¿Qué es la conciliación bancaria y cómo se hace?

Gestionas una pequeña empresa y toca revisar tus finanzas. Abres el extracto bancario y al compararlo con tu sistema contable, los saldos no coinciden. Empiezan las preguntas:

• ¿Se ha duplicado un ingreso?
• ¿Falta registrar una comisión?
• ¿He contabilizado todos los pagos?

Aquí entra en juego la conciliación bancaria. Una de esas tareas rutinarias que, aunque a menudo se subestiman, marca la diferencia entre una contabilidad sana y un caos financiero.

No es solo verificar saldos: es una vía para detectar errores, asegurar la coherencia contable y decidir con información veraz. Lo mejor es que ya no tienes que hacerla a mano. Por ejemplo, la conciliación bancaria de Qonto te automatiza el proceso, ahorrando tiempo y problemas.

En este artículo te explicamos qué es la conciliación bancaria, cómo hacerla paso a paso, ejemplos reales, sus distintos tipos y cómo automatizarla para que tu gestión financiera sea más eficiente y fiable.

Por definición, la conciliación bancaria es el proceso contable mediante el cual verificas y contrastas los movimientos bancarios (pagos, ingresos, comisiones...) del extracto del banco con los registros contables de la empresa. Así, detectas discrepancias y aseguras que el saldo contable y el saldo bancario coincidan.

Cada vez que tu empresa hace o recibe un pago, ese movimiento debería estar registrado tanto en el banco como en tu sistema de contabilidad. Pero en la práctica, pueden producirse diferencias por distintos motivos:

• Errores humanos (registro duplicado u omitido).
• Comisiones bancarias no contabilizadas.
• Pagos aún no procesados.
• Fraudes o cobros no autorizados.

Por eso, la conciliación bancaria te da la oportunidad de encontrar y corregir rápidamente estas discrepancias. Además, si la haces con herramientas como las integraciones de Qonto, puedes vincularla con tu ERP y tu sistema de facturación y contabilidad en tiempo real.

De ese modo, la conciliación bancaria, sea del tipo que sea (más adelante los vemos), es un proceso empresarial tan necesario como interesante. 

Y es que:

1. Previene errores contables: movimientos y registros omitidos, duplicados o mal clasificados, comisiones inesperadas, etc.
2. Evita fraudes. Detectas movimientos no autorizados o duplicados en tu cuenta.
3. Mejora la gestión del cash flow. Al tener datos reales, te anticipas a déficits o a excesos de tesorería. O sea, que, en otras palabras, disfrutas de una tesorería eficaz.
4. Facilita el cierre anual. Evita problemas contables al final del ejercicio fiscal, ya que puedes hacer tu cierre anual con tecnología.

O sea, que la conciliación ha sido, es y será clave para mantener una contabilidad fiable y evitar sorpresas durante la auditoría. Pero, lo mejor es que ahora la puedes automatizar con herramientas y socios como Qonto.

Precisamente, cuando hablamos de conciliaciones bancarias, hay que especificar que hay varios tipos. Tradicionalmente, es un proceso que se ha hecho siempre, ya que es vital para conocer la salud financiera de un negocio en base a sus registros. No obstante, a día de hoy y con la tecnología que existe y que tienes a tu alcance, se puede hacer de distintas maneras:

Se comparan los extractos descargados del banco con el libro de cuentas, línea por línea, usando herramientas como Excel.

• Ejemplo práctico: supongamos que gestionas una tienda online y usas Excel para llevar tu contabilidad. A final de mes, descargas el extracto bancario desde Qonto y lo importas a Excel. Después, vas comparando movimiento por movimiento y registro por registro con tu libro contable para detectar incoherencias.

• Ventajas:
  • Control total sin necesidad de invertir.
  • Ideal para empresas con pocos movimientos mensuales.
  • No requiere software especializado.
• Desventajas:
  • Muy lenta.
  • Alto riesgo de errores humanos.
  • Consumo de tiempo elevado.
  • Exige concentración y cierta experiencia contable.

Es la que se lleva a cabo cuando es el software el que cruza automáticamente los movimientos bancarios con los registros contables en segundos.

• Ejemplo práctico: tienes una startup con más de 500 transacciones mensuales. Usas una solución como Qonto, que se conecta a tu contabilidad y cruza los datos automáticamente. Detecta pagos sin asociar, facturas pendientes y genera alertas en tiempo real. Así puedes centrarte en el análisis, no en el picado de datos.

• Ventajas:
  • Velocidad, escalabilidad y alta precisión.
  • Ahorro de tiempo y otros recursos.
  • Perfecta integración con tu sistema contable.
  • Opción ideal para startups, pymes y toda clase de empresas.
• Desventajas:
  • Exige una inversión inicial.
  • Necesita algo de configuración y formación.

Aparte, hay que hablar de la conciliación bancaria por facturas, que es algo peculiar, sobre todo en comparación con la conciliación manual o la conciliación automática. No obstante, el ejemplo que ves ahora te ayudará a entenderlo.

• Ejemplo práctico: eres autónomo y emites facturas por tus servicios. Al recibir pagos, el sistema vincula cada ingreso con la factura correspondiente mediante la conciliación de facturas. Si una factura no ha sido abonada, la herramienta te lo notifica.

• Ventajas:
  • Visibilidad sobre el estado de cobros y pagos.
  • Evita confusión entre ingresos similares.
  • Facilita auditorías y control fiscal.
  • Adecuada para empresas que facturan mucho y desean vincular pagos a facturas emitidas.
  • Facilita auditorías, informes y presentación de impuestos.
• Desventajas:
  • No cubre todos los movimientos bancarios (como comisiones o préstamos).
  • Necesita una facturación bien organizada.

Aunque la frecuencia puede variar según el volumen de operaciones y registros bancarios, lo recomendable en España es:

• Pequeña empresa: con 50 movimientos al mes, la conciliación manual puede tardar varios días.
• Startup con 500+ transacciones/mes: perfecta para automatizar y asegurar exactitud y rapidez, lo que optimiza el flujo de caja.
• Caso práctico: usando Excel, importas un CSV de Qonto, haces la búsqueda con filtros para pagos duplicados, confirmas y anotas los ajustes contables. Pero con la integración automática, todo se cruza solo y ves los movimientos pendientes en un «match» visual.

A su vez, otra gran cuestión es quién hace una conciliación bancaria. Y la respuesta es, como en muchos aspectos financieros, la misma: depende. ¿De qué? Del tipo de empresa.

Los autónomos y freelancers suelen encargarse personalmente. Para ello, usan Excel o plataformas como Qonto con las que ahorran tiempo. En este aspecto, Qonto es perfecta para quienes tienen entre 10 y 50 movimientos y registros bancarios al mes.

En el caso de las pequeñas y medianas empresas, la conciliación la realiza el responsable administrativo o el asesor externo. Para ello, muchas veces se utiliza una solución contable con conciliación semi-automática.

En este tipo de negocios modernos y avanzados tecnológicamente, hay equipos financieros internos o un CFO que supervisa todo el proceso. Asimismo, automatizan al máximo para manejar el volumen con velocidad de forma escalable.

En todos los casos, es importante que la persona encargada tenga conocimientos básicos de contabilidad y de interpretación de extractos bancarios.

Y ahora sabiendo qué es, qué tipos hay y quién suele hacer esa conciliación bancaria, vamos al cómo se hace:

• Descarga desde el banco tu extracto de registros (CSV, PDF, MT940...).
• Extrae el libro contable o expórtalo desde tu software en un formato compatible.

• Sube el extracto a la herramienta (Excel, Qonto, ERP…).
• Importa también los registros.

• El sistema compara: fecha, importe, descripción…
• Incluye cuotas, comisiones, devoluciones, intereses contables…

• Verifica movimientos que no cuadren; añade o corrige tu contabilidad.

• Registra comisiones, retenciones o errores detectados.
• Regulariza en tu sistema contable.

• Deja la conciliación cerrada sin discrepancias.
• Archiva extractos y registros según normativa española.

Durante una conciliación, te puedes encontrar con movimientos bancarios no reflejados contablemente. Para corregirlos, debes realizar asientos contables. Aquí algunos ejemplos:

Además, en tu sistema contable es recomendable que dejes una nota de conciliación que detalle:

• Fecha.
• Responsable.
• Extracto usado.
• Ajustes realizados.

Esto facilita el control interno y la trazabilidad financiera.

Si ya trabajas en profundidad tu conciliación bancaria, sabrás las ventajas que tiene este proceso. Más aún si lo automatizas. Y si no, te explicamos los principales beneficios a continuación:

1. Ahorro de tiempo: automatizar reduce las tareas repetitivas.
2. Menos errores y fallos contables.
3. Visión en tiempo real de los estados financieros.
4. Mejor flujo de caja: identifica pagos que entran o salen en tiempo real.
5. Mayor trazabilidad y preparación para auditorías.
6. Escalabilidad sin necesidad de aumentar el equipo contable.

Dentro del ecosistema de Qonto, puedes enlazar la conciliación con el flujo de caja y usar integraciones con ERP, Excel, herramientas de facturación y más.

En todo caso, también te vamos a dar una serie de consejos que te vendrán genial a la hora de mejorar y optimizar la conciliación bancaria de tu negocio.

• Organiza bien tu plan de cuentas. Utiliza categorías claras para comisiones, intereses, pagos, devoluciones, etc.
• Usa etiquetas o notas. Añade información contextual para facilitar futuras revisiones.
• Revisa movimientos desconocidos. Detente ante movimientos extraños y comprueba con el banco.
• Archivado y soporte. Guarda extractos y registros de forma organizada por fecha.
• Audítate periódicamente. Compara saldos con extractos bancarios y revisa discrepancias recurrentes.

Aprovechamos este apartado con consejos para hacerte otra recomendación: usa Qonto para automatizar y mejorar tu contabilidad, tu flujo de caja e, incluso, la conciliación de facturas.

Para concluir, hacer la conciliación bancaria no es solo una obligación contable: es una herramienta estratégica para tomar decisiones financieras acertadas, detectar fallos y mantener la salud económica de tu empresa.

Ya sea manual, en Excel, o totalmente automatizada con herramientas como Qonto, lo importante es que la integren como parte regular de tu gestión financiera. Eso sí, la tecnología siempre es un plus y una ayuda que cada vez se vuelve más esencial.

De hecho, si buscas una forma de llevar tu contabilidad de manera precisa, ágil y eficaz, automatiza tanto la conciliación como también la gestión documental: gestiona mejor tu contabilidad. Empieza a automatizar y mejora hoy la precisión de tu contabilidad.