A guide to freelancing in Spain, for locals and expats

This first step for non-EU citizens is explored in detail below. For Spanish people and EU citizens, you’re free to get started more quickly.

Los autónomos deben realizar los trámites correspondientes a la afiliación, la cotización y la recaudación de cuotas.

La Orden ministerial ESS/214/2018 de 1 de marzo de 2018 establece que todos los autónomos tienen la obligación de incorporarse al Sistema RED (Sistema de Remisión Electrónica de Datos), lo significa que esta es la vía online obligatoria para realizar los trámites correspondientes a la afiliación, la cotización y la recaudación de cuotas. Exclusivamente a través de este mismo medio también se realizarán todas las notificaciones y comunicaciones de la Tesorería General (TGSS).

Lo primero que conviene tener claro es que existe un plazo máximo de 60 días antes de comenzar a trabajar para inscribirse en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Sin embargo, solo se empieza a cotizar a partir de la fecha que el trabajador por cuenta propia haya decidido darse de alta en la Seguridad Social.

Aclarado este punto, la TGSS dispone de dos canales para que el autónomo pueda realizar sus gestiones:

• Sistema RED (Remisión Electrónica de Datos). A través de esta vía online, un autorizado RED puede actuar en representación del trabajador por cuenta propia.
• Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS). A través de los servicios electrónicos disponibles en la SEDESS, los autónomos pueden efectuar todas sus gestiones para comenzar su andadura como empresarios.

Para acceder a estos servicios es necesario estar en posesión de un sistema de autentificación con la que demostrar la identidad del usuario. El certificado electrónico es el medio de autentificación que permite acceder a todos los servicios que la SEDESS ofrece, aunque también es válido el DNI electrónico y el Sistema Cl@ve.

Para todos los nuevos autónomos en España, es importante fijar la base de cotización a la que se van a acoger, ya que de ella dependerá la cuota mensual que se deberá ingresar en la Seguridad Social.

• La base mínima para cotizar está pendiente de ser aprobada.
• Con una base máxima de 4495,50 euros mensuales, la cuota resultante es de 1266,66 euros al mes.
• Para los autónomos societarios, la base mínima queda fijada en 1000 euros al mes y la cuota a ingresar en la Seguridad Social es de 310 euros al mes.

La Tarifa Plana es una bonificación creada para los nuevos autónomos de España. Si el trabajador por cuenta propia cumple con los requisitos exigidos, no es necesario darse de alta ni realizar ningún trámite, sino que la tarifa se aplica por defecto.

Según lo establecido, este tipo de tarifa pasa por un total de tres tramos:

• Primeros 12 meses. Si el autónomo cotiza por la base mínima, durante los primeros 12 meses deberá paga una cuota mensual de 60 euros. Si se elige una base mayor, la cuota resultante será el 20% de la base elegida (es decir, se obtiene un 80% de deducción).
• Del mes 13 al 18. La bonificación será del 50% de la base elegida.
• Del mes 19 al 24. Se mantiene una bonificación del 30% de la base por la que se ha decidido cotizar. Para hombres menores de 30 años y mujeres menores de 35 años, el plazo se amplía durante 12 meses más.

Para toda persona física o empresa que inicia una actividad económica es obligatorio presentar en Hacienda el modelo 036 (pymes) o el 037 (personas físicas) debidamente cumplimentado. Este trámite se puede realizar presencialmente o vía online.

Una vez hayas escogido el modelo a presentar, es importante que sigas los siguientes pasos:

1. Elige el epígrafe IAE que mejor se adapte a tu proyecto de negocio. Esto determinará cómo tienes que facturar (con o sin IVA, con o sin IRPF) y qué tipo de declaraciones trimestrales estás obligado a presentar.
2. Debes solicitar que te incluyan en el ROI ( Registro de Operadores Intracomunitarios) en el caso de que vayas a realizar transacciones con empresas europeas.
3. Si tu actividad profesional incluye exportaciones o importaciones, debes registrarte en el DUA (Documento Único Administrativo).
4. Recoge toda la información sobre el local donde vas a desempeñar tu trabajo. No puedes olvidar que también vas a necesitar los permisos municipales para la apertura y para las licencias de obras en el caso de que sea necesario hacer más reformas.
5. Tramita tu certificado digital.

Si estás trabajando para una empresa y tienes un proyecto en mente, debes saber que puedes compatibilizar tu trabajo con el proyecto de autónomo.

El proceso de registro es idéntico que para un trabajador en pluriactividad que para el autónomo común. En Hacienda se debe cumplimentar el modelo 036 o 037, según corresponda. Y, con respecto a la Seguridad Social, dado que ya se está cotizando, la cuota mensual será de menor cuantía.

Las bonificaciones en este caso son:

• Los primeros 18 meses: reducción del 50% de la base mínima.
• Los siguientes 18 meses: reducción de un 75% de la base mínima.

Llegados a este punto, puede decirse que ya sabes todo lo que necesitar para regular tu situación con Hacienda y con la Seguridad Social. Como ves, tampoco es demasiado complicado.No obstante, para no incumplir con tus obligaciones como trabajador por cuenta propia, necesitarás obtener el máximo de información posible sobre los siguientes puntos:

• El régimen fiscal en el que vas a tributar.
• Las obligaciones fiscales que adquieres.
• Cómo debes facturar dependiendo del tipo de venta, cliente o proveedor.
• Cómo tributar el IVA y el IRPF tanto a la hora de presentar tus impuestos, como en las facturas.
• Cómo hacer una factura de autónomo correctamente, registrar los gastos deducibles y cuáles de ellos se pueden considerar como bienes de inversión. Todos estos son temas que debes controlar para llevar al día los libros de registro.
• Qué tipo de autoliquidación tendrás que presentar cada trimestre.
• Qué declaraciones informativas estás obligado a presentar al finalizar el año fiscal.
• Cómo presentar los impuestos trimestrales.
• Qué compras podrás anotar como gastos deducibles.

Darse de alta es la parte fácil de hacerse autónomo. Lo difícil llega después, así que debes estar alerta con los errores más comunes por los que Hacienda puede sancionarte.Aquí tienes una lista de los más habituales:

• Incumplimiento de las fechas de presentación de los impuestos (IVA, IRFPF, etc.).
• Error en la presentación de las autoliquidaciones.
• Solicitud indebida de incentivos fiscales.
• Anomalías en la contabilidad.
• Incumplimiento del reglamento de facturación. Es importante saber cómo hacer una factura de autónomo, ya que presentar datos falseados o dejar de expedir una factura pueden ser consideradas actividades con sanciones muy graves.
• Entorpecer la actuación de Hacienda.