Las 3 P's del éxito en Verifactu: parar, pensar y planificar

Tras 4 años implementando factura electrónica en el País Vasco, he aprendido que el éxito no está en la tecnología, sino en la metodología

Cuando en enero de 2021 decidí adherir mi despacho, Pagoa Consultoras en Irún, voluntariamente al sistema de factura electrónica, no imaginaba que nuestra experiencia se convertiría en una hoja de ruta para miles de asesorías españolas que ahora se enfrentan al mismo desafío con Verifactu.

Tras cuatro años de implementación exitosa, he desarrollado una metodología que resumo en tres palabras clave: Parar, Pensar y Planificar. «No es un problema de dinero, es un problema de planificación», y después de acompañar a todos nuestros clientes en este proceso, puedo asegurar que hemos logrado no solo adaptarnos al cambio, sino convertirlo en una ventaja competitiva.

El primer error que veo en muchas asesorías es intentar implementar Verifactu como una tarea más en su agenda diaria. Si no te paras a analizar tu situación actual, acabarás haciendo un más 30 % en vez de un 30 % menos.

Parar significa:

• Suspender temporalmente la rutina diaria para evaluar la situación.
• Analizar el estado actual de cada cliente.
• Identificar los recursos disponibles en el despacho.
• Reconocer que este es un cambio estructural, no menor.

Una vez que te has dado el espacio para la reflexión, llega el momento del análisis estratégico. Facturar no es una cosa menor, facturar es de lo que vivimos las empresas, de dónde entra el dinero y aquí todos trabajamos por dinero.

El proceso de pensamiento incluye:

• Evaluación tecnológica: verificar que tu software estará homologado para el 29 de julio de 2025.
• Segmentación de clientes: identificar diferentes tipologías según sus necesidades.
• Análisis de recursos: determinar qué capacidad tiene tu equipo para acompañar el proceso.
• Identificación de riesgos: prever qué clientes tendrán mayores dificultades.

La planificación es donde se materializa el éxito. Recomiendo una implementación paulatina que evite el colapso del 2 de enero: no nos imaginamos que llegue esa fecha y todos nuestros clientes nos llamen a la vez que no saben cómo facturar.

En mi experiencia, la importancia de no tratar a todos los clientes por igual ha sido fundamental. La segmentación es clave para optimizar recursos y garantizar el éxito.

• Empresas con software de facturación actualizado.
• Capacidad interna de adaptación.
• Mínima resistencia al cambio.

• Facturación en Excel o Word, pero sistemática.
• Volumen medio de facturación.
• Resistencia moderada.

• Facturación manual o desorganizada.
• Alta resistencia al cambio.
• Necesidades específicas (TPV, factura simplificada).

• ERP propios sin homologación.
• Sectores específicos (hostelería, construcción).
• Empresas con particularidades fiscales.

Fuimos pesados hasta la extenuación, como dice mi compañero Pedro, «gota malaya». La clave está en la constancia y la segmentación del mensaje:

1. Reuniones grupales: para transmitir el mensaje general.
2. Reuniones segmentadas: por tipos de negocio o sector.
3. Reuniones individuales: para casos específicos o resistentes.
4. Apoyo continuo: con mucho cariño y con mucho amor.

Porque para nosotros es un cambio, pero para ellos más, ya que nos contratan precisamente porque no saben de esto. Entonces tenemos que acompañarles en este proceso, siendo sus compañeros de viaje, sus partners fiscales y financieros, no sus padres.

Después de cuatro años viviendo este proceso, puedo asegurar que las 3 P's no son solo una metodología para sobrevivir a Verifactu, sino para transformar tu asesoría en un partner estratégico más valioso para tus clientes.

La clave está en anticiparse, anticiparse, anticiparse. Si lo planificas bien, lo que vas a tener es un ahorro, no un sobrecoste. Y ese ahorro de tiempo te permitirá hacer lo que realmente estudiamos para hacer: asesorar, acompañar y optimizar los negocios de nuestros clientes.

¿Estás listo para aplicar las 3 P's en tu asesoría?