¿Cuáles son los gastos fijos de una empresa?

En la gestión financiera, comprender los gastos fijos de una empresa es fundamental para gozar de salud económica y tomar decisiones acertadas. Así mismo, los gastos fijos son aquellos costes recurrentes que tu empresa debe afrontar regularmente. De hecho, no dependen de tu nivel de actividad o producción ni de tus ventas. No obstante, siendo conscientes de que no todo el mundo conoce este concepto ni sus diferencias con los gastos variables, aprovechamos este artículo para explorarlo en profundidad y con ejemplos.

Los gastos fijos son los costes que una empresa debe cubrir periódicamente para mantener sus operaciones, sin importar la cantidad de productos o servicios que produzca o las ventas que haya logrado. Son desembolsos que, sí o sí, tienes que hacer para llevar a cabo tu actividad económica.

A su vez, estos gastos son constantes en el corto plazo (en muchos casos, son pagos mensuales). Sin ir más lejos, suelen ser los pagos asociados a aspectos como alquileres, salarios de personal fijo, servicios públicos, seguros y otros costos esenciales para el funcionamiento del negocio.

En Qonto, por experiencia, sabemos de la importancia de los gastos fijos. De hecho, al igual que los variables, son cruciales en la estructura financiera de toda empresa. Conocerlos te permite hacer una mejor planificación y tener mayor control presupuestario, lo que a su vez contribuye a la estabilidad financiera y a una mejor toma de decisiones estratégicas. Identificar y gestionar eficientemente los gastos fijos puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso empresarial.

Los gastos fijos pueden clasificarse en diferentes categorías según su naturaleza. Aquí hay una lista de algunos de los tipos de gastos fijos más comunes. Más bien, lo que son los gastos fijos obligatorios de casi cualquier negocio:

De todas formas, para entender mejor qué constituye un gasto fijo y cuáles son los gastos fijos obligatorios de prácticamente todo negocio, estos ejemplos concretos te pueden ser de gran utilidad:

• Alquiler mensual del local comercial, como una nave industrial y una oficina de atención al cliente.
• Salarios y beneficios del personal administrativo que tengas en plantilla.
• Cuotas de leasing de equipos o vehículos de transporte.
• Pagos de un préstamo o hipoteca, por ejemplo, a BBVA, Santander o cualquier otra entidad que te financie operaciones.
• Suscripciones a servicios de software, como puede ser SAP u Oracle.
• Primas de seguros pagadas de forma regular.
• Costes de mantenimiento preventivo de equipos.

A su vez, saber calcular los gastos fijos de una empresa es fundamental. El motivo es que te ayuda a establecer un presupuesto realista y a gestionar eficientemente los recursos financieros.

El proceso implica identificar todos los gastos recurrentes que no varían especialmente de un período a otro. Una forma sencilla de calcular los gastos fijos es mediante el siguiente procedimiento, que consta de tres pasos:

1. Hacer una lista de todos los gastos recurrentes. Enumera todos los pagos que tu empresa debe realizar de manera regular.
2. Sumar los montos mensuales. Calcula la suma total de estos gastos para un período determinado, por lo general, mensual.
3. Revisar y ajustar. Revisa regularmente tus gastos fijos y haz ajustes para optimizar tu presupuesto.

A diferencia de los fijos, los gastos variables están directamente relacionados con la producción o la actividad comercial. Fluctúan en función del volumen de ventas, la demanda o los cambios en los costes de materias primas. Así mismo, aumentan o disminuyen según los bienes producidos o servicios prestados. Por eso, son más difíciles de controlar.

• Materias primas y materiales. Dependen de la cantidad de productos fabricados. Por ejemplo, una fábrica de muebles encarecerá sus costes de madera y tela si produce más muebles.
• Mano de obra adicional. Si hay un aumento en la demanda de un producto o servicio y contratas mano de obra adicional, los salarios y beneficios extra son gastos variables, ya que están directamente relacionados con la variación de la demanda.
• Comisiones de ventas. Si un negocio funciona a través de intermediación, conforme crecen las ventas, también lo hacen los costes asociados con las comisiones de los representantes de ventas.
• Costes de transporte y distribución. Para compañías que venden productos físicos, los costos de envío y distribución varían según el volumen de ventas y la distancia de envío. Si aumentan los pedidos o la distancia, también lo hacen los costes de logística y transporte.
• Marketing y publicidad. Las empresas incrementan o reducen su gasto en marketing en función de las ventas, lanzamientos de productos o promociones.

Además, si hablamos de gastos fijos de una empresa, es crucial que comprendas también otros dos conceptos relevantes a nivel de control financiero: los gastos operativos y los gastos deducibles. Ambos tienen un impacto significativo en la rentabilidad y en la carga fiscal de tu negocio.

Los gastos operativos, también llamados gastos operacionales, son los costos necesarios para mantener las operaciones diarias y generar ingresos. Cierto es que no están directamente relacionados con la producción, pero son esenciales para su funcionamiento. Aparte, pueden ser tanto fijos como variables.

• Pago de salarios y beneficios de los empleados por su trabajo y producción.
• Alquiler y costes de arrendamientos por el uso de instalaciones y equipo.
• Equipos de oficina y materiales necesarios para la operación diaria, como el papel, la tinta, etc.
• Gastos de marketing y publicidad para promocionar productos o servicios de cualquier tipo.
• Servicios públicos como electricidad, agua o internet.
• Gastos de representación o costos relativos a viajes de negocios y eventos.

Por su parte, en la mayoría de casos, los gastos operativos son gastos deducibles para empresas, ya que son los que puedes restar de los ingresos totales para fines fiscales. Es decir, deducciones por la actividad del negocio que incluyen desde costes de producción hasta gastos administrativos.

• Salarios, bonificaciones, beneficios para empleados, etc.
• Pagos por el alquiler de instalaciones comerciales.
• Gastos de suministros y materiales necesarios para la producción de bienes o servicios.
• Intereses de préstamos comerciales.
• Gastos de viaje, representación en traslados y entretenimiento de clientes.

Eso sí, las leyes fiscales varían según la jurisdicción que te corresponda por tu ubicación, tu industria, tu nivel de producción, etcétera. Por eso, consulta a un abogado o asesor fiscal qué gastos generales y concretos son deducibles para ti.

En resumen, comprender y gestionar eficazmente los gastos fijos de una empresa es esencial para disfrutar de una buena salud financiera. Al identificar, calcular y controlar estos costes, conseguirás estabilidad económica. Además, apóyate en las mejores herramientas y busca una solución integral que te ayude con la gestión de tus gastos empresariales. Y para eso te hacemos una última recomendación: explora la página de gestión de gastos de Qonto.