Administrador de empresas: ¿qué es y cuáles son sus funciones?

El trabajo de un administrador de empresas puede parecer complejo y rodeado de cierto misterio. ¿Qué es y qué hace este perfil profesional? ¿Cuáles son sus funciones y las tareas claves que desarrolla dentro de un negocio? ¿Es su papel el mismo que el de un director general, un socio o un gerente? Respondamos a todas estas preguntas para arrojar un poquito de luz sobre el misterio (no tan misterioso) del administrador de empresas.

El papel del administrador de empresas es de vital importancia para el funcionamiento eficiente de una empresa, ya que aglutina todo un conjunto de funciones y responsabilidades que orquestan y ordenan el trabajo del resto de empleados. O lo que es lo mismo: su trabajo impacta directamente tanto en el rendimiento como en el desempeño del negocio.

Además, precisamente porque su labor está orientada hacia el éxito empresarial, es necesario que tenga conocimientos extensos sobre administración, gestión, finanzas, fiscalidad e innovación. A lo que hay que sumar otros conocimientos más técnicos sobre producción, logística e investigación que acaban de completar su visión global de la compañía.

La labor de un administrador de empresa puede estar a cargo de tres perfiles laborales diferentes:

1. El dueño de la empresa, que asume la responsabilidad de encargarse de gran parte del proyecto de negocio.
2. Un socio de la compañía, que puede tomar el rol de administrador y combinarlo con su participación en la directiva.
3. Un empleado externo contratado por la empresa en el caso de que ninguno de los dos perfiles anteriores tenga los conocimientos necesarios para ser administrador.

Una compañía puede contar con cuatro tipos diferentes de administrador:

• Administrador único. Ostenta la representación total en la sociedad.
  
  
• Administradores mancomunados. Grupo de administradores que actúan de forma conjunta y que, para tomar cualquier tipo de decisión, necesitan la connivencia de por lo menos dos firmas.
  
  
• Administradores solidarios. Actúan indistintamente en nombre de la empresa.
  
  
• Consejo de administración. Las sociedades limitadas pueden contar con este consejo que siempre debe estar formado por un mínimo de tres miembros entre los que deben constar un presidente y un secretario.

Antes de seguir profundizando en el perfil de administrador de empresa, es necesario dejar claras las diferencias que lo separan de otros tres perfiles similares: el de director general, el de gerente y el de socio. Ahora que ya hemos definido el papel del administrador de empresas, definamos los otros tres papel para revelar qué les diferencia a los unos de los otros:

• El director general es parte integral de la dirección superior de una empresa y, muchas veces (sobre todo en pymes), suele ser el dueño de la misma. Su trabajo consiste en definir la cultura corporativa del negocio: la misión, los valores y la visión.
  
  
• El gerente se encarga de administrar los recursos y de ponerlos en práctica en base a una estrategia concreta. Organizativamente hablando, se encuentra justo por debajo del administrador de una empresa y del director general de la misma. Es el responsable legal de la compañía y está obligado a responder de sus acciones
  
  
• Los socios de una empresa se encargan de aprobar las cuentas anuales y el reparto de beneficios, pero no gestionan directamente ningún tipo de trabajo dentro de la organización.

Ya ha quedado claro que el trabajo de un administrador implica todo un conjunto de tareas en áreas muy diversas dentro de la gestión empresarial. Es por eso mismo por lo que este perfil suele asociarse a todo un conjunto de habilidades entre las que destacan las siguientes:

1. Liderazgo. Debe ser capaz de transmitir inspiración y motivación a los trabajadores. A su vez, también debe ser capaz de tomar decisiones con firmeza y guiar al equipo hacia objetivos compartidos.
2. Cooperación. El trabajo en equipo es uno de los valores básicos de este perfil laboral.
3. Comunicación. Escuchar a los empleados, tomar en consideración sus opiniones y hacer fluir la información de forma eficaz y transparente son las tres coordenadas comunicativas que han de guiar a todo administrador de empresas.
4. Gestión del tiempo. Un buen administrador será aquel que priorice las tareas, gestione el tiempo (suyo y del equipo) con eficiencia y sepa delegar siempre que sea necesario.
5. Visión estratégica. Su objetivo es definir y ejecutar planes a medio y largo plazo, además de detectar oportunidades y peligros para el negocio.
6. Mente resolutiva. Una vez detectados los problemas, el administrador debe aplicar el pensamiento crítico y analítico para desarrollar soluciones eficaces.
7. Flexibilidad. Los cambios y problemas de una empresa hacen necesaria una gran adaptabilidad.
8. Facilidad para negociar. Presupuestos con proveedores, acuerdos con clientes, contratos con colaboradores… El día a día de un administrador hace necesarias unas altas capacidades para la negociación.
9. Formación financiera. Unos amplios conocimientos en contabilidad, facturación, finanzas y gestión presupuestaria es la mejor ayuda de un administrador a la hora de tomar decisiones.
10. Conocimiento sectorial. Además de conocer el mundo de las finanzas, el administrador debe tener un profundo conocimiento del sector profesional de la empresa.
11. Ética. Todas las anteriores habilidades deben articularse a través de un alto sentido de la ética con el que tomar decisiones justas y ecuánimes.

Las habilidades listadas en el anterior apartado son las bases sobre las que un administrador de empresas construye un complicado sistema de responsabilidades y funciones entre las que es necesario tener en cuenta las siguientes:

• Representar a la compañía de cara a otras sociedades, entidades y organismos oficiales. El administrador es la cara del negocio, aunque también es cierto que puede ceder parte de sus poderes a otros profesionales dentro de la misma empresa.
  
  
• Organizar y coordinar todos los procesos y tareas de un negocio. Para ello, debe estructurar y articular todos los recursos humanos y técnicos de los que disponga la compañía.
  
  
• Administrar los recursos y las necesidades de los empleados. Al tener conocimientos en recursos humanos, el administrador está plenamente cualificado para tomar decisiones que ayuden a que los trabajadores alcancen su máximo potencial dentro de la organización.
  
  
• Actuar como comunicador entre las diferentes secciones, departamentos y trabajadores de la empresa. El hecho de que el administrador tenga una conocimiento absoluto de la compañía y su funcionamiento le convierte en la persona mejor cualificada para informar a los trabajadores implicados en los procesos, resolver cualquier situación problemática e incluso mediar en conflictos.
  
  
• Velar por un absoluto cumplimiento del marco normativo y de las obligaciones legales de la compañía. Para ello, deberá tener un total control sobre la legislación del país en el que opere la empresa y de las leyes laborales, penales, civiles, mercantiles y tributarias que afecten al funcionamiento de la compañía.
  
  
• Monitorizar el funcionamiento correcto de la empresa y rendir cuentas ante la dirección y los accionistas. Por lo tanto, el administrador es el encargado de definir los objetivos, realizar un seguimiento de los procesos e informar a los responsables del negocio.

La principal tarea de un administrador consiste en establecer todo un conjunto de metas y objetivos para todas las áreas de una empresa, además de establecer el mapa de ruta para su consecución. Estas metas deben ser definidas de forma clara, medible, realista y alcanzable.

El administrador necesita revisar detalladamente qué actividades y recursos se requieren para lograr los objetivos. Con esa información, organizará y distribuirá las tareas según los diferentes roles dentro de la empresa.

Una vez se haya definido el mapa de ruta hacia los objetivos de la empresa, es de vital importancia que el administrador lo comunique a los equipos y trabajadores de una forma clara, concisa y transparente. Además, teniendo en cuenta que uno de los principales recursos de todo negocio es el capital humano, también es necesario que el administrador tenga altas dotes de motivación de cara a los empleados.

Todo administrador ha de establecer un sistema de criterios e índices con los que monitorizar y medir el desempeño de los trabajadores y equipos en el camino conjunto hacia los objetivos finales. Por lo tanto, es necesario analizar, evaluar e interpretar el desempeño del negocio para traspasar las conclusiones pertinentes tanto a los empleados como a los responsables de la empresa.

Ya ha quedado claro que las personas (es decir: el capital humano) es de una importancia crucial en la consecución de los objetivos, por eso mismo un buen administrador se enfocará en el crecimiento profesional de su equipo y de sí mismo. Cuanto más mejoren las aptitudes laborales del equipo, más fácil será alcanzar los objetivos de la empresa.”

Un administrador de empresas tiene todo un conjunto de derechos y obligaciones que encontrarás resumidos en la siguiente tabla:

Una vez vistas las habilidades y funciones de un administrador de empresas, la siguiente pregunta es: ¿cuáles son las tareas clave que debe realizar este perfil laboral? Podemos destacar cinco tareas clave que son imprescindibles: