Fausses notes de frais : quels sont les risques et comment les éviter ?

Deux salariés sur trois* ont déjà déclaré des fausses notes de frais. Que ce soit au restaurant, en prétextant un déjeuner professionnel, en falsifiant des reçus de billets de train, sous couvert d’un voyage d’affaires, ou en exagérant les distances parcourues afin de gonfler les frais kilométriques… Mis bout à bout, ce qui paraît anodin au premier abord rend vite l’addition salée pour l’employeur.

Quels sont les préjudices associés à cette pratique ? Quelles sont les mesures à mettre en place pour les prévenir ?

Toutes les réponses dans notre article. 

68 %* des français interrogés indiquent ne pas comprendre les risques de fraude pour eux ou leur entreprise. Pourtant, de fausses notes de frais peuvent être lourdes de conséquences, que ce soit pour l’employeur ou ses collaborateurs.

Selon l’étude, la fraude à la note de frais représente une perte d'environ14 000 euros pour une entreprise de 250 salariés. Cette pratique, préjudiciable aux TPE (15 % de fausses notes de frais) et aux PME (10 %), impacte ainsi leur rentabilité.

Par exemple, l'accumulation de ces fraudes internes peut conduire au dépassement des budgets prévus. Cette situation génère alors des pertes financières directes qui mettent en péril la stabilité globale de l'entreprise.

En France, le temps consacré à la lutte contre les fausses notes de frais peut représenter en moyenne 20,1 heures par semaine, soit trois jours ouvrables. Une perte de temps qui influe sur l'efficacité et la productivité des entreprises.

En effet, les ressources consacrées à la détection de la fraude, entraînent un retard dans l'exécution d'autres missions prioritaires, comme le respect des délais de remboursement des notes de frais.

La fraude aux notes de frais peut avoir des répercussions juridiques pour l'employeur. Les autorités fiscales et les organismes de réglementation tels que l’Urssaf, peuvent mener des enquêtes sur l'entreprise et imposer des sanctions administratives en cas de non-respect des règles en vigueur.

En cas de contrôle, elles se traduisent par des amendes, des restrictions commerciales ou des pénalités financières, comme un redressement fiscal. Il est donc essentiel de respecter les normes en matière de dépenses professionnelles.

La jurisprudence estime que le remboursement de fausses notes de frais est une faute grave (Cass. soc., 24 juin 2009, n° 08-41.063) et constitue un motif valable de licenciement. La résiliation du contrat de travail peut affecter les prestations de sécurité sociale, les indemnités de départ et d'autres droits liés à l'emploi.

Ainsi, faire passer des notes de restaurant pour des repas professionnels en déclarant avoir convié des collaborateurs ou des clients qui n’étaient pas présents est considéré comme une faute grave (Cour d’appel de Versailles, 10 avril 2019, n° 17/02249).

La fraude peut entraîner des poursuites pénales avec des sanctions sévères, comme des amendes et des peines de prison. L’employeur peut aussi engager une action en responsabilité civile afin de récupérer les fonds détournés et réclamer des dommages et intérêts pour les pertes subies par l'entreprise.

50 % des salariés jugent acceptable de transmettre délibérément de fausses notes de frais, minimisant leurs conséquences. Pourtant, seule1 entreprise sur 4 agit pour la prévention des fraudes. Voici quelques idées à implémenter.

La politique de gestion des notes de frais est souvent floue pour les salariés. Soit en raison de sa complexité, soit d'un manque d’informations sur le sujet. Il est conseillé d'établir des directives précises sur ce qui est considéré comme une dépense professionnelle admissible et sur les modalités de remboursement.

Vous pouvez encourager les ressources humaines ou les personnes compétentes à agir en créant une charte interne ou en organisant des formations pour renforcer la compréhension des procédures. Des lignes directrices claires faciliteront la gestion des dépenses professionnelles pour les salariés.

Le climat de travail joue un rôle crucial sur la fraude interne. Les salariés qui ne sentent pas bien au sein de leur entreprise, cherchent à compenser des situations qu'ils estiment injustes. Souvent, cela se traduit par de fausses notes de frais qui deviennent une « rémunération cachée ».

Afin d’y pallier, il est important de promouvoir une culture d'entreprise positive où les équipes se sentent soutenues. Cela implique de lier la contribution de chaque salarié(e) au succès de l'organisation. Mettre en avant des résultats chiffrés pour illustrer l'impact de leur rôle est un moyen efficace d'y parvenir.

Afin de prévenir les fausses notes de frais, des contrôles réguliers et aléatoires sont essentiels. Ces contrôles peuvent être effectués de manière manuelle, en vérifiant les justificatifs et en croisant les informations avec les dépenses déclarées. Cette technique a surtout un objectif dissuasif.

Il est recommandé d'utiliser des outils de gestion automatisés qui intègrent des fonctionnalités de contrôle et de validation. Ces outils détectent rapidement les anomalies et les dépenses suspectes, réduisant ainsi les risques de fraude. 

20 minutes**. C’est la durée de traitement d’une note de frais. En cas d'erreur, d'omission ou de perte de justificatifs, la facture s’alourdit. La dématérialisation divise par 4 ce temps alloué à la gestion des dépenses professionnelles.

Disponibles en ligne et/ou sur application mobile, un logiciel de gestion des notes de frais permet notamment de :

• faciliter la saisie les dépenses ;
• traiter les notes de frais au fil de l’eau ;
• éviter les ressaisies en comptabilité et en paie ;
• automatiser les contrôles (plafonds, montant TVA…) ;
• simplifier les circuits de validation, en quelques clics.

Adopter la dématérialisation des notes de frais dans votre entreprise, c’est garder le contrôle et alléger vos collaborateurs de l'administratif. Avec notre solution, dites (enfin) adieu à la gestion manuelle des notes de frais. Une photo, et la dépense est justifiée. Centralisez vos justificatifs sur Qonto et accélérez leur remboursement. Découvrez dès maintenant notre outil garanti zéro paperasse.

*Étude SAP Concur

**Étude Expensya