhicules utilitaires ne sont pas frappés de cette exclusion. Les règles sont les mêmes pour les frais d’entretien des véhicules.
Enfin, la TVA exigible sur les dépenses liées aux modes de transport tels que l’avion, le bus ou le métro ne peut pas être récupérée. Il en est de même pour les frais de parking.
Pour éviter tout problème en cas de contrôle, pensez à conserver l’ensemble des notes de frais de vos salariés.
La récupération de la TVA représente un travail important pour les entreprises, en particulier si vous gérez manuellement vos notes de frais. C’est encore plus vrai si vous récupérez la taxe sur la valeur ajoutée uniquement sur les frais d’hôtel de vos salariés, la somme de TVA déductible étant généralement faible.
Une gestion manuelle étant à la fois coûteuse et chronophage, il est préférable d'utiliser un outil comme Qonto qui facilite la jonction entre votre comptabilité et vos finances d’entreprise.
En effet, vos salariés peuvent scanner chaque justificatif de paiement pour les attacher aux transactions réalisées. L’outil détecte automatiquement les taux indiqués sur les justificatifs pour simplifier votre déclaration de TVA. Ils peuvent aussi déposer leurs notes de frais pour que vous puissiez les traiter plus rapidement et procéder à leur remboursement instantanément.
Qonto permet également de fournir une carte de paiement professionnelle à vos collaborateurs pour simplifier leurs dépenses de mobilité. Restauration, transport, mais aussi frais d’hôtel : chaque dépense peut être réglée avec ce mode de paiement. Ainsi, ils n’ont plus besoin d’utiliser leurs fonds personnels, un atout pour eux mais aussi pour vous puisque le flux des notes de frais est réduit.
Cette solution vous permet de visualiser les dépenses engagées par vos collaborateurs en temps réel. Vous pouvez ainsi prendre les meilleures décisions pour votre entreprise grâce à des données accessibles à tout moment.
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