5 consejos para automatizar las facturas de tus proveedores

Para que puedas poner tus finanzas en piloto automático, Qonto ha construido para ti una nueva «torre de control»: ¡La sección Facturas de Proveedores!

Para la mayoría de las empresas, la gestión de facturas de proveedores es un proceso largo y que requiere mucho tiempo. Y con razón: primero hay que recopilar y validar todas las facturas, una por una. Luego, hay que procesar los pagos y exportar los datos para contabilidad. Por no hablar de la necesidad de archivar y almacenar los documentos para futuras consultas.

En el caso de las grandes empresas, este trabajo requiere tanto tiempo que suele haber subdepartamentos enteros dedicados por completo a ello, conocidos como Contabilidad de Pagos. Pero las pymes y las microempresas no siempre disponen de presupuesto para contratar a alguien que se ocupe exclusivamente de las facturas de los proveedores y, a menudo, la mayor parte de este trabajo recae en el director financiero. A veces incluso es el mismo director de la empresa quien asume esta tarea y actúa como contable.

Por suerte, actualmente existen soluciones que ayudan a procesar los pagos a los proveedores. Te compartimos aquí 5 consejos que puedes adaptar a tu empresa desde ahora mismo.

Automatización. Este término se utiliza cada vez más en el mundo empresarial. A primera vista, todo lo relacionado con este concepto parece bastante complicado.

La automatización de las facturas consiste simplemente en utilizar herramientas digitales para realizar tareas, en este caso la gestión de facturas, sin necesidad de intervención humana.

La idea es eliminar el trabajo manual que conlleva la tramitación de las facturas para:

• ahorrar tiempo;
• reducir costes;
• evitar errores de cálculo.

No te preocupes: no necesitas realizar una gran inversión en tecnología o en finanzas para automatizar las facturas de tus proveedores. Hay formas sencillas y asequibles de lograrlo para tu empresa. Entraremos en más detalles en los próximos párrafos.

La automatización de las facturas de los proveedores tiene muchas ventajas.

La automatización permite reducir el tiempo necesario para procesar los pagos. Y al eliminar estas tareas de bajo valor de tu carga de trabajo, tanto tú como tu equipo os podéis liberar para centraros en la parte más estratégica, que es esencial para el crecimiento del negocio.

Gracias a la automatización, se reduce drásticamente el número de errores potenciales que se producen con la introducción manual de datos. Ya no existe el riesgo de que introduzcas el tipo de IVA incorrecto o el importe equivocado en tu contabilidad: tus datos son precisos, pase lo que pase.

Los documentos contables, como justificantes de ingresos y gastos, contratos, recibos, extractos de bancos, albaranes, así como la contabilidad en tus libros diarios y balances, deben guardarse 4 años según la Ley General Tributaria (art. 66, 67 y 68). No obstante, la Ley Orgánica 7/2012 de 27/12 recomienda almacenarlos durante 10 años.

Eso sí, una década de documentación es mucho papeleo. Y existe un riesgo real de pérdida o extravío. Al automatizar tus facturas, todo se archiva en una base de datos digital a la que puedes acceder en cualquier momento desde la página o la aplicación de Qonto. Puedes recuperar cualquier documento en unos pocos clics.

Mantener buenas relaciones comerciales es absolutamente crítico al dirigir un negocio. Y en algunos sectores, como el de la venta al por menor, el crecimiento y la sostenibilidad de tu empresa a largo plazo dependen de lo bien que trabajes con tus proveedores.

La automatización de tus facturas te garantiza el pago puntual a tus proveedores. Tus socios te ven como alguien fiable, y más adelante puede incluso traducirse en descuentos en futuros servicios.

Y lo que es más importante, optimiza los costes. La organización de tu facturación te permite disminuir tus gastos. Por ejemplo:

• Reducirás el riesgo de pagar tasas de demora.
• Tendrás todas las pruebas que necesitas para cobrar el IVA de las facturas de tus proveedores. Todavía hay empresas a día de hoy que tienen problemas en la devolución del IVA por una mala gestión de las facturas.

Uno de los primeros pasos en la automatización de facturas es adoptar la facturación digital, que es, sencillamente, la facturación de toda la vida pero con todos los documentos en formato digital.

¿Alguno de tus proveedores te sigue enviando facturas en papel? Puedes probar a pedirles que lo hagan en formato digital. Esto hará que la gestión de tus facturas sea mucho más sencilla. Podrás almacenarlas mejor en una base de datos y utilizar herramientas digitales para extraer los detalles pertinentes (importe sin impuestos, con impuestos, tipo de IVA...).

Antes de procesar el pago de una factura de un proveedor, es necesario aprobarla. Un paso que a menudo puede presentar algunos desafíos.

• ¿Quién es el responsable de aprobar la factura? ¿Es el director, el jefe de compras, el administrativo?
• ¿Cómo se verifica que la factura se corresponde exactamente con el pedido?
• ¿Cómo asegurarse de que la factura se corresponde con el presupuesto que se estipuló?

Para ahorrar tiempo, lo mejor es establecer un sistema de validación claro y eficaz. Podría ser así:

• Identificar claramente al responsable de validar la factura;
• Establecer una herramienta de colaboración para facilitar la comunicación entre tu empresa y los proveedores;
• Crear una base de datos o un documento compartido que contenga todos los documentos necesarios para la validación (presupuestos, recibos de pedido...).

Hoy en día, existen herramientas de gestión muy eficaces que pueden ayudar a simplificar el proceso de validación, especialmente si tu empresa maneja un gran número de facturas.

Procesar una factura también significa extraer de ella detalles contables importantes (por ejemplo, número de factura, fecha, precio sin impuestos, con impuestos incluidos, IVA, etc.). Hacer esta parte manualmente puede llevar tiempo, y se corre el riesgo de que dicha información se registre incorrectamente en tu contabilidad.

En este caso, podría ser útil guardar estos detalles automáticamente utilizando una herramienta con tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres).

La domiciliación bancaria SEPA es la opción más sencilla para liquidar tus pagos recurrentes a proveedores.

Todo lo que tienes que hacer es enviar a tus proveedores tus datos bancarios y firmar un documento que les permita debitar de tu cuenta para establecer pagos automáticos de facturas. Es una tarea menos para ti. Al realizarse los pagos automáticamente, hay menos riesgos de que se te pasen por alto y, por lo tanto, de pagar comisiones de demora.

¿Qué se hace entonces con los pagos puntuales? Qonto puede simplificar tus pagos por transferencia. En ese caso, liquidar tu factura mediante transferencia es la opción más adecuada. El problema con este método de pago es que necesitas introducir manualmente la información bancaria del destinatario para cada nueva transacción.

Con Qonto, los pagos mediante transferencia son sencillos. Basta con unos pocos clics para hacerlos a través de tu aplicación. Toda la información de tu proveedor está pre-rellenada. Sólo tienes que confirmar los datos e introducir el importe del pago.

¿Qué pasa con las facturas pendientes? Puedes revisar todas tus fechas de vencimiento de un vistazo desde la sección Facturas de proveedores. De este modo, te aseguras de pagar siempre a tiempo.

Como hemos mencionado antes, las empresas están obligadas por ley a conservar las facturas al menos por 4 años, si bien se recomienda que se haga durante 10 años. Cualquier agente fiscal puede solicitar estos documentos en caso de auditoría (especialmente cuando se trata de justificar tu IVA deducible).

Por lo tanto, es esencial que almacenes y archives tus facturas en un lugar centralizado. De este modo, podrá recuperarlas y revisarlas de forma rápida y sencilla, al mismo tiempo que limitas el riesgo de pérdida (y las multas que ello conllevaría).

¿Ya eres cliente de Qonto? Puedes reenviar todas las facturas de tus proveedores a una dirección de correo electrónico exclusiva de Qonto. Nos aseguraremos de que estén vinculadas a la transacción correspondiente una vez que se hayan pagado. ¿Facturas en papel? Escanéalas y guárdalas en la aplicación con unos pocos clics. Incluso puedes subir todas las facturas de tus proveedores de golpe conectando a tu cuenta tu servicio en la nube de Google Drive o Dropbox.

Qonto ha desarrollado recientemente una función de gestión de facturas de proveedores que se suma a su actual herramienta de facturación integrada.

No siempre es fácil controlar las cuentas por pagar. Por eso, para ayudarte a gestionar mejor las facturas de tus proveedores, hemos creado una nueva herramienta: la sección de Facturas de proveedores.

El objetivo es ofrecerte una mayor visibilidad de las facturas pendientes, optimizar tu flujo de caja y la preparación de la contabilidad.

Gracias a la sección de facturas de proveedores, puedes:

• importar fácilmente tus facturas a la aplicación desde tu ordenador;
• centralizarlas y seguir su estado;
• ver todas las fechas de vencimientos en un vistazo;
• adjuntar cada factura a la transacción correspondiente una vez pagada.

Y eso no es todo. También puedes centralizar todos los datos de tus beneficiarios y acceder a cualquiera de tus transacciones asociadas de forma rápida y sencilla. Con un solo clic, puedes obtener una lista de todos los proveedores a los que has pagado por transferencia, así como su IBAN y su historial de transacciones.

¿Dejaste de trabajar con un proveedor en particular? Puede eliminarlo en esta sección. ¿Necesitas encontrar un proveedor en particular? Utiliza nuestros filtros y encuéntralo fácilmente.

Ya conoces todo lo que necesitas para gestionar las facturas de tus proveedores con facilidad. Ahora la pelota está en tu tejado. ¿Quieres ahorrar tiempo? Con Qonto, tienes una herramienta dedicada que te permite centralizar, hacer un seguimiento y pagar las facturas de tus proveedores. Descubre más sobre esta función en nuestro vídeo tutorial.